5. Organisatie en Bedrijfsvoering

Soms is het werk van de dienst EDIS heel zichtbaar, zoals dat bijvoorbeeld in 2021 het geval was bij de invoering van Multi Factor Authentication (MFA). In de huidige wereld is een beveiliging met alleen username en wachtwoord niet meer voldoende, vandaar dat ervoor gekozen is om naast deze twee zogeheten ‘factoren’ een derde stap bij de identificatie in te voeren met behulp van de Microsoft Authenticator op de telefoon. Eind 2021 moest verder een extra wachtwoord worden ‘opgehaald’ om gebruik te kunnen blijven maken van het WiFi-netwerk op de campus.

Soms is het werk van EDIS minder of zelfs helemaal onzichtbaar. De manier waarop de @wEURk laptop bijvoorbeeld op afstand verbinding maakt met het netwerk en de IT-diensten van de EUR ging volledig op de schop: Direct Access is vervangen door Forticlient. Dit zal de gewone gebruiker weinig zeggen, maar de veiligheid van het netwerk en de informatievoorziening van de EUR zijn er enorm door verbeterd. Een andere ‘onzichtbare’ maatregel is dat, in verband met de toenemende ransomeware-dreiging, de dagelijkse back-up van data voortaan ook ‘read-only’ wordt bewaard bij een externe aanbieder, zodat deze reservekopie niet kan worden versleuteld of vernietigd.

Het onderwijs aan de EUR wordt ondersteund door een groot aantal applicaties die op hun beurt weer beheerd, ondersteund en verder ontwikkeld worden met en door de medewerkers van EDIS. Dat gebeurt, zeker sinds 2021, in nauwe samenwerking met specialisten van faculteiten en andere diensten in zogenaamde Multi-Disciplinaire-Teams (MDT). Door ‘kort op elkaar’ intensief en interactief samen te werken kunnen problemen en uitdagingen veel sneller en effectiever worden opgelost – het zogenaamde Agile werken.

Uitdagingen op het gebied van onderwijs waaraan EDIS in 2021 heeft mogen bijdragen zijn onder meer:

• Uitbreiding van het aantal Chromebooks met meer dan 540 stuks voor digitaal toetsen in de M-hal. Ondanks een wereldwijd chiptekort is het gelukt om deze uitbreiding, tegen de verwachtingen in, toch aan het begin van het collegejaar 2021-2022 af te ronden.
• Uitrol van de nieuwe software voor digitaal toetsen ANS.
• Uitrol en ondersteuning van ProctorExam software voor online proctoring zodat de faculteiten de studenten in staat konden stellen vanuit huis examens af te leggen.
• Het virtualiseren van de PC’s die door de UB werden en worden aangeboden aan studenten om databanken te kunnen bezoeken. Fysieke toegang werd ingewikkeld door COVID-19 en deze gevirtualiseerde PC’s kunnen vanuit huis worden gebruikt. Tegelijkertijd is het reserveringsproces voor toegang tot deze PC’s geautomatiseerd zodat de UB er minder werk aan heeft en de studenten snel en goed geholpen worden.
• Voor de faculteiten is een nieuw Scriptie Management Systeem gebouwd door ontwikkelaars van EDIS. Gezien de eisen en wensen bleek in dit geval zelfbouw een betere optie dan een pakket kopen.
• Start van Proof of Concept (PoC) met een aangepaste inrichting van de audiovisuele middelen in collegezalen voor het ondersteunen van hybride onderwijs.
• Aanbesteding en selectie van en vervolgens ook de implementatie van een nieuwe rooster-applicatie. EDIS heeft hier een belangrijke bijdrage geleverd, onder meer waar het gaat om integratie met andere systemen.
• Oplossen van de niet-optimale performance van de streaming van colleges.

Met de vorming van de nieuwe IT-organisatie in 2020 is er een specifiek domeinteam Onderzoek ingericht om de ondersteuning van dat werkveld verder uit te breiden en te verbeteren. Dit domeinteam werkt in de dagelijkse praktijk nauw samen met de UB en de dienst ERS binnen de kaders van het RDM-programma dat tot doel heeft de research ondersteuning binnen de EUR drastisch te verbeteren.

In 2021 is met name ingezet op het definiëren van het programma, het maken van samenwerkingsafspraken en de opbouw en bemensing. Het RDM-programma kent een aantal pijlers, uiteenlopend van RDM-beleid tot opbouw van een research-infrastructuur. De bijdrage van EDIS aan het RDM-programma komt vooral in deze laatste pijler tot uiting.

Uitdagingen op het gebied van onderzoek waaraan EDIS in 2021 heeft mogen bijdragen zijn onder meer:

• Implementatie van en migratie naar het pakket PURE als vervanging van het onderzoeksregistratiesysteem Metis. Een zeer complex project met uitdagingen variërend van het verbeteren van de datakwaliteit, de rationalisatie van processen tot en met het borgen dat aangesloten systemen als Repub, People-Pages en dergelijke wel blijven functioneren.
• Implementatie van een nieuwe high-secure videodienst ten behoeve van onderzoekers (BEATS).
• Opstart, in samenwerking met andere universiteiten in SURF verband, van POC’s met YODA/iRODS, een nieuwe integrale oplossing voor research datamanagement.

De ondersteuning, doorontwikkeling en het beheer van bedrijfsvoering applicaties zijn volop in beweging. Hetzelfde geldt voor de zogenaamde ‘generieke ICT’ – de apparatuur en het netwerk waarop alle applicaties van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering uiteindelijk draaien, of dat nu fysiek op de campus is of ergens in de cloud.

De reële toename van het dreigingsniveau (zoals met ransomware) was voor EDIS aanleiding om in 2021 meerdere, op de verdere verbetering van onze security gerichte, projecten uit te voeren en voor te bereiden. Daarbij horen de al beschreven invoering van Multi Factor Authentications (MFA) voor medewerkers, de vervanging van Direct Access door Forticlient, het extra wachtwoord voor toegang tot WiFi op de campus en back-up-maatregelen. Er zijn meer maatregelen genomen of in gang gezet. Zo vond er een zogeheten Red Team Assessment plaatsgevonden waarbij mogelijke verdere verbeterpunten in onze beveiliging zijn geïdentificeerd. Ook sloot de EUR zich aan bij een nieuwe dienst van SURF, het SURFsoc. Deze dienst monitort, onder andere via een SIEM-systeem, cyberdreigingen en mogelijke aanvallen op de instellings-infrastructuur. De kennis die binnen SURFsoc wordt opgedaan wordt gedeeld met de instellingen, waaronder de EUR.

Niet alleen gedreven vanuit motieven op het gebied van security, maar daar zeker aan bijdragend, is er in 2021, in nauwe samenwerking met HR en E&S, ook hard gewerkt aan de vervanging en functionele vernieuwing van de processen en het platform voor Identity and Access Management (IAM). Nadat een eerdere poging daartoe in 2018 strandde, werd dit zowel technisch als functioneel dringend noodzakelijk. Het project moet voor het nieuwe collegejaar 2022-2023 vrucht gaan dragen.

Aangejaagd door de COVID-19-pandemie en de daarmee verbonden noodzaak vanuit huis te werken zijn er meerdere projecten op het gebied van bedrijfsvoering door EDIS en ondersteund door EDIS uitgevoerd. Zo heeft het project Digital Signing het mogelijk gemaakt om met behulp van het product ValidSign contracten en documenten rechtsgeldig digitaal te ondertekenen. Ook zijn er door beheer bijvoorbeeld diverse wijzigingen binnen de SAP-omgeving van HR doorgevoerd die verdere digitalisering van het ziekteverzuimproces mogelijk maken. Ook zijn er meerdere functionaliteiten binnen de Microsoft365 omgeving beschikbaar gesteld die het werken en samenwerken vanuit huis makkelijker moeten maken.

Microsoft365 is een bibliotheek van producten en functionaliteiten en vraagt om multidisciplinaire samenwerking en afstemming en een Agile-aanpak. In navolging van het project uit 2020 waarmee Teams en Microsoft365 bij de EUR zijn ingevoerd is dan ook een zogeheten Multi Disciplinair Team (MDT) ingericht, waarin de EDIS teams Business Operations en IT Generic nauw samenwerken en afstemmen met Informatie en Demand-management uit de faculteiten en de andere diensten. Omdat de EUR grote wensen en ambities heeft op het gebied van Microsoft365 is voor 2022 een project voorbereid dat, samen met dit MDT, invulling moet gaan geven aan de verdere uitrol van Microsoft365.

Door het massale thuiswerken als gevolg van COVID-19 is de adaptatie en acceptatie van onder meer Teams versneld. Dat had een enorme impact hebben gehad is de aanbesteding van onze telefoniediensten. De voorbereiding van deze aanbesteding stond begin 2021 op het punt om afgerond te worden, maar werd deze door de nieuwe werkelijkheid ingehaald. Waar bellen via Teams voorheen nog een idee voor de toekomst leek, was het plotseling een reële en actuele wens van de faculteiten en diensten. De uitgangspunten en wensen van de aanbesteding werden opnieuw bekeken en overwogen. Het resultaat is een nieuwe aanbesteding, een die veel beter aansluit bij de eisen en wensen die als gevolg van de COVID-19-pandemie zo plotseling zijn ontstaan en zijn geaccepteerd, en die in de eerste helft van 2022 zal leiden tot de uitrol van moderne telefonie diensten binnen de EUR waarmee je onder meer vanuit Teams kan bellen en gebeld kan worden.

Iets wat mogelijk wel het minst zichtbare onderdeel is van de generieke ICT-dienstverlening van EDIS is de bijdrage aan de ver- en nieuwbouw van gebouwen op de campus. Dat is natuurlijk het werkgebied van RE&F maar EDIS, en dan vooral het team IT-Generic, speelt op de achtergrond een heel belangrijke rol. Elk gebouw zit tegenwoordig van onder tot boven vol met apparatuur en bekabeling die het de bewoners mogelijk moet maken om hun ICT diensten te gebruiken alsof het ‘water uit de kraan’ is. Bij alle ver- en nieuwbouw zoals MFO-2, het nieuwe sportgebouw en de verbouwing van het M-gebouw komt dus ook erg veel werk kijken voor de mensen van IT-Generic.

Onder aanvoering van de specialisten op het gebied van Documentary Information Management (DIM) is in 2021 uitvoering gegeven aan het Project Hotspot COVID-19. In opdracht van het CvB en in lijn met landelijk beleid was dit een project gericht op het verzamelen van COVID-19 gerelateerde informatie, die is gecreëerd en/of verspreid binnen de EUR, om deze permanent te bewaren in het kader van de unieke situatie (‘hotspot’) en de historische waarde hiervan.

Ook op het gebied van de eigen interne bedrijfsvoering van EDIS waren er in 2021 belangrijke ontwikkelingen. Zo is er vanuit de afdeling Management Services hard gewerkt aan het tot stand brengen van het IT-kostenmodel en het up-to-date brengen van de bijbehorende Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Hierdoor krijgen EDIS en haar afnemers een transparantie kijk op wat EDIS levert en tegen welke prijs. Om de rechtmatigheid van inkoop en inhuur verder te garanderen is EDIS ook overgegaan op een nieuw Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor de inhuur van extern IT-personeel.

Digitaal inspireren van de medewerkers op de EUR stond in 2021 centraal. Het Masterplan Digitalisering 2024 is herijkt naar de ‘Staat der Digitalisering’. Deze zogenoemde ‘Staat’ omvat een inventarisatie van wereldwijde (digitale) trends voor zowel onderwijs, onderzoek als bedrijfsvoering. De aangebrachte relatie van deze trends met de business capabilities van de EUR leidt in 2022 tot een verdere invulling van de strategische dialoog met bestuurders, decanen, maar vooral ook de gehele I-community. Doel daarvan is deze digitale inspiratie om te zetten naar een herijkte digitale koers in de vorm van een richtinggevend fundament wordt voor de te ontwikkelen EUR-strategie 2025–2029.

De werking van het projectportfolio-proces dat in 2020 is geïntroduceerd, is in 2021 verder ontwikkeld. Het belangrijkste orgaan, het projectportfolioboard (PPB), adviseert het CvB over de prioritering van projecten die voortvloeien uit onder meer de digitaliseringsstrategie. In 2021 is een nulmeting uitgevoerd op basis waarvan nu een roadmap wordt opgesteld waarmee het proces naar een hoger volwassenheidsniveau kan worden gebracht in 2022.

Waar in 2021 ook belangrijke stappen zijn gezet als het gaat om beleidsontwikkeling is het aandachtsgebied van de sourcing-strategie voor de centrale IT-dienstverlening. Hiermee is inzichtelijk gemaakt op welke wijze de inzet van kennis, capaciteit en kwaliteit het best georganiseerd kan worden en hoe de kracht van marktpartijen, SURF en collega-onderwijsinstellingen effectiever benut kan worden om zo bij te dragen aan de strategische, organisatorische en digitaliseringsdoelstellingen van de EUR. In deze strategie zijn verschillende scenario’s uitgewerkt voor de centrale IT-dienstverlening die op basis van de sourcing doelstellingen (vergroten van de wendbaarheid, benutten van actuele marktkennis en -ervaring, verbeteren van de financiële beheersbaarheid en voorspelbaarheid, blijvend voldoen aan wet- en regelgeving en flexibilsering) kunnen leiden tot het beste leveringsmodel en een betere aansluiting bij de vraag van de business.

Ontwikkelingen op het gebied van security zijn eerder al benoemd. Vanuit beleidsoptiek geldt verder dat de SURF securityaudit en het eerder genoemde Red Team Assessment zijn gebruikt om verdere verbeterpunten te identificeren die moeten leiden tot een hoger niveau.

Voor de privacy-organisatie lag de focus in 2021 op het beantwoorden van vragen vanuit de faculteiten en diensten met betrekking tot de dynamische maatregelen van het kabinet. Ook zijn er vragen van media en zelfs de Tweede Kamer afgehandeld over online proctoring. Daarnaast is het privacy management systeem verder ingericht en in gebruik genomen en is de basis voor het convenant van de EUR-EUR holding en RSM BV gelegd. EUR breed is de AVG-audit uitgevoerd om te bepalen welk volwassenheidsniveau de EUR heeft. De aanbevelingen die hieruit volgen worden de komende tijd geïmplementeerd.

Erkennen en waarderen

De EUR heeft met haar strategie ’Creating Positive Societal Impact’ de ambitie om de komende jaren een impact gedreven universiteit te worden. Daarvoor is het belangrijk om het huidige systeem voor het erkennen en waarderen van wetenschappelijk personeel te moderniseren.

Sinds eind 2019 worden er binnen alle Nederlandse universiteiten en kennisinstellingen stappen gezet om gezamenlijk toe te werken naar een gemoderniseerd systeem waarin meer aandacht is voor gedifferentieerde loopbaanpaden, academisch leiderschap en impact/open science. Ook wordt een balans gezocht tussen het individu en het team. Tot slot dient er meer ruimte te komen voor kwalitatieve indicatoren naast de bestaande kwantitatieve indicatoren (zie ook position paper ‘Ruimte voor ieders talent: naar een nieuwe balans in het erkennen en waarderen van wetenschappers’). Om dit te bereiken is een cultuurverandering nodig waarin het huidige systeem voor het erkennen en waarderen van wetenschappelijk personeel wordt gemoderniseerd en die een blijvende mentaliteitsverandering teweeg brengt.

Bij de EUR is erkennen en waarderen opgenomen in de strategische pijler ‘Fostering Societal Impact’ van Strategie24. Vanaf mei 2020 is er een projectteam bestaande uit academic lead prof. dr. Victor Bekkers, projectmanager dr. Bianca Langhout en senior HR beleidsadviseur Christien Bakker, MSc. Het team maakte een plan van aanpak en heeft al flinke stappen gezet om de gewenste cultuurverandering te realiseren.

Zo is in juni 2021 het EUR Framework voor Erkennen & Waarderen bekrachtigd door het CvB. Dit framework kwam tot stand in nauwe samenwerking met alle faculteiten en een aantal diensten en schetst het kader voor verdere vormgeving en implementatie van erkennen en waarderen binnen de EUR. Daarbij wordt ingezet op drie hoofdlijnen, namelijk het creëren van positieve maatschappelijke impact, het inzetten op gedifferentieerde loopbaanpaden en teamscience en het versterken van academisch leiderschap. In het framework is tevens een roadmap opgenomen waarin de belangrijkste stappen zijn opgenomen op verschillende niveaus in de organisatie (centraal, faculteiten en diensten).

Parallel aan het afronden van het EUR Framework zijn er op centraal niveau en binnen de faculteiten en diensten stappen gezet om erkennen en waarderen verder vorm te geven en te implementeren. Door het kernteam worden er workshops en dialoogsessies georganiseerd, er zijn werkgroepen opgericht die werken aan templates voor het narratief CV en er worden plannen gemaakt voor evenementen en andere communicatiemiddelen. Binnen een van de faculteiten wordt er al gewerkt met focusprofielen voor wetenschappelijk personeel op UD- en UHD-niveau. Er zijn profielen beschikbaar voor onderzoek, onderwijs, impact en management. Ook andere faculteiten zetten stappen in deze richting. Daarnaast is een aantal faculteiten bezig met het opnieuw vormgeven van de vaste commissie loopbaan (VCL) en de promotiecriteria. Vanuit het gedachtegoed met betrekking tot erkennen en waarderen maken ze daarbij keuzes. De dienst HR heeft erkennen en waarderen als een van de speerpunten opgenomen in haar nieuwe strategie en zet de komende tijd in op het vernieuwen van de R&O-cyclus en het opnieuw inrichten van het leiderschapsprogramma.

Zo zet de EUR stappen die voor de gewenste cultuurverandering rondom erkennen en waarderen van belang zijn. Het is en blijft een complexe verandering met de nodige uitdagingen, obstakels en terechte discussies – tegelijkertijd is er sprake van een gezamenlijke inzet en vooruitgang.

Diversiteit en inclusie (D&I) zijn stevig verankerd in de huidige strategie van de EUR om een positieve maatschappelijke impact te creëren. Bij de EUR verstaan we onder 'diversiteit' zowel zichtbare (bv. geslacht, leeftijd, ras) als onzichtbare (bv. seksuele geaardheid, functiebeperking, academisch profiel) diversiteitskenmerken en staat inclusie voor jezelf volledig kunnen uiten en je tegelijkertijd deel voelen van het team. Door meer inclusief te worden, zullen we ook meer divers worden, is de visie. In het werk hebben we oog voor en werken we aan de hele cyclus van HR-processen, inclusief aantrekken, behouden, bevorderen en uitstromen. Daarbij richt HR zich op systemische veranderingen als de motor van de transformatie.

Het werk dat in 2021 op het gebied van D&I is verzet, kan worden ondergebracht in drie onderdelen.

1) Beleid ter ondersteuning van D&I onder werknemers

Werving en selectie (W&S) kreeg veel aandacht. Door het W&S-proces aan te passen en inclusiever te maken, ontstaat een meer diverse talentpool en daardoor wordt de valkuil vermeden om mensen te kiezen die lijken op die van het wervings- en selectieteam of op de persoon die de functie net heeft verlaten. HR ontwikkelde negen mini-e-learnings in diverse formats, die de meest essentiële inclusieve en ‘bias’-vrije W&S-principes belichten voor elke EUR-medewerker die bij het proces betrokken is. Denk daarbij aan checklists, animaties en infographics, met onderwerpen als samenstellen van een W&S team, inclusieve vacaturetekst tot de STARR methode. Naast de mini-e-learnings volgden alle HR-businesspartners en HR-adviseurs eind 2021 een training van een externe deskundige trainer over inclusieve werving. 

In het kader van de Participatiewet zijn in 2021 ruim 57 banen ingevuld door mensen uit de doelgroep Banenafspraak. Dit is 53% ten opzichte van de doelstelling van 107,1 banen (van elk 25,5 uur). Om dit te bereiken is ingezet op individuele plaatsingen binnen de organisatieonderdelen. Daarnaast is de focus verbreed, door plaatsingen via collectieve baanrealisatie en door een eerste samenwerking wat betreft de baanrealisatie via inkoop en social return^[1].

Net als in 2020 zijn er trainingen aangeboden ter ondersteuning van begeleiders en leidinggevenden van medewerkers met een arbeidsbeperking. Tijdens deze training worden onder andere theorieën, praktijkvoorbeelden en hulpmiddelen aangereikt om (nieuwe) medewerkers goed te kunnen begeleiden in hun baan. 26 werknemers van de EUR hebben deelgenomen waarvan 22 het certificaat ook daadwerkelijk behaalden.

De doelstelling voor 2021, het creëren van 107,1 banen, is helaas niet gehaald. Toch zijn er, ondanks de pandemie, ten opzichte van vorig jaar zes banen bijgekomen voor mensen met een arbeidsbeperking binnen EUR. In het jaar ervoor waren er 14 banen bijgekomen. Hieruit is te concluderen dat er in 2021 ten opzichte van vorig jaar minder banen zijn gerealiseerd dan in 2020 ten opzichte van 2019. De redenen hiervan zijn dat contracten niet werden verlengd door uiteenlopende redenen, maar ook de sluiting van de universiteit als gevolg van de Covid-19 pandemie zorgde voor een daling ten opzichte van 2020. Ambassadeurs binnen verschillende organisatieonderdelen onderzoeken of er plekken zijn waar iemand via de Participatiewet aan de slag kan.

^[1] Social return houdt in dat er binnen inkoop- en aanbestedingstrajecten sociale voorwaarden worden gesteld. De opdrachtgever en opdrachtnemer spreken af dat een bepaald percentage van de opdracht moet worden besteed aan bijvoorbeeld het inzetten van mensen uit de doelgroep Banenafspraak.

Leiderschapsontwikkeling

De EUR ondersteunt leidinggevenden bij het ontwikkelen van goed presterende teams, bij het bevorderen van een gezonde en positieve werkomgeving, en het creëren van een sociale impact. Leiderschapsontwikkeling heeft in 2021 extra aandacht gekregen tijdens de Topkaderdagen (april en oktober) waaraan het CvB, de decanen, directeuren Onderzoek- & Onderwijs en directeuren Bedrijfsvoering (Faculteiten & Diensten) deelnamen. Ze bespraken welke karakteristieken een leider of leidinggevende nodig heeft om de ambities van de EUR te realiseren. Dit resulteerde onder meer in een ’core leadership profile’ dat als kapstok dient voor de verdere ontwikkeling van leiderschap binnen de EUR. Ook is het een basis voor de aankoop en inzet van aanverwante trainingen en ontwikkeltrajecten op het gebied van leiderschap die doorgaans via het interne Training- en OntwikkelPlatform (TOP) worden aangeboden. Een aantal voorbeelden van aanverwante trainingen en ontwikkeltrajecten in 2021 zijn:

• Academisch leiderschap
• Senior leadership in Academia
• Leidinggeven aan professionals
• Teambuilding-trajecten
• Individuele executive coaching

Trainingen

TOP organiseerde vijftig trainingen. Variërend van loopbaantrainingen tot en met leiderschapsprogramma’s. Deze trainingen zijn in totaal door 350 deelnemers bezocht. Ook in 2021 was het een uitdaging om snel van online trainen naar fysiek trainen te schakelen en andersom, afhankelijk van de op dat moment geldende Covid19-maatregelen.

Er waren het afgelopen jaar ook nieuwe trainingen zoals bijvoorbeeld de training Workplace Mindfulness en Design Thinking Fundamentals. Daarnaast bood TOP ook in 2021 de online trainingen van GoodHabitz aan. In 2021 is er in totaal 1088 uur gestudeerd en zijn er 161 certificaten behaald. De meeste studietijd werd besteed aan de trainingen Lean, Powerpoint, Excel, Timemanagement en Mindfulness.

Academisch Leiderschap en Senior Leadership in Academia

In het kader van leiderschapsontwikkeling van academici organiseerde TOP ook in 2021 twee edities van de leergang Academisch Leiderschap. Daaraan deden veertig medewerkers mee. In 2021 is de, in co-creatie met de faculteiten ontwikkelde, leergang ‘Senior Leadership in Academia’ voor het eerst van start gegaan. Dit is een leiderschapsprogramma op maat gemaakt voor hoogleraren die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van een afdeling, sectie of team. De modules zijn gemiddeld met een 8,4 gewaardeerd door de deelnemers.

Share Your Knowledge Event

Tijdens de door TOP georganiseerde Share Your Knowledge week verzorgen collega's korte informele workshops voor elkaar en delen op deze manier kennis en ervaring. De collega’s ontmoeten elkaar hierdoor in een andere setting dan gebruikelijk, breiden hun netwerk uit en leren van elkaar. In 2021 bestond het jaarlijks evenement uit 25 workshops. een gevarieerd aanbod, variërend van ‘Hoe organiseer ik een evenement?’ via basistraining Theater tot workshops over ethiek en fondsenwerving voor onderzocht. 580 collega’s bezochten de workshops.

LDE traineeship

Het LDE traineeship is een tweejarig traineeship, van de Universiteit Leiden, de Technische Universiteit Delft en de EUR. De achtste lichting ging in 2021 van start. De groep van drie nieuwe LDE- trainees wisselde het cohort 2020-2022 van opdracht met vier trainees bij de EUR. De werving en selectie is verzorgd met behulp van het externe bureau BMC. Medewerkers van het team Mobiliteit organiseerden en ondersteunden bij het opleidingsprogramma en de begeleiding van de trainees.

Loopbaanbegeleiding

Ontwikkeling van talent speelt een sleutelrol bij de EUR. De universiteit heeft faciliteiten en mogelijkheden waarmee medewerkers zich kunnen ontwikkelen en nieuwe uitdagingen kunnen aangaan. Een greep:

• Persoonlijk carrière budget: medewerkers kunnen € 500 per jaar vrij besteden aan hun toekomstige ontwikkeling

• Workspot: een portaal waar medewerkers worden gekoppeld aan tijdelijk werk. Zo wordt interne mobiliteit vergroot. In 2021 is 50% van de aanvragen voorzien met een interne kandidaat.

• Mobility Manager en Career Coaches: in- en externe loopbaanbegeleiding

• Career in Progress: portaal met onder meer persoonlijkheids-, capaciteiten- en beroepentesten, testimonials en informatie over de mobiliteitsnetwerken waar de EUR bij is aangesloten. het is tevens een plattegrond van alle functies en bijbehorende capaciteiten binnen de EUR.

De afdeling Job2Job begeleidt medewerkers naar nieuw werk waarvan het contract binnen een periode van zes maanden afloopt, ex-medewerkers vanuit WW re-integratie en medewerkers die vanuit verzuim hun werk niet meer kunnen uitoefenen. De casemanagers van Job2Job bieden de kandidaten een traject op maat. Zij coachen op individuele basis en bemiddelen de kandidaten bij het vinden van werk binnen en buiten de universiteit. Jaarlijks ontvangt de afdeling Job2Job ongeveer 130 aanmeldingen.

Faciliteiten & voorzieningen (i.h.k.v. Coronaperiode)

Vanaf zaterdag 23 januari 2021 gold in heel Nederland een avondklok. Dat betekende dat iedereen tussen 21.00 uur ’s avonds en 04.30 uur ’s ochtends binnen moest blijven. Het was verboden zonder geldige reden op straat te zijn. Wie voor het werk de deur uit moest, moest beschikken over een werkgeversverklaring en het formulier ‘Eigen verklaring avondklok’. De EUR heeft aan 78 medewerkers een werkgeversverklaring verstrekt in die periode.

De informatie over (gezond en veilig) thuiswerken is op het platform MyEUR geplaatst. Alle updates rond maatregelen vanuit het kabinet werden gecommuniceerd via mailing en geplaatst op de website van de EUR.

Maandelijks publiceerde HR nieuwsbrieven voor alle medewerkers, inclusief leidinggevenden. Hierin werd op maat informatie gegeven om het thuiswerken mogelijk te maken. In 2021 zijn er door HR elf nieuwsbrieven gepubliceerd.

In 2021 is de Arbo coördinator/ centrale preventiemedewerker aangesteld. Tevens is een masterplan opgesteld voor een EUR-brede en zowel centrale als decentrale aanpak van de verplichte Risico-Inventarisatie & Evaluatie. Dit plan is in november 2021 aangeboden aan het College van Bestuur.

Preventiemedewerker netwerk

Met de arbocoördinator/ centrale preventiemedewerker komt de EUR tegemoet aan wettelijke eisen op dat gebied. In 2020 is een functieprofiel opgesteld voor decentrale preventiemedewerkers die de centrale preventiemedewerker ondersteunen op alle organisatieonderdelen. In 2021 begon de arbocoördinator met een plan voor het opzetten van het preventiemedewerker netwerk. Het plan resulteerde in 25 preventiemedewerkers bij de verschillende faculteiten en diensten in december 2021.

Blended Working

De directeuren van HR, IT (EDIS) en RE&F richten in het verslagjaar de werkgroep Operationalisering Blended Working op. Deze werkgroep bood hulp bij vragen over veilig terugkeren naar kantoor in Corona tijd en adviseerde over thuiswerkfaciliteiten. Enkele resultaten:

• Q&A Blended Working in het Nederlands en Engels op de intranetpagina MyEUR
• Thuiswerk(plek)faciliteiten:
  • EUR-breed beleid m.b.t. thuiswerkfaciliteiten is vastgesteld;
  • Een aanbesteding wordt gestart door de diensten EDIS, HR en RE&F voor de thuiswerkplekfaciliteiten;
  • Voor de periode gedurende het aanbestedingstraject wordt een overgangsregeling ‘aanschaf thuiswerkfaciliteiten’ vastgesteld.
• Overgangsregeling thuiswerkfaciliteiten 2021-2022.

De EUR lanceerde 7 december 2021 een nieuwe Integriteitscode over het beoogde gedrag van medewerkers en studenten. De Integriteitscode biedt een overzicht van de belangrijkste waarden en normen en daarmee een context voor de verdere dialoog over wat Erasmianen beweegt en bindt. Juist de open discussie en dialoog hierover is van belang, zodat alle betrokkenen met elkaar zorgen voor een integere en inspirerende werk- en studieomgeving. Zo worden misstanden voorkomen en wordt uitdrukking gegeven aan de Erasmiaanse waarden bij alles wat medewerkers en studenten doen. De code bevat regeling op het gebied van organisatie, wetenschappelijke en intermenselijke contacten. De integriteitscode is hier te downloaden.

Internationalisering

Het aantal internationale stafmedewerkers groeit. In 2021 was er extra aandacht voor hun welzijn en de zogeheten zachte landing.

Zachte landing

Voor veel internationale medewerkers was 2021 door Covid-19 zwaar. Velen konden niet terugvallen op stevige sociale netwerken in de omgeving. Juist daarom was er vanuit de EUR veel contact met hen. Zo zijn er door het hele jaar heen in totaal negentien activiteiten georganiseerd, zowel online als op locatie. Voorbeelden zijn bezoeken aan Kinderdijk, Royal Delft Museum en Mauritshuis in Den Haag, en activiteiten zoals kanoën, klimmen en bowlen. De Online Dutch Conversation Sessions, waar Nederlandse hosts in kleine groepen Internationale staf de kans geeft om hun Nederlandse spreekvaardigheden te oefenen waren erg in trek. De meereizende partners maken gebruik van het dual career programma, waarbij ze geholpen worden met het vinden van werk.

Om de complexe administratieve processen voor internationale staf goed te laten lopen is in 2021 de samenwerking met de faculteiten en diensten versterkt. Voortaan wordt in het begin van de keten advies gegeven voordat er een beslissing is genomen. Dit leidt tot betere informatie-uitwisseling en soepelere processen. Ook zijn er uitgebreide brochures ontwikkeld voor nieuwe internationale gasten. Ze kunnen die lezen wanneer het hen schikt.  

De afgelopen jaren is een continue stijgende lijn te zien van het aandeel internationale medewerkers werkzaam bij de EUR. Van 21% in 2014 is het gegroeid naar 27% eind 2021. COVID-19 brak die trend niet: eind 2021 had de EUR 1672 medewerkers met een niet-Nederlandse nationaliteit.