6. Financiën

Het geconsolideerde nettoresultaat, of wel het resultaat na aftrek van het ‘resultaat aandeel derden’[1] ad € 16,0 miljoen, bedraagt € - 2,6 miljoen. Dit resultaat is € 28,1 miljoen hoger ten opzichte van de begroting.

Het resultaat wordt in belangrijke mate veroorzaakt door onderstaande incidentele baten en lasten.

[1] Betreft hier het resultaat dat is gerealiseerd met de O&O-activiteiten van het Erasmus MC. Conform de verslaggevingsregels worden alleen de baten en lasten van de O&O-activiteiten meegeconsolideerd in de jaarrekening van de EUR. Het resultaat dat wordt gerealiseerd met de O&O-activiteiten is bestemd voor het EMC, vandaar dat dit bedrag in de exploitatierekening uiteindelijk in minder wordt gebracht op het totale resultaat.

BATEN ten opzichte van de begroting

• Een stijging van de Rijksbijdrage van bijna € 25 miljoen komt onder andere door de compensatie in de stijging van de studentenaantallen, het loon- en prijspeil vanuit OCW, extra NPO-middelen € 15,8 miljoen en compensatie voor de halvering van het collegegeld door OCW € 9,4 miljoen.
• De collegegelden zijn € 8,1 miljoen lager dan geraamd. De oorzaak is het kabinetsbesluit om het collegegeld voor eerstejaars studenten te halveren. 
• De baten ‘Werk in opdracht van derden’ komen € 4,7 miljoen hoger uit. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door meer middelen voor projecten van ministeries en gemeentes dan begroot.
• De overige baten komen € 1,4 miljoen lager uit.

Het resultaat van de EUR is in 2021 € 40,4 miljoen gestegen naar € 13,4 miljoen (2020: € - 27,0 miljoen). De toename van het resultaat wordt veroorzaakt door een stijging van de Rijksbijdrage van € 43,4 miljoen. Daarnaast is een toename in de baten ‘Werk in opdracht van derden’ en ‘Overige baten’ van € 26,1 miljoen. Daartegenover staan hogere totale lasten van € 29,6 miljoen.

BATEN ten opzichte van de realisatie 2020

• De Rijksbijdrage steeg in 2021 € 43,4 miljoen door een toename van de NPO-middelen van € 28,8 miljoen. Ook is de compensatie van de halvering van het collegegeld, € 9,4 miljoen verantwoord onder de Rijksbijdrage in 2021.
• In 2021 bleef het negatieve COVID-19 effect voor de overige baten uit. Er zijn uitgestelde en doorgeschoven projecten die in 2021 zijn gestart of uitgevoerd.

LASTEN ten opzichte van de realisatie 2020

• De Personeelslasten eigen personeel zijn in 2021 gestegen met € 26,5 miljoen naar € 492,8 miljoen (2020: € 466,3 miljoen). De stijging wordt mede veroorzaakt door de nieuwe CAO. Die leidt tot een structurele loonstijging van 1,65% vanaf 1 juli 2021. Daarnaast zijn er uitgestelde projecten waarvoor in 2021 personeel is aangesteld voor de uitwerking.

Het resultaat ‘Aandeel van derden’ betreft het resultaat van de O&O-activiteiten van het Erasmus MC. Dit resultaat laat een significante verbetering zien van € 22,6 miljoen naar € 16,0 miljoen (2020: € -6,6 miljoen).

De balans is in 2021 met € 11,3 miljoen toegenomen naar € 417,4 miljoen (2020: € 406,1 miljoen).

ACTIVA ten opzichte van de realisatie 2020

• De materiële vast activa groeide door een toename van investeringen op de campus.
• Deze investeringen hebben ook effect op de liquide middelen van de EUR. Hierdoor wordt de aankomende jaren een daling van de liquide middelen verwacht. De liquiditeitspositie van de EUR blijft positief.

PASSIVA ten opzichte van de realisatie 2020

• Het geconsolideerde eigen vermogen in 2021 is € 2,7 miljoen lager dan 2020. Ten opzichte van 2020 is er een verschuiving binnen te reserves. De bestemmingsreserve is gedaald met € 73,3 miljoen. Dit verschil is te verklaren door de vrijval van het deel dat is ontstaan bij de overdracht van de panden vanuit het ministerie van OC&W. De budgetten zijn in de begroting geborgd, waardoor het CvB heeft besloten om de bestemde reserve voor dit deel vrij te laten vallen. Deze vrijval is toegevoegd aan de algemene reserve.
• De kortlopende schulden namen in 2021 toe met € 12,5 miljoen. De nog niet besteedde NPO-middelen zijn voor € 4,5 miljoen opgenomen onder de kortlopende schulden. € 0,7 miljoen is te verklaren door de nog niet besteedde subsidies voor ‘extra handen in de klas’ en ‘coronabanen’. Daarnaast is een toename bij crediteuren (€2,8 miljoen) en vakantiegeld en vakantiedagen (€2,5 miljoen). Voor de uitkering aan universiteiten op basis van de gehonoreerde bestedingsvoorstellen in opdracht van de Stichting Platform Digitale Infrastructuur SSH is € 2,8 miljoen uitgekeerd.

De solvabiliteit (eigen vermogen vermeerderd met de voorzieningen gedeeld door het balanstotaal) komt uit op 58,1% (2020: 60,0%) en voldoet ruimschoots aan de norm die is opgelegd door de Inspectie van het Onderwijs (≥30%).

De solvabiliteit van de EUR neemt af door de significante toename van de kortlopende schulden in verhouding tot de mutatie in het eigen vermogen. De toename van de kortlopende schulden is in belangrijke mate te relateren aan NPO-middelen die ultimo 2021 nog niet besteed zijn.

De liquiditeit daalde in 2021 van 1,03 naar 0,85, maar voldoet desondanks aan de (nieuwe) norm die is opgelegd door de inspectie (0,75). De afname van de liquiditeit is met name te relateren aan de toename van de kortlopende schulden in verhouding tot de mutatie in de vorderingen. De absolute omvang van de liquide middelen laat met € 110,5 miljoen een gunstig beeld zien.

Het meerjarenperspectief (zie continuïteitsparagraaf) laat daarentegen, mede als gevolg van het (geplande) negatieve resultaat in 2022 en de geplande omvangrijke investeringen, zien dat de EUR in de komende jaren naar verwachting onder de aangepaste signaalwaarde van 0,75 eindigt. Intern hanteert de EUR een signaleringswaarde van 0,5. Het bestaande beleid dat de EUR hanteert op financieel gebied is aantoonbaar passend, consistent en betrouwbaar, iets wat onderschreven wordt door haar externe stakeholders waaronder de onderwijsinspectie. De EUR kiest er dan ook voor het huidige beleid te continueren en gaat uit van de oude signaleringsgrens van 0,50. Daarmee ziet de EUR af van maatregelen om de ratio op een niveau richting de nieuwe signaleringsgrens van 0,75 te brengen, zoals verhogen van het resultaat of aantrekken van extra bancaire financiering. Deze keuze is onder meer gemaakt omdat dergelijke maatregelen ten koste gaan van beschikbare gelden voor het primair proces. Daarnaast is een hoger eigen vermogen zowel bedrijfseconomisch als maatschappelijk niet wenselijk en niet in lijn met het beleid van OCW ten aanzien van de vermogensontwikkeling bij universiteiten

De onderwijsinspectie heeft de reden voor de verhoging van de liquiditeitsratio inhoudelijk niet toegelicht. In Universiteiten van Nederland verband is, op grond van dezelfde inhoudelijke argumentatie die de EUR hanteert, aan de inspectie voorgelegd om te komen tot een categorie zeer groot waaronder alle UNL universiteiten vallen waarbij de liquiditeitsratio weer teruggebracht wordt op 0,5. De Inspectie heeft deze suggestie in overweging.

Het feitelijk eigen vermogen (publiek deel van het eigen vermogen) van de EUR bedraagt ultimo boekjaar 2021 € 175 miljoen. Het normatief eigen vermogen bedraagt voor de EUR ultimo boekjaar 2021 € 301 miljoen. Het publiek eigen vermogen komt daarmee niet boven de signaleringswaarde voor mogelijk bovenmatig publiek eigen vermogen van onderwijsinstellingen.

De oorlog in Oekraïne en de door de overheid opgelegde sancties tegen Rusland zullen een negatief effect hebben op de Europese economie. De stijging van de energielasten zal indirect leiden tot hogere inflatieniveaus. Ook is mede door de oorlog sprake van schaarste qua grondstoffen.

Voor de EUR leidt het verslechterde economische klimaat, de hoge energieprijzen, stijging van de bouwkosten, de toename van de inflatie en de krappe arbeidsmarkten tot hogere kosten voor zowel personeel als de aankoop van goederen en diensten.  

De impact van de door overheid opgelegde sancties tegen Rusland en Belarus heeft naar verwachting ook impact op de omvang van de instroom van Russische studenten. Gezien het beperkte aantal studenten vanuit Rusland zullen de financiële consequenties voor de EUR naar verwachting beperkt zijn.

De ontwikkelingen rond de instroom van studenten vanuit Oekraïne is door de oorlog en de grote vluchtelingenstroom als gevolg hiervan lastig in te schatten. Vanuit een historisch perspectief is de instroom van Oekraïense studenten beperkt.

Voor de studenten die door de oorlog in Oekraïne in de financiële problemen raken is vanuit het Erasmus Trustfonds een noodfonds opgericht. De universiteit en het Erasmus Trust Fonds hebben ieder € 25.000 gestort in het noodfonds. Verder is de omvang van dit noodfonds afhankelijk van donaties.

Het regeerakkoord van het nieuw aangetreden kabinet beoogt het hoger onderwijs te versterken door de voorspelbaarheid van de rijksbekostiging te vergroten, de prikkel in de bekostiging voor een hogere instroom van studenten weg te nemen, de vaste voet in de rijksbekostiging te herzien en te verhogen, de balans tussen eerste- en tweede geldstroom bekostiging te verbeteren en meer ruimte te creëren om de werkdruk te verminderen.

De financiering wordt verhoogd met € 700 miljoen extra aan structurele financiering voor onderwijs en onderzoek en de vorming van een onderzoeksfonds van € 5 miljard gespreid over tien jaar. 

Naast deze extra middelen worden in 2023/2024 de studiebeurzen weer ingevoerd, blijven de investeringen in het studievoorschot onaangetast en worden bezuinigingen als gevolg van rente- en DUO-problemen niet hersteld.

De gevolgen van het regeerakkoord zijn nog onzeker. Wel is inmiddels duidelijk dat extra (structurele) middelen beschikbaar worden gesteld. Het is nog niet bekend welke bedragen voor hoger onderwijs en onderzoek worden uitgetrokken en hoe ze worden verdeeld.

De komende jaren blijft de EUR fors investeren in huisvesting en digitalisering. Jaarlijks is er € 5 miljoen beschikbaar voor digitaliseringsinitiatieven. Aankomende jaren is het visiedocument ‘Staat der Digitalisering’ leidraad om de ontwikkelingen met betrekking tot digitalisering verder te ontwikkelen.  

Als gevolg van de COVID-19 pandemie worden de gebouwen anders gebruikt. De analyse hierop wordt de komende periode verder uitgevoerd. Ook vindt evaluatie plaats op de nieuwe onderwijsmethoden op het gebruik van ruimtes en techniek.

Tot en met 2030 wordt er jaarlijks gemiddeld € 20 miljoen geïnvesteerd in de renovatie en nieuwbouw van huisvesting.

Eind 2010 besloot de EUR om de campus Woudestein te ontwikkelen tot een campus van internationale allure waar het aangenaam studeren en werken is. Het totale programma is in drie fases opgedeeld. Fase III voltrekt zich nu. De focus ligt op de start van het nieuwe multifunctioneel onderwijsgebouw (MFO II) en het Sportgebouw. Nadat de aannemers het ontwerp eind 2020 uitgewerkt hadden, is snel begonnen met de uitvoering. Ondank de krapte op de markt aan grondstoffen en menskracht verloopt de uitvoering volgens planning. In 2021 zijn stappen gezet in de voorbereiding van nieuwe studentenhuisvesting en zijn afwegingen gemaakt voor de herpositionering van de aanbesteding voor de renovatie van gebouw Tinbergen. Het Tinbergen gebouw is in 2021 gesloten wat heeft geleid tot een versnelde afschrijving. Ook het ISS-gebouw moet gerenoveerd worden. Voor de geprognotiseerde afronding tot en met 2026 is een investeringsraming van € 230 miljoen onvoldoende als gevolg van bouwprijs ontwikkelingen.

Een belangrijke maatregel is ‘Herijken van de vastgoedstrategie’. In het kader daarvan is een richtlijn opgesteld voor het ruimtegebruik van de kantooromgeving op Campus Woudestein. Met de herijking van de onderwijsomgeving moet worden gewacht in verband met de onzekerheden die bestaan over de plek die digitaal onderwijs in de toekomst gaat innemen ten opzichte van de fysieke onderwijsvorm op de campus.

Naast Woudestein kent ook Hoboken een ambitieus investeringsprogramma. In 2027 staat vernieuwing van het faculteitsgebouw hoog op de agenda, waarvoor al jaren wordt gereserveerd via de voorziening ‘Vooruitontvangen kapitaallasten’.

Door de investeringen in het vastgoed in verband met CiO III programma, voorziet de EUR dat de huisvestingslasten van Woudestein in de looptijd tot 2026 binnen een bandbreedte zal variëren tussen de € 45 miljoen en € 47 miljoen per jaar. De afspraken over de maximale huisvestingslasten ten opzichte van de inkomsten worden nauwkeurig gemonitord en bewaakt.

Investeringsbeslissingen worden integraal, inclusief onderhoudskosten, doorgerekend op structurele lasten. Bij alle projecten zijn diverse go/no-go-momenten ingebouwd. Daarnaast is een governancestructuur aanwezig waarbij een stuurgroep, voorgezeten door een lid van het CvB, de operationele en financiële voortgang monitort. Als onderdeel van de governance van het CiO programma vond in het najaar van 2017 een hernieuwde risicomanagementevaluatie plaats voor CiO III. In algemene zin ziet de EUR de combinatie tussen de overspannen bouwmarkt en de hoge eisen van gebruikers c.q. duurzaamheid als een aandachtpunt. In 2021 is een begin gemaakt met het opstellen van een richtlijn voor het ruimtegebruik van de kantooromgeving op de Campus.

Verwachtingen studentenaantallen

Onderstaande tabel geeft de verwachte ontwikkeling van de fte-aantallen met een aanstelling bij de EUR weer. De indeling sluit aan bij de systematiek die binnen de EUR gebruikt wordt.

Balans

Risicobeheersing en controlesysteem

De EUR onderschrijft de Code Goed Bestuur van Universiteiten van Nederland (UNL), de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening, de UNL Gedragscode voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek en de Code Openheid Dierproeven. De rollen van het CvB en de RvT op het gebied van interne governance voldeden in het verslagjaar aan de wettelijke kaders zoals deze zijn opgenomen in de Wet op Hoger Onderwijs en Onderzoek (WHOO).

Het doel van risicomanagement is om risico’s te beheersen, kansen te realiseren en in relatie te brengen met de strategie voor de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Risicomanagement is een continu proces, waarbij de EUR naast haar eigen organisatie ook naar haar externe omgeving kijkt.

Via integraal risicomanagement kiest de EUR voor een brede invulling van risicomanagement, waarbij niet alleen de (wettelijke) kaders worden gevolgd, maar het bewustzijn van risico’s, kansen en onzekerheden breder bij elke medewerker wordt gestimuleerd. Op deze wijze ontstaat een goede en verantwoorde balans tussen risico’s nemen en risico’s beheersen.

Het risicomanagementbeleid van de EUR is de basis voor het verankeren van risicomanagement op alle niveaus in de organisatie en vormt het kader voor de uitvoering van risicomanagement.

De EUR kent een verbijzonderde risicomanagementfunctie in de tweede lijn. De riskfunctie draagt er zorg voor dat risicomanagement in de brede zin van het woord in de organisatie is verankerd. De riskfunctie is ook verantwoordelijk voor het monitoren, evalueren, adviseren en rapporteren over de beheersing van risico’s.

Het reguliere risicomanagement is belegd in de lijn. Decanen en directeuren van de diverse organisatieonderdelen (faculteiten, diensten, instituten, stafafdelingen en programma’s) zijn verantwoordelijk voor de implementatie van het risicomanagement in de reguliere bedrijfsvoering en het formuleren van mitigerende maatregelen.

Risicomanagement vormt een terugkerend agendapunt in periodieke bilaterale overleggen tussen het CvB en de organisatieonderdelen, en periodieke bestuurlijke overleggen tussen het CvB en de decanen gezamenlijk. Daarnaast is risicomanagement een vast onderdeel van de begroting.

Er worden stappen gezet om risicomanagement verder te integreren in de organisatie. Risicomanagement is al als vast onderdeel opgenomen in de planning- en control producten.

Naast de versterking van het risicomanagement binnen de EUR is de interne audit- en reviewfunctie een vast onderdeel van het beheersingssysteem van de EUR. Het uitvoeren van audits en reviews op het vlak van randvoorwaardelijke processen ten behoeve van de kwaliteit van onderwijs en onderzoek moet het lerende vermogen van de organisatie versterken. In 2021 is het Audit Charter herzien met het doel om de onafhankelijke positie van de Audit & Review Functie te versterken. Tevens is ook het proces met betrekking tot het uitvoeren van de audits vastgelegd.

In 2021 is ook voor de eerste keer een meerjarige audit- en reviewagenda opgesteld waarin een aantal onderwerpen is opgenomen waarop audits en reviews worden uitgevoerd. De onderwerpen zijn opgenomen op basis van input van risicomanagement, interne en externe toezichthouders en als gevolg van nieuw beleid of nieuwe ontwikkelingen.

De audit- en reviewagenda wordt vastgesteld door het CvB en besproken in de Audit commissie (AC) van de RvT. Tijdens de audit en reviews wordt gekeken op welke wijze processen zijn vormgegeven en ingebed en wat de sterke en eventuele verbeterpunten zijn. Daar waar nodig wordt gebruik gemaakt van externe kennis en expertise. De implementatie van de aanbevelingen uit de audits worden gemonitord door de interne Audit & Review Functie en gerapporteerd aan het CvB en het AC.

Vanaf 2022 wordt op basis van vier thema’s een meerjarige Audit & Review Agenda vastgesteld. De agenda is flexibel, zodat gedurende het jaar ruimte bestaat om ad hoc audits aan de agenda toe te voegen. Als onderdeel van de Audit & Review Agenda voert de EUR een frauderisicoanalyse uit. Bij de gedetecteerde risico’s wordt gekeken naar de interne beheersmaatregelen om de risico’s te mitigeren. Op basis van een kans- en impactanalyse is bepaald of nadere interne beheersmaatregelen nodig zijn. Het gaat hierbij om financiële risico’s, maar ook risico’s op het gebied van onderwijs en wetenschappelijke integriteit. De frauderisicoanalyse is door het CvB gedeeld en besproken met de RvT.

Beheersingskader

Binnen de EUR komt beleid gezamenlijk tot stand en dat beleid is gebaseerd op de EUR-brede strategie. Dit gebeurt in wisselwerking tussen het CvB, decanen, directeuren van ondersteunende diensten en onderwijs- en onderzoeksdirecteuren. Er wordt in deze strategie gezamenlijk verantwoordelijkheid genomen voor de inhoudelijke focus vanuit het gemeenschappelijke EUR-belang en ten behoeve van onderlinge samenwerking met externe partners.

De interactieve besturingsfilosofie komt tot uiting in een decentrale bestuurscultuur en integraal management van decentrale beheerders. Integraal management betekent dat een organisatieonderdeel binnen de gestelde kaders volledig verantwoordelijk en bevoegd is op zijn eigen taakgebied, doelstellingen, werkproces, medewerkers en middelen. Het organisatieonderdeel is ook verantwoordelijk voor de interfaces met andere organisatieonderdelen. Het CvB bewaakt het totale en integrale resultaat en stelt de kaders waarbinnen de vrijheid geldt. Het CvB beschikt hiervoor over diverse beheersinstrumenten. Het interne beheersingssysteem bestaat, naast de strategische kaderstelling, uit reglementen en procedures die gericht zijn op het verschaffen van redelijke waarborgen. Op deze manier worden de belangrijkste risico’s van de organisatie geïdentificeerd en de doelstellingen uit Strategie 2024 Plan gehaald, vanzelfsprekend binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving.

De belangrijkste (niet limitatieve) onderdelen van de interne beheersing zijn:

• Strategie24, waarin de strategische lange termijn doelen en -doelstellingen zijn geformuleerd en de doorvertaling daarvan naar onderliggende convenanten met de beheerseenheden;
• het Bestuurs- en Beheersreglement waarin de bevoegdheden van de door het CvB aangestelde beheersfunctionarissen zijn geregeld;
• een masterplan ‘Digitale Veiligheid en Privacy’ waarin de, door de sterke toename van digitalisering veroorzaakte, grote uitdagingen op het gebied van informatievoorziening worden vertaald naar activiteiten in het kader van zowel innovatie als beheer;
• de ‘Regeling melding vermeende misstanden EUR’, beter bekend als de klokkenluidersregeling;
• de ‘Regeling nevenwerkzaamheden’ over de openbaarmaking van potentiële belangenverstrengeling van onderzoekers en andere medewerkers;
• de Integriteitscode waarin centraal staan: vertrouwen, respect voor mensen, transparantie en het inspireren van samenwerking;
• een begrotingscyclus die bestaat uit een kaderstelling, begrotingsplannen en een instellingsbegroting. Het CvB keurt de begrotingsplannen van faculteiten en overige organisatieonderdelen goed als deze binnen het financiële kader van de EUR passen. Zij vormen de basis voor de instellingsbegroting, die wordt goedgekeurd door de RvT;
• de meerjarige cashflowprognoses, gebaseerd op resultaatprognoses en een meerjarige investeringsagenda. Deze prognoses wordt een aantal malen per jaar bijgesteld aan de hand van de laatste financiële inzichten;
• een bottom-up gevoed stelsel van drie keer per jaar gegeven rapportages aan het CvB over financiële en niet-financiële feiten, met een afschrift aan de RvT en de medezeggenschapsorganen; de rapportages gaan over de realisatie en bevatten een eindejaarprognose;
• een stelsel van periodieke bilaterale overleggen tussen het CvB en de organisatieonderdelen, alsmede periodieke bestuurlijke overleggen tussen het CvB en de decanen gezamenlijk;
• spend-analyses en een inkoop- en aanbestedingskalender ten behoeve van rechtmatig inkopen, aangevuld met de taken en verantwoordelijkheden van het Tenderboard;
• een finance/legal/adminstrative/tax (FLAT)-toets bij grote en/of langdurige projecten en contracten die bepaalde grenzen te boven gaan (groter dan € 206.000 exclusief BTW of met een doorlooptijd langer dan vier jaar);
• een Treasury Statuut dat voldoet aan de ‘Regeling Beleggen en Belenen’: de EUR maakt gebruik van schatkistbankieren, waarbij overtollige liquiditeiten bij het ministerie van financiën worden aangehouden;
• de jaarlijkse getrapte ‘Letter of Representation’, waarin (sub)beheerders verklaren in te staan voor de volledigheid en juistheid van de informatie met betrekking tot relevante financiële beheerszaken binnen hun mandaatgebied;
• De Audit commissie, dat als subcommissie van de RvT, vier keer per jaar vergadert en extra aandacht schenkt aan het financieel economisch reilen en zeilen van de universiteit in brede zin en daarover rapporteert aan de RvT.
• Het risicomanagementbeleid 2024, waarin door middel van integraal risicomanagement het risicobewustzijn organisatie-breed wordt gestimuleerd.
• Het risk & control framework (RCF) van de afdeling Monitoring & Reporting (M&R) voor het waarborgen van betrouwbare financiële verslaglegging en verslaggeving. De financiële processen zijn per proces in kaart gebracht en hierop worden controles uitgevoerd. Het framework beschrijft welke risico’s op het gebied van financiën en financiële verslaggeving de EUR onderkent en welke interne beheersing hierop is geformuleerd. M&R heeft de werkprogramma’s van een aantal processen uitgewerkt. Daarin worden de, in het RCF opgenomen, beheersmaatregelen getoetst om vast te stellen dat ze daadwerkelijk zijn geïmplementeerd. M&R inventariseert en rapporteert periodiek over de uitvoering van de interne beheersingsmaatregelen. Vanuit de managementletter 2020 zijn de adviespunten over het identificeren van de key controls opgevolgd en de inconsistenties in de risicoclassificatie zijn opgeheven. Op deze wijze zorgt de EUR dat betrouwbare financiële verslaglegging en verslaggeving gewaarborgd zijn.

Risico’s en onzekerheden

In de afgelopen twee jaar kwam de onderwijssector voor grote uitdagingen te staan. De schaal en het tempo van de veranderingen en de uitdagingen waarmee universiteiten worden geconfronteerd als gevolg van COVID-19, zijn enorm. Vooruitgang, innovatie en ambities kunnen niet bestaan zonder risico’s. Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse onderkennen wij een aantal belangrijke risico’s. In onderstaand plaatje zijn deze weergegeven en daaronder worden ze verder toegelicht. De identificatie van deze risico’s is het resultaat van een strategische dialoog met het College van Bestuur en de decanen.

De Auditcommissie (AC) kwam in het verslagjaar vier keer bijeen. De belangrijkste onderwerpen die besproken werden in het AC en vervolgens in de RvT waren:

Jaarrekening en accountantsverslag 2021

In 2021 werden het EUR Jaarverslag en de managementletter van de externe accountant over de EUR Jaarrekening besproken. Hierbij gaf de door de raad benoemde externe accountant een nadere toelichting. Naar aanleiding van de jaarrekening werd ook de frauderisicoanalyse besproken in de AC.

Financiële voortgangsrapportages

Periodiek worden de AC en de RvT schriftelijk geïnformeerd over de complete financiële voortgang in het begrotingsjaar en over de financiële voortgang van grootschalige investeringsprogramma’s zoals Campus in Ontwikkeling.

EUR Kadernota 2022-2025 (Erasmus Perspective) en de EUR Begroting 2022-2025

De Erasmus Perspective 2022-2025 geeft de financiële kaders weer voor de EUR Begroting 2022-2025. Op basis van de toegewezen budgetten in de Perspective kunnen faculteiten en ondersteunende diensten hun begroting opstellen. De EUR Begroting is na bespreking in de AC goedgekeurd door de RvT. Ook het proces om te komen tot een herijking van de begroting is in de AC besproken. Doel van deze herijking is om de koppeling beter zichtbaar te maken tussen inhoud (implementatie van beleid en projecten) en financiën.

Campus in Ontwikkeling (CiO)

In 2017 is de tweede fase van CiO afgerond en is er gestart met de derde. De uitbraak van COVID-19 zette een beweging in gang om het strategisch vastgoedbeleid te herijken. Ook staat het Tinbergen gebouw op de Campus op de nominatie voor een renovatie. Pilots op het gebied van hybride werken en onderwijs en het gebruik van kantoorruimtes maken onderdeel uit van een heroriëntatie op kantoor-, onderwijs- en studieruimtes. De AC wordt periodiek geïnformeerd over de uitkomsten van (deel)rapportages.

IT-cybersecurity

Cybersecurity is meermaals besproken tijdens commissievergaderingen, mede in relatie tot de richtlijnen van de overheid met betrekking tot Open Access van onderzoeksdata. Inzicht in de verschillende risico’s is toegelicht door de in 2021 aangestelde Chief Information Security Officer en maatregelen ter verdere verbetering van de veiligheid zijn toegelicht en besproken.

Convergentie EUR – Erasmus MC – TU Delft

In het verslagjaar 2021 zijn de gesprekken tussen de besturen van de EUR, het Erasmus MC en de TU Delft over vergaande vormen van samenwerking geïntensiveerd. Het AC is geïnformeerd over de financieringsbehoefte en de financierbaarheid van dit convergentietraject.

Audit & Reviewagenda 2022-2024 en interne audits 2021

Jaarlijks wordt een Audit & Reviewagenda vastgesteld en in het AC besproken. In 2021 is een nieuwe auditcharter vastgesteld die een nog meer onafhankelijke positie van de auditfunctie moet waarborgen. Ook is een auditplan opgesteld waar de diverse afdelingen zich in kunnen vinden. De opvolging van de aanbevelingen uit de diverse interne audits wordt toegevoegd aan de bilaterale overleggen tussen het CvB en de eenheden (faculteiten en diensten) zodat het gesprek over het implementeren van beleid en projecten aangejaagd kan worden. De monitoring van audits is een vast punt op de AC agenda.

Roadmap Inkoop 2021-2024

Het Inkoopbeleid 2021-2024 waarbij een rechtmatige en duurzame EUR-brede inkoop het doel is, is vertaald in een roadmap waarbij de focus ligt op samenwerking en het ondersteunen van de leadbuyers van de EUR. Zowel het beleid als de roadmap zijn besproken in de AC.

EUR Reservebeleid 2021

Zowel door de externe controller als door interne partijen, zoals de directeuren bedrijfsvoering en decanen, is geadviseerd over een verdere ontwikkeling van het reservebeleid, waarna een verdere aanscherping is besproken in de AC.

1. Uitbesteding van onderwijs

Er zijn geen uitbestede opleidingen aan niet-bekostigde instellingen.

2. Investeren in publieke middelen in private activiteiten

Er zijn geen publieke middelen ingezet ten behoeve van private activiteiten buiten de primaire taak. De EUR stelt middelen beschikbaar voor enkele studentvoorzieningen, waaronder sportactiviteiten. Dit betreft echter andere bronnen dan publieke middelen.

3. Verlenen van vrijstellingen

De EUR verleent geen vrijstellingen aan studenten louter voor het aantrekken van studenten en het daarmee verhogen van de Rijksbijdrage, zonder dat hiervoor een gerede vorm van inspanning heeft gestaan. Die inspanning dient te zijn vastgesteld door de Examencommissie.

4. Bekostiging van buitenlandse studenten

Alleen studenten van wie de NAW-gegevens bekend zijn bij de EUR tellen mee voor de bekostiging.

5. Collegegeld niet betaald door de student zelf en profileringsfonds

De EUR betaalt geen collegegelden voor studenten. De regelingen van het Profileringsfonds voorzien in financiële compensatie voor studievertraging als gevolg van persoonlijke omstandigheden, bestuursbeurzen en fee waivers. Zie ook: hoofdstuk 2 Onderwijs (Kwaliteit en studiesucces > Profileringsfonds en beurzen).

6. Studenten volgen modules van opleidingen

Het is mogelijk als niet-student modules of delen van opleidingen te volgen. Dit wordt aanschuif- of contractonderwijs genoemd. Er kunnen één of meerdere losse vakken worden gevolgd, waarbij de deelnemer zich niet inschrijft als student maar als cursist.

7. Student volgt een andere opleiding van waarvoor hij is ingeschreven

Is niet van toepassing. Studenten volgen aan de EUR de opleidingen waarvoor zij staan ingeschreven.

8. Bekostiging van maatwerktrajecten

Betreffende het initiële onderwijs zijn er geen maatwerktrajecten met bedrijven en andere organisaties afgesloten.

9. Bekostiging van het kunstonderwijs

De EUR heeft met Codarts Rotterdam een Double Degree programma RASL (Rotterdam Arts and Sciences Lab). De studenten staan ingeschreven aan beide instellingen, maar worden bekostigd bij Codarts en niet bij de EUR.

10. Aantal voor de bekostiging mee te tellen studenten

De EUR registreert een student die voldoet aan alle inschrijvingsvoorwaarden en waarbij tevens aan alle bekostigingsvoorwaarden is voldaan als bekostigd student in BRONHO. Een met goed gevolg afgelegd examen wordt eveneens als bekostigd geregistreerd in BRONHO als aan alle bekostigingsvoorwaarden is voldaan.

Binnen de EUR speelt momenteel een aantal vraagstukken die de discussie inzake private activiteiten en publieke middelen raakt. Naast een governance vraagstuk rondom sturing en beheersing van verbonden partijen, speelt intern ook een vraagstuk over een consistentie toepassing van kostendoorbelastingen op basis van transfer pricing tussen de universiteit en de entiteiten waar de private activiteiten (grotendeels) in zijn onder gebracht. Tevens is in 2021 thema 2 van de notitie Helderheid in het Onderwijs vervangen door de ‘Beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten’. Bij de EUR heeft de nieuwe beleidsregel mogelijk impact op diverse onderwerpen en organisatieonderdelen en tevens op de verantwoording hierover. Dat is aanleiding om de beheersmaatregelen rond publiek/privaat tegen het licht te houden. Inmiddels is een plan van aanpak opgesteld en zijn de eerste stappen gezet om toe te werken naar een implementatie van deze nieuwe beleidsregels.

Hoewel de nieuwe beleidsregel volgens OCW niet leidt tot een verandering van de regels, is er binnen de sector de nodige onduidelijkheid over de invulling c.q. interpretatie. Om te voorkomen dat er grote verschillen ontstaan in interpretatie tussen de universiteiten en om gezamenlijk ook het gesprek met OCW, Inspectie en accountants te kunnen voeren, is door de UNL verzocht een aparte werkgroep te formeren, die met voorstellen komt hoe om te gaan met nieuwe regels. Daarnaast wordt met andere koepels en accountants gesproken over voortzetting van de rondetafelgesprekken. Het doel is uiteindelijk om te komen tot een uniforme werkwijze c.q. uniforme interpretatie van de beleidsregels die voor alle partijen (ook qua administratieve lasten) werkbaar is.