2. Bericht van de Raad van Toezicht

De RvT is de werkgever van het CvB en houdt toezicht op de uitvoering van werkzaamheden en de uitoefening van de bevoegdheden door het CvB, bijvoorbeeld als het gaat om de afweging van belangen van interne en externe partijen. Daarbij staat voor de RvT het belang van de universiteit en de maatschappelijke opdracht van de EUR voorop.  De RvT is onder meer belast met het goedkeuren van het bestuurs- en beheersreglement, de begroting, de jaarrekening, het bestuursverslag en het instellingsplan. Ook ziet de RvT toe op de vormgeving van het systeem van kwaliteitszorg. De RvT wijst een accountant aan die financieel verslag uitbrengt aan de raad. Daarnaast adviseert de RvT het CvB over voorkomende aangelegenheden.

De RvT is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het CvB, en andere belanghebbenden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De leden van de RvT worden voor een periode van vier jaar benoemd door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OC&W) en de RvT legt aan deze minister verantwoording af.

In 2021 vonden er geen wijzigingen plaats in de samenstelling van de RvT:

• Prof. dr. Jaap Winter – voorzitter
• Prof. dr. ir. Hans van Duijn – vicevoorzitter en voorzitter Kwaliteitscommissie
• Mr. drs. Pascal Visée RA – Lid Raad van Toezicht en voorzitter Auditcommissie
• Drs. Laura van Geest - Lid Raad van Toezicht en lid Auditcommissie
• Prof. dr. Ellen Giebels- Lid Raad van Toezicht en lid Kwaliteitscommissie

De heer Visée is per 28 februari 2022 afgetreden als lid van de RvT. De RvT dankt de heer Visée voor zijn grote betrokkenheid en inbreng gedurende de twee termijnen die hij in de RvT heeft gediend, in het bijzonder als voorzitter van de Auditcommissie. Als opvolger van de heer Visée is de heer dr. Vas-Bhat door de Minister als lid van de RvT benoemd per 1 maart 2022.

Rekening houdend met het karakter van de universiteit, de activiteiten en de gewenste deskundigheid heeft de RvT een profielschets opgesteld voor zijn omvang en samenstelling. Deze profielschets is openbaar. Zie voor verdere toelichting www.eur.nl/over-de-eur/organisatie-en-bestuur/raad-van-toezicht. In bijlage 1 meer informatie over de RvT, waaronder de functies en nevenfuncties van de leden van de RvT aan.

De RvT had in het verslagjaar 2021 een Auditcommissie en een Kwaliteitscommissie. 

De Auditcommissie richt zich zowel op de financiën van de EUR (waaronder de interne controle en risicobeheersing), als op het IT-beleid, de IT-beveiliging, de overige bedrijfsvoering en het vastgoed. De Kwaliteitscommissie richt zich op de kwaliteit van onderwijs en onderzoek, en hoe deze kwaliteit gestimuleerd en geborgd wordt binnen de EUR en in samenwerkingsverbanden.

Auditcommissie

De Auditcommissie kwam in 2021 vier keer bijeen en adviseerde tijdens deze vergaderingen onder meer over de volgende onderwerpen:

• EUR Meerjarenbegroting 2022-2025

• Jaarrekening 2020

• Erasmus Perspective 2022 (de kadernota)

• Highlights reports (financiële prognoses)

• Audit Charter en Audit Plan

• Audit & Review Agenda 2022-2024 en periodieke update van de resultaten van de Interne Audits in 2021

• Halfjaarrapportage Campus in Ontwikkeling (t.b.v. Vastgoedstrategie)

• Roadmap Inkoop 2021-2024

• EUR Reservebeleid 2021

• Managementletter van de accountant

• 1 oktobertelling instroomcijfers en impact op de financiering

• IT (Informatiebeveiligingsplan, risicosignalering cybersecurity)

De door de RvT benoemde externe accountant rapporteerde zijn bevindingen in de Auditcommissie.

Kwaliteitscommissie

De Kwaliteitscommissie heeft in 2021 vier keer vergaderd. Tijdens deze vergaderingen kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde:

• Open Science

• Research data management

• EUR Internationaliseringsbeleid 2021-2024

• EUR Promovendibeleid en PhD Survey

• Midterm evaluatie HOKA/Instellingstoets Kwaliteitszorg (ITK)

• Toekenningen van onderzoekssubsidies en prijzen

• Hooglerarenbeleid

• Studentenwelzijn, ook in relatie tot de Covid periode.

De Raad van Toezicht kwam in 2021 vier keer in een reguliere vergadering bijeen met het College van Bestuur en twee keer in een gezamenlijke strategiesessie. In de vergaderingen van de RvT met het CvB werden in 2021 onder meer de onderstaande reguliere onderwerpen besproken waarbij de RvT een wettelijke bevoegdheid heeft.

De Auditcommissie besprak in aanwezigheid van de accountant in mei 2021 de jaarrekening 2020 en het bijbehorende accountantsverslag. Het EUR-jaarverslag 2020 en de jaarrekening 2020 zijn in juni 2021 door de RvT goedgekeurd.

DeErasmus Perspectives 2022-2025 (voorheen kadernota) werd in de vergadering van de Auditcommissie in mei 2021 in aanwezigheid van de accountant besproken en in de RvT vergadering in juni toegelicht en ter kennisgeving aangenomen. De EUR Begroting 2022-2025 is in november besproken in de Auditcommissie en in december door de RvT goedgekeurd.

In 2021 is het Bestuurs- en Beheersreglement 2022 (BBR-EUR) na vaststelling door het CvB door de RvT goedgekeurd. 

Naast de wettelijke taken sprak de RvT met het CvB over uiteenlopende onderwerpen waaronder:

• COVID-19: de RvT werd in 2021 geïnformeerd over de maatregelen die het CvB in overleg met het CTO en CMT neemt om de veiligheid van studenten en medewerkers te garanderen en onderwijs en onderzoek zo goed als mogelijk door te laten gaan. Hierbij kwamen aan de orde de effecten van de COVID-19-crisis, de maatregelen op de korte en de lange termijn, de gevolgen voor medewerkers en studenten en hoe de universiteit kan helpen, de gevolgen van de crisis op de liquiditeit en het eigen vermogen van de EUR en onderzoek naar thuiswerken en -studeren.
• Het EUR Framework Erkennen en Waarderen, als basis voor het initiëren van een cultuurverandering voor het erkennen en waarderen van wetenschappelijk personeel.
• IT-security, mede in het licht van de actuele maatschappelijke ontwikkelingen (meer digitaal ondersteund onderwijs en onderzoek en thuiswerken).
• Samenwerking met externe partijen en de maatschappelijke rol van de EUR.
• Instroom van studenten en buitenlandse studenten en de mate waarin de EUR deze zelf kan beïnvloeden.

Strategiesessies

De RvT en het CvB bespraken in 2021 in gezamenlijkheid in twee strategiesessies diverse (maatschappelijke) ontwikkelingen die op de middellange en langere termijn relevant zijn voor de strategische positionering van de EUR.

Overleg voorzitter RvT Nederlandse universiteiten

In het verslagjaar kwamen de voorzitters van de Raden van Toezicht van de Nederlandse universiteiten tweemaal bijeen. Hierbij kwamen onder meer de toekomst van het universitair bestel en de wetenschap ter sprake.

Erasmus Universiteit Rotterdam, Erasmus Medisch Centrum en Convergentie

Er vond in 2021 overleg plaats tussen de RvT en het CvB van de EUR en de RvT en RvB van Erasmus MC. Daarin werd een aantal gemeenschappelijke onderwerpen besproken zoals de effecten van COVID-19 op het welzijn van medewerkers en studenten, de verschillende bouwprojecten op de campus Woudestein en de campus van het Erasmus MC en de doelstellingen op het gebied van diversiteit en inclusie.

De Convergentie EURTU Delft -Erasmus MC is gestart in 2019. De RvT is in verschillende besprekingen door het CvB op de hoogte gehouden en betrokken geweest bij dit samenwerkingsverband, waarbij het uiteindelijke doel is het creëren van maatschappelijke impact, met de regio als living lab. Voor de Convergentie is een eigen governance-structuur ingericht met een Convergence Executive Board en een Convergence Supervisory Board. In de laatste neemt de voorzitter van de RvT deel. In 2021 startten de drie Convergentie pijlers: Resilient Delta, Health & Technology en AI, Data & Digitalisation. In de Raamovereenkomst, getekend in 2021, zijn ook afspraken over bedrijfsvoering binnen de convergentie vastgelegd die worden gecoördineerd vanuit het Convergence Office. De Convergence Executive Board heeft besloten het beschikbare samenwerkingsbudget voor 2022 te verdubbelen.

Overleg met de Universiteitsraad

In het verslagjaar spraken de voorzitter en een afvaardiging van de RvT tweemaal met een delegatie van de Universiteitsraad (UR). De besprekingen werden teruggekoppeld aan het CvB. De RvT en de UR hebben deze gesprekken als positief en constructief ervaren.

Zelfevaluatie van de RvT

In overeenstemming met wettelijke bepalingen bewaakt de RvT de kwaliteit en het functioneren van de individuele leden en van de RvT als geheel. Aan het einde van het verslagjaar 2021 vond een zelfevaluatie plaats. Daarbij is ook betrokken de input van het CvB over de samenwerking, de ontwikkelingen in het kennis- en vaardighedenniveau van de leden, de impact van COVID-19 en het vergaderen via het scherm op het eigen functioneren en het tijdsbeslag van het toezicht.

In overeenstemming met de rol van de RvT als werkgever van het CvB zijn er in 2021 door de RvT evaluatiebesprekingen gevoerd over de samenwerking met het CvB als geheel en over de rol van de afzonderlijke CvB-leden. Daarbij is waardering uitgesproken over de inhoud en de sfeer van de vergaderingen en de stabiliteit van de samenwerking, die ook een positieve weerslag heeft op de organisatie.

Zoals bij zijn aanstelling in 2020 besproken stelde Prof. dr. Frank van der Duijn Schouten zijn interim rectoraat per 1 oktober 2021 ter beschikking. De werving voor de permanente invulling van de functie is in 2021 door de RvT volgens de geldende procedure doorlopen en de RvT is zeer verheugd dat Prof. dr. Annelien Bredenoord per 1 oktober 2021 benoemd kon worden als Rector Magnificus voor een periode van vier jaar.

De Erasmus Universiteit Rotterdam past de Code Goed Bestuur Universiteiten 2020 toe. In dit jaarverslag wordt verantwoording afgelegd en wordt aangegeven op welke wijze de code is nageleefd.

In de COVID-19-periode kon de RvT geen bezoeken afleggen bij faculteiten. De RvT zal, nu de COVID-maatregelen zijn opgeheven, graag weer bezoeken brengen aan de verschillende faculteiten. De RvT zorgde er in 2021 voor dat tijdens verschillende vergaderingen een divers scala aan onderwerpen werd besproken waardoor een breed beeld kon worden verkregen van de organisatie. Daarbij werden regelmatig afdelingsdirecteuren en andere deskundige EUR-medewerkers uitgenodigd.

Ook in 2021 legde COVID-19 een groot beslag op de universiteit. Het welzijn en welbevinden van de studenten en medewerkers van de EUR was het hele jaar een punt van zorg voor het CvB en de RvT. De RvT constateert dat ondanks deze moeilijke omstandigheden de EUR-medewerkers er in zijn geslaagd om het onderwijs en onderzoek goed door te laten gaan en om als universiteit een rol van betekenis te spelen in de maatschappij.

De RvT is ervan overtuigd dat het CvB hieraan in belangrijke mate heeft bijgedragen door een goede basis te bieden voor een stabiele en stimulerende werkomgeving. De RvT heeft veel waardering voor de evenwichtige rol van het CvB, die onder meer tot uitdrukking kwam in de gemeenschappelijke inhoudelijke en strategische besprekingen waarbij een sfeer heerste van toekomstgerichtheid en wederzijdse inspiratie. Daarbij ervoer de RvT dat de afzonderlijke CvB-leden een sterke resultaatgerichte ontwikkeling doormaken op de eigen portefeuille en daarbij de organisatie goed betrekken. De verschillende afdelingen, de decanen en de Universiteitsraad werden nauw betrokken bij het universitaire beleid en de versterking van de academische reputatie van de EUR.

Namens de RvT spreek ik tenslotte grote waardering uit voor de inzet en de betrokkenheid van alle medewerkers van de EUR die ook in 2021, ondanks de weerbarstige COVID-19-crisis met verschillende lockdowns, weer pal stonden voor de studenten en de organisatie van onderwijs en onderzoek. Dat was niet altijd vanzelfsprekend gezien de nodige restricties vanuit de overheid. Er is een groot beroep gedaan op hun inventiviteit, doorzettingsvermogen en positieve werkhouding.

Een groot compliment is dus op zijn plaats voor de EUR-gemeenschap, die het in saamhorigheid en met hard werken mogelijk maakte dat er ook in 2021 op een waardevolle manier uitvoering kon worden gegeven aan de strategische doelen en ambities van de EUR en de positie als vooraanstaande universiteit met maatschappelijke impact.

Namens de Raad van Toezicht Erasmus Universiteit Rotterdam,

Prof. dr. Jaap Winter, voorzitter