7. Kwaliteitsafspraken

Ongeveer een derde van de middelen Kwaliteitsafspraken is volgens plan besteed in faculteitsoverstijgende initiatieven: de Community for Learning and Innovation (CLI) en drie extra programma’s die samen met de Universiteitsraad zijn ontworpen: Erasmus X,  Impact at the Core en Studenten Welzijn.

Op basis van aanvullende plannen zijn, met instemming van de Universiteitsraad, voor deze centrale programma’s budgetten vastgesteld. Om parallel aan de facultaire programma’s te kunnen beginnen met deze programma’s, was het nodig om de beschikbare middelen van ná 2021 naar voren te halen om de gezamenlijke ambities - samen met de faculteiten - te realiseren. Dat is uiteraard toegestaan in de kaderregeling Kwaliteitsafspraken.

De middelen Kwaliteitsafspraken zijn verbonden aan verplichte thema’s in de kaderregeling. Onderstaande tabel geeft inzicht in de besteding per thema vastgesteld door het ministerie van OCW. 

Doelstellingen voor de periode 2019-2024 zijn als volgt vastgesteld:

1. Vaardigheidscursussen richten zich op de persoonlijke ontwikkeling en aansluiting op de loopbaan/arbeidsmarkt.
2. Extra begeleiding van studenten vindt plaats ongeacht hun achtergrond, herkomst en vooropleiding, proactief en structureel.
3. Plannen richten zich op het verbeteren van de preventie en de ketenzorg, maar ook: het bespreekbaar maken van mentale problemen onder studenten.

Het opstellen en uitvoeren van de plannen persoonlijke en professionele ontwikkeling van studenten is uitgevoerd door faculteiten; Studenten Welzijn is een centraal programma dat samenwerkt met de faculteiten.

Een detail overzicht is beschikbaar in een speciale publicatie van ‘Appendices Samenwerken aan Onderwijs van Wereldklasse (2019). KPI’s in dit thema werden vastgesteld op:

Alle 115 vaardigheidscursussen Persoonlijke en Professionele Ontwikkeling bij bijna alle faculteiten werden tussen 2019 en 2021 door de studenten integraal positief beoordeeld: minimaal 4,5 uit 6 dan wel 7 tot 8 op een schaal van 10.

Langetermijneffecten op programmaniveau worden geëvalueerd in midterm- en externe evaluaties; door middel van studieresultaten in de afstudeerfase (Erasmus School of Law) en in alumni-onderzoek. Gezien de implementatie plaatsvond over het studiejaar 2019-2020 (gedeeltelijk), 2020-2021 en 2021-2022 (nog niet afgerond) is over de effecten op middellange en lange termijn nog niet veel te zeggen.

In de tabellen persoonlijke en professionele ontwikkeling staat per faculteit een overzicht van alle activiteiten van de faculteiten op dit thema. Deze volgt de opgave van de plannen zoals deze werden ingediend en goedgekeurd in 2019/2020. Ook worden de aanvullende activiteiten van het centrale programma Welzijn weergegeven. Hieronder een samenvatting van de resultaten eind 2021.

De EUR zette voorts in op het persoonlijk welzijn en de persoonlijke ontwikkeling van elke student, ongeacht diens achtergrond of persoonlijke omstandigheden. Zo werd de transitie ingezet van de nadruk op het studiesucces naar het studentsucces.  Subdoelstellingen waren:

• Studentenhuiskamer (KPI)

Het creëren van een laagdrempelige, niet commerciële plek om te socialiseren. Gedurende de lockdown periodes in 2020 en vanaf november 2021 is overgestapt naar online activiteiten, zoals yoga-, game- en filmavonden en diverse buddy-initiatieven. De Living Room bereikte met deze online versie 1600 studenten in 2021 (KPI: 1000). Eind 2021 opende de Living Room haar deuren weer op een centrale plek op campus Woudestein en werden in enkele weken tijd 1400 (KPI:1000) studenten bereikt. Een survey onder 134 studenten gaf aan dat zij de Living Room zeer hoog waarderen en dat de activiteiten van de huiskamer een positieve invloed heeft op hun gevoel van welzijn. 

Het welzijnsplatform op MyEur was in 2020 en 2021 een centrale plek voor studentenwelzijn-initiatieven, voor psycho-educatie en laagdrempelige toegang tot professionele en peer-support. In 2021 is het platform 34.000 keer bezocht. Hiermee voorziet het platform in een duidelijke behoefte. De peer-to-peer chatservice Frisse Gedachtes is sinds 2021 onderdeel van het platform. In 2021 werd deze dienst door honderd studenten gebruikt. De tevredenheid van studenten is goed.

Overzicht KPI Welzijnsplatform en Hulplijn 2020-2021

Het welzijnsplatform op MyEur was in 2020 en 2021 een centrale plek voor studentenwelzijn-initiatieven, voor psycho-educatie en laagdrempelige toegang tot professionele en peer-support. In 2020 werd het platform ?? bezocht, in 2021 is het plat form 34.000 keer bezocht. Hiermee voorziet het platform in een duidelijke behoefte. De peer-to-peer chatservice Frisse Gedachtes is sinds 2021 onderdeel van het platform. In 2021 werd deze dienst door honderd studenten gebruikt. De tevredenheid van studenten is goed.

Op basis van een nulmeting in 2020 zijn in 2021 negentien focusgesprekken gevoerd met docenten, studieadviseurs, psychologen en studenten om met elkaar te evalueren welke diensten op welke wijze beter konden worden georganiseerd en ingevuld voor studenten. Er hebben ontwerpgesprekken plaatsgevonden met de CLI hoe docententrainingen worden aangepast. De uitkomsten worden in 2022 vertaald naar trainingen voor docenten en support-services.

Ook is er een korte animatiefilm gemaakt over de manier waarop je als student je leven in balans kunt houden en gemotiveerd aan je studie kunt werken. Deze animatie wordt vanaf medio 2022 gebruikt bij aanvang van colleges. De animatie verwijst naar een helder overzicht van het complete supportaanbod van de EUR, dat loopt van preventieaanbod (denk aan workshops omgaan met stress of uitstelgedrag) tot peer-to-peer support en online coaching door een studentpsycholoog of een externe professional. Rapportage op KPI volgt in het jaarverslag over 2022.

Voorts is er een rapportage opgesteld als onderbouwing voor het aantal psychologen. Op basis hiervan is bekostigd door andere middelen een extra psycholoog aangesteld. Voorts is er online coaching geïmplementeerd en een huisarts aangesteld.

Overzicht KPI Versterken van support aan studenten 2020-2021

Op het gebied van dataverzameling is begin 2021 de EUR-monitor Studentenwelzijn uitgevoerd. De respondenten (n=4000) scoren bovengemiddeld hoog op stress (67%), angst (70%) en depressie (50%). De uitkomsten van de tweede meting eind 2021 zijn nog niet bekend. De EUR participeerde in 2021 ook in de landelijke monitor Studentenwelzijn (RIVM/Trimbos/GGD-GHOR). De resultaten van de EUR- en landelijke monitor komen overeen en ook binnen de landelijke monitor waren er geen opvallende verschillen tussen de EUR en de andere universiteiten op gebied van studentenwelzijn.

Er is een hoge drempel om stress en falen te bespreken. Daarom zijn in 2021 diverse evenementen georganiseerd om dat te stimuleren. In 2021 is de missie rond studentenwelzijn verspreid via sociale media, de pers, het Welzijnsplatform en via campagnes zoals de Eurekaweek (augustus 2021) en de Studenten Welzijnsweken (juni en november 2021). Eind van het jaar konden de welzijnsweken sinds lange tijd weer live op de campus plaatsvinden. In totaal werden 9700 studenten bereikt.

Missie en Data (KPI)

De innovatiekracht van docenten is door de Community for Learning and Innovation (CLI) ondersteund. CLI ontwikkelde een aanbod voor docenten dat hen in staat stelt continu bezig te zijn met de versterking van de kwaliteit en innovatie van hun onderwijs, en dat docenten de mogelijkheid geeft zich voortdurend aan te passen aan maatschappelijke veranderingen, nieuwe didactische inzichten uit de wetenschap en nieuwe technologische mogelijkheden. Alle subdoelstellingen zijn behaald. Deze waren:

Subdoelstellingen docentprofessionalisering CLI 2019-2021.

Microlabs zijn korte ‘how to’- modules voor EUR-docenten over specifieke onderwijskundige vraagstukken. Doel was om dertig microlabs te ontwikkelen waaraan vijfhonderd docenten deelnamen. In totaal werden 26 microlabs ontwikkeld waaraan 934 docenten deelnamen, waarvan 749 unieke docenten. Tijdens de COVID-crisis konden alle microlabs zeer snel naar een volledig online variant omgezet worden.

Activiteiten met betrekking tot onderwijsinnovatie en digitalisering richtten zich veelal op de gevolgen van de COVID-19. Tijdens de COVID-crisis zijn extra instructiematerialen over onlineonderwijs en toetsen online beschikbaar gemaakt. Ook is ‘teachEUR’, de online ontwerptool voor docenten, opgeleverd. Er zijn diverse interactieve webinars verzorgd, zoals de ‘Online interaction and tool experience’ en ‘Online assessment”. Hieraan hebben in 2020 in totaal 191 docenten deelgenomen.

Doelstelling was twintig actieve fellows per jaar actief te hebben.  In totaal werden negentien fellowships afgerond en bevinden acht fellowshipstrajecten in de eindfase en zijn er elf nog in de researchfase. Het onderzoek van de fellows concentreerde zich vooral rondom het vaardigheidsonderwijs en demotivatie en welbevinden van studenten. Een lijst met onderwerpen is opgenomen in hoofdstuk 11.

Door COVID-19 werden veel trainings- en innovatie activiteiten online uitgevoerd. Het aandeel docenten dat deelnam aan een fellowship of dat een verzoek indiende om een verbetertraject bij de CLI uit te voeren nam af, omdat docenten een hoge werkdruk ervaarden door het omzetten van hun onderwijs naar een online leeromgeving.  . Echter, door de praktische ondersteuning van de learning innovators bij de faculteiten en de vele online-faciliteiten die de CLI bood, vond professionalisering van docenten wel degelijk plaats. De samenwerking leidde onder meer tot:

• Het in snel tempo inrichten van een voorziening voor toetsen op afstand via digitaal toetsen en online proctoring zodat de tentamens doorgang konden vinden.
• Het aanbieden van didactische ondersteuning voor online en onderwijs en toetsing via de LI-teams.

Op 13 december 2021 vond een dialoog plaats met docenten vanuit alle faculteiten onder leiding van een onafhankelijk moderator en in het bijzijn van peers van andere onderwijsinstellingen. Naast een grote tevredenheid over het cursusaanbod dat de CLI biedt, gaven leden van de Community of Practice aan dat er moet worden geïnvesteerd in de tijd die docenten krijgen om een wezenlijke verbinding met studenten aan te gaan. Verder gaf men aan dat de Erasmiaanse waarden voor docenten beter benadrukt zouden kunnen worden.

Persoonlijk en online leren richt zich op het vernieuwen van de online leeromgeving voor studenten zodat zij beter worden uitgedaagd. Innovaties stellen studenten in staat om (a) buiten de campus, in hun eigen tijd, te leren, (b) meer en betere feedback op het leerproces te ontvangen en (c) ervoor te zorgen dat het onderwijs kan worden aangepast aan specifieke leervragen van studenten.

Faculteiten besteden zelf veel aandacht aan het ontwerp van een online leeromgeving, maar de aanjaag- en ontwikkelfunctie van de CLI is cruciaal. Eind 2021 droeg de CLI bij aan tachtig projecten in samenwerking met faculteiten, waarvan 25 nog niet zijn afgerond. Dit gebeurt meestal op verzoek van docenten en de Learning Innovation Teams die een onderwijsonderdeel willen herontwerpen.

De COVID-19-pandemie stelde de oorspronkelijke plannen voor hybride en meer persoonlijk leren in een ander daglicht. Het leidde tot een enorme vlucht van het afstandsonderwijs, waarbij werd geïnvesteerd in hulpmiddelen om de online didactiek bij onderwijs op afstand te versterken. De CLI gaf, naast veel technische ondersteuning, veel workshops, webinars en toolkits mee voor docenten om hun lessen online te geven (zie: Versterken Innovatiekracht van docenten). De doelen ten aanzien van meer gepersonaliseerde leerroutes of een nieuwe opzet van hybride leren, met behulp van bijvoorbeeld serious gaming, bleven door de COVID-19-pandemie meer op de achtergrond. In de komende periode tot aan 2024 zal dit onderwerp een grotere nadruk krijgen.

Resultaten 2019-2020 Persoonlijk en Online leren

Resultaten 2019-2021 Persoonlijk en Online leren

In totaal werden 240 cursussen aangepast (mede door COVID 19) en werden vier projecten met betrekking tot assessment afgesloten (ESSB). De tevredenheid van de studenten is doorgaans redelijk tot goed (3,5 of hoger op een 5-puntenschaal en 7 of hoger op een 10-puntenschaal). De verbeterde cursussen komen beter tegemoet aan de beginsituatie en motivatie van de student, door bijvoorbeeld serious gaming (ESHCC) of adaptieve modules (Erasmus MC) en het tijd en plaats onafhankelijk maken van leren. De kennisclips van de faculteit Economie zijn hier een voorbeeld van. Studenten bereiden het onderwijs thuis voor om zo beter voorbereid te zijn op de werkgroepen. Verder is online tooling gebruikt om studenten in simulaties of (interdisciplinaire) casussen te laten samenwerken (Eshphil).

Eind 2021 werkte CLI mee aan tachtig projecten in samenwerking met faculteiten, waarvan 25 nog niet afgerond zijn. De nieuwe projectronde in 2021 is uitgesteld. Naar aanleiding van een diepgaande evaluatie en gedachtenvorming over onlineonderwijs na COVID-19, zal een nieuw investeringsplan vanaf 2022 worden opgesteld en wordt de ondersteuning hervat. In de overzichten in hoofdstuk 11 staan de verschillende projecten kort beschreven.

In december is een dialoog gevoerd met dertig medewerkers van faculteiten en twee peers van hoger onderwijsinstellingen om de uitkomsten van alle ‘online leren- projecten te duiden. De conclusie was dat het concept van online leren verder moet worden uitgewerkt. De functie van online leren bij kennisoverdracht dient te worden vastgesteld, net als het toepassen van kennis om vraagstukken op te lossen en de persoonlijke vorming van de student. Hierbij is het individueel maken van het onderwijs misschien noodzakelijk, maar het beter doordenken op welke wijze online didactiek kan bijdragen aan betere leeropbrengsten moet voorop staan. De CLI heeft door het uitstellen van projecten middelen kunnen reserveren om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van online leren aan de EUR in de periode 2022-2024. Zij zullen dit doen op basis van een herzien plan naar aanleiding van de midterm-evaluatie.

Impact at the Core begon in 2020 en is gericht op het ontwikkelen van impact-onderwijs, met als belangrijkste doelstelling om in 2024 iedere student in ieder studieprogramma van de EUR tenminste één keer onderwijs aan te bieden,  waarbij samen met direct belanghebbenden van buiten de universiteit gewerkt wordt aan maatschappelijke en/of transitie-vraagstukken. 

Subdoelstellingen voor de periode 2020 en 2021 waren:

• Het ontwikkelen van cursussen, didactische aanpakken en toetsingsvormen binnen de grenzen van de Nederlandse wetgeving en de ambities van de EUR.
• Het betaalbaar en uitvoerbaar ontwerpen van dit onderwijs, gegeven de grote studentenaantallen en de werkdruk van docenten.
• Het onderzoeken en implementeren van instrumenten in de leeromgeving die het impactleren ondersteunen en de kwaliteit van het onderwijs borgen:
  • Een digitaal systeem waarin bedrijven/overheden, docenten en studenten samen projecten kunnen uitvoeren,
  • Docentprofessionalisering (ontwikkelen en aanbieden).
• Kennisdelen in een Community of Practice. Samen met studenten en docenten leren uit de vele experimenten en docenten een mogelijkheid bieden voor intervisie.

KPI Impact at the Core

Er werden in 2020 en 2021 met behulp van het programma Impact at the Core achttien projecten uitgevoerd waar ongeveer 2.000 studenten aan deelnamen. De nadruk lag op het bacheloronderwijs. Voor de periode na 2022 ligt de nadruk meer op het masteronderwijs.

Een korte beschrijving van de projecten is uitgewerkt in onderstaand overzicht. Een uitgebreid overzicht van de projecten en programma’s is als bijlage bij het jaarverslag bijgevoegd.

Erasmus X is een innovatielab dat werkt aan toekomstgericht onderwijs. Dat betekent dat het onderwijs plaats vindt in een omgeving die past bij de persoonlijke voorkeuren van de studenten. In toekomstgericht onderwijs neemt co-creatie een belangrijke plaats in, net als de inzet van opkomende technologieën. Erasmus X heeft drie belangrijke doelen: EdTech verder ontwikkelen, complexe innovaties ontwerpen met externe stakeholders, en het gezamenlijke ontwerpen met studenten (co-creatie).

In 2020 en 2021 had de COVID-19-pandemie een grote invloed op het onderwijs in het algemeen en de Erasmus X-projecten in het bijzonder. Projecten met een sterke co-creatie, waarbij fysieke aanwezigheid noodzakelijk was, kwamen te vervallen. Erasmus X bleek zeer flexibel en innovatief en ontwikkelde in 2020 nieuwe projecten gericht op de omgang met de effecten van COVID-19. Door de inzet van Erasmus X konden studenten toch deel uitmaken van een community en konden studenten samen met Erasmus X nieuwe oplossingen voor hun onderwijs bedenken en uitvoeren. Studenten ontwikkelden samen met Erasmus X een Erasmus Minecraft Campus, een online leeromgeving en didactisch ontwerp voor het Pre Academic Programme (gericht op persoonlijke leiderschapsontwikkeling) en de Erasmus X-minor. Mooie voorbeeldprojecten uit 2021 worden hieronder beschreven.

In 2021 is door de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU), docenten van de Erasmus School of Law en onderwijskundige ondernemers van ErasmusX voor het nieuwe vak Tech*Legal (BA Erasmus School of Law) een volledig nieuwe online omgeving ontwikkeld waar game-based learning als basis is genomen. De 1500 (zowel voltijd als deeltijd-) studenten kunnen in kleine groepen in online virtuele escape rooms of individueel via Canvas het vak volgen en afronden. Dit project is in co-creatie ontwikkeld en ingevoerd met docenten, het Learning en Innovation team van ESL, voltijd en deeltijd studenten en de EUR I- afdeling. De uitkomsten en effecten van het project worden onderzocht en zullen medio 2022 worden gepubliceerd.

In vervolg op het experiment in academisch jaar 2020-2021 is het framework voor programmatisch toetsen in de Minor Future Learing with EdTech doorontwikkeld. Eén van de vragen in 2020-2021 was: ‘Is het programmatisch toetsen model ook bruikbaar binnen faculteiten met een grote studentenpopulatie?’ Om deze vraag over schaalbaarheid te kunnen beantwoorden, ging ErasmusX aan de slag met een herontwerp van het framework, met als resultaat een zogenaamde ‘solo taxonomy framework’. Dit solo framework is in academisch jaar 2021-2022 getest op student-gebruiksvriendelijkheid en zal in 2022-2023 in de nieuwe LDE-CEL minor getoetst worden op schaalbaarheid.

Minecraft Campus and game-based Tech*Legal: ‘’contextual’’ online leren

De Minecraft campus werd in 2020 ontwikkeld en biedt studenten tijdens ‘lockdowns’ de mogelijkheid om sociale en lerende activiteiten te ondernemen. En het doet meer. Het biedt studenten een andere, uitdagende en virtuele leeromgeving waar ze samen leren. In 2021 werd het concept overgenomen door de TU Delft en een aantal hogescholen in Nederland. ErasmusX ontwikkelde voor de EUR het platform verder door. Studenten leerden in een game probleemoplossende vaardigheden ontwikkelen. In 2021 werden 1200 sessies georganiseerd. De gemiddelde gebruiker wandelde niet minder dan een uur over onze online campus. In november 2021 heeft Erasmus X ‘The Best in Class’-prijs voor de beste virtuele campus in ontvangst mogen nemen. De prijs is een initiatief van The Class Foundation en is gericht op het vinden van oplossing voor het gebrek aan studentenhuisvesting. Naast de Minecraft Campus experimenteerde Erasmus X met vergelijkbare online leeromgevingen. Eén van de virtuele omgevingen die zich het beste bleek te lenen voor het onderwijs is het technologische platform Gather Town.

Evidence Based

Momenteel doet Erasmus X onderzoek naar de impact van game-based leren op motivatie van studenten en het effect op leren en de impact van een virtuele leeromgeving op ‘sense of belonging’.

Docent gedreven

Een concrete opbrengst voor de universiteit is dat Erasmus X werkt aan het ontwikkelen van blauwdrukken die met alle faculteiten wordt gedeeld om het game-based learning te stimuleren. De tussentijdse opbrengsten en gameconcepten zijn gedeeld op de CLI bEURs in oktober 2021 en het jaarlijkse LDE-CEL evenement in december 2021. Als spin-off van dit eerste experiment wordt momenteel een cursus voor de master in innovatie bij RSM (Design Doing) ontwikkeld door Erasmus X en mede gecreëerd met studenten in Gather Town. Tot slot hebben op 17 december 2021 ruim 20 docenten van verschillende faculteiten deelgenomen aan een eerste event rondom game-based learning op EUR. In 2022 zullen rondom dit thema meerdere activiteiten worden gehost.

Fail Fast Forward: het belang van falen en veerkracht

Dat falen evengoed informatie oplevert en ook kan helpen bij het streven naar excellentie en goed presteren,  wordt vaak buiten beschouwing gelaten. Om met docenten en studenten in gesprek te gaan over falen en veerkracht heeft Erasmus X een serie workshops gelanceerd waarbij deze thema’s centraal staan. De workshops werden in 2021 vijf keer gegeven. De workshops brengen studenten,  docenten en de academische gemeenschap in gesprek over falen en veerkracht. Deelnemers wisselen praktische tips uit. In 2022 wordt deze workshop minimaal één keer per maand in samenwerking met faculteiten verzorgd. Daarnaast is ErasmusX in samenwerking met ESL en EUC ook bezig met het ontwerpen van een failure/resiliency track binnen de faculteiten en een tutortraining voor de betrokken tutoren en studieadviseurs/ coaches.

Safe Space

Naast het aanjagen van onderwijs gerelateerde innovaties wordt ook gewerkt aan het bevorderen van een innovatieve organisatiecultuur. Een veilige experimenteerruimte is voorwaardelijk voor een innovatieve organisatiecultuur. Zo’n ruimte kent naast fysieke aspecten, zoals de nieuwe fysieke locatie op de Nassaukade in Rotterdam Zuid, ook mentale aspecten, zoals een specifieke mindset waarin falen en veerkracht als essentiële elementen van het leerproces worden beschouwd (zie bijv. de Fail Fast Forward workshops).

This document serves as a short reflection of the HoKa Workgroup of the University Council (UC) regarding the developments of the HoKa investments in the past four years. This reflection is given in the context of the mid-term evaluation of HoKa, which is made in the entire university in different faculties and central levels of the organization. It is important to notice that this document was written by the current members of the HoKa Workgroup of the UC; most of these members started working on HoKa-related themes in the academic year 2021-2022, which means that they were not present in the drafting and establishment of the HoKa related plans of the university. However, they possess a very global view of HoKa by communicating with colleagues, studying the current plans, and discussing with the different teams in charge of managing the investments.

In order to properly reflect on various aspects of the investments, this document is structured in four sections. Firstly, the HoKa Workgroup will give a short global overview of the strengths and weaknesses of the innovation system that comes from HoKa investments. Secondly, there will be a short review of each of the projects that co-create with the HoKa Workgroup (Student Wellbeing, Impact at the Core, and Erasmus X). Thirdly, there will be a commentary of how the Workgroup perceives some of the HoKa-experiences from other participatory bodies at a faculty and program-level. Lastly, some conclusions and recommendations from the HoKa Workgroup will be given.

1. Global overview of the HoKa investments from the HoKa Workgroup

The HoKa Workgroup considers that there are a few advantages and disadvantages to the current scheme in which the investments are set. The current investments have proven to be effective in boosting bottom-up ideas for the improvement of education at EUR. HoKa has united different levels of university participation and management teams on the common goal of making education better. Additionally, the extra funding from the HoKa means has given room for necessary links between faculties at the university, which allows for the emergence of more interdisciplinary education. Lastly, some of the projects have allowed for inexpensive and sustainable initiatives that could continue in the university even without the income of the HoKa funds, as new structures have been founded in the university.

However, the HoKa investments also present a lot of challenges and weaknesses. In order to coordinate different levels of management, there are many bureaucratic needs to fulfill, which makes HoKa projects less flexible than desired due to the time it takes to make changes in the plans. Furthermore, there is uncertainty about the investments of HoKa, as the university is not sure on structural income for HoKa funds. Thus, this uncertainty limits the possibility of some project managers planning educational improvements in the long term that require structural funding. This point aligns with uncertainties over the student growth at EUR, as it appears from the HoKa reporting that only a small fraction of students is being impacted by HoKa while the student population is growing extensively.

Additionally, from a participatory-body perspective, the monitoring of HoKa can be confusing. The HoKa plans were drafted four years ago, and the participation bodies are re-established every academic year with new members. Therefore, there is a lack of continuity in the monitoring of the project, which can lead to contradicting opinions on the best path to achieve the originally drafted goals. Another point of attention is the balance between different staff members being hired through HoKa funds. For instance, there is a question of whether there is enough academic staff and support staff joining the university, or if the staff is more related to managerial positions.

Lastly, one of the most difficult challenges to deal with regarding HoKa is the complexity of measurability on the improvement of quality of education. As there are many factors involved in the experience of education for EUR students, participatory members of different levels of the university have explained that they are unable to determine whether education is directly improving because of HoKa, or if other factors are more influential in boosting the quality of education.

2. Central EUR HoKa Projects

2.1 Student Wellbeing

The project of Student Wellbeing has been developing different sub-projects in the last academic years. There are four subprojects within the Student Wellbeing Program: (1) Student Support Services and Lecturers, (2) E-Platform and Helpline, (3) Student Living Room, and (4) Mission and Data. Overall, the Student Wellbeing Program has worked hard and made progress in most projects but also encountered difficulties (due COVID-19). For example, a chain of care has been mapped out and a video regarding mental wellbeing has been made (Student Support Services and Lecturers). Data collection using the EUR Student Wellbeing Monitor and the online Student Wellbeing Platform is ongoing (E-Platform and Helpline, and Mission and Data). However, the project team had trouble with finding a suitable location with good visibility on campus Woudestein for the Student Living Room.

The University Council representatives meet with the Student Wellbeing project team approximately twice a month. During these meetings the project leads give updates on the subprojects and there is time for discussion with and input from the representatives. The workgroup believes that their input and questions are appreciated. However, there are some concerns regarding the communication with the project team and procedure outside of the meetings. The reason for this was when a topic concerning Student Wellbeing was put on the UC's agenda (i.e., voting on Living Room switching locations with UC office) without the workgroup being informed by the project team beforehand. As a consequence, the workgroup felt somewhat left out and unprepared. After discussing this with the project team, the workgroup feels confident in the collaboration between the UC and the Student Wellbeing project team in the future, as long as we are informed on time.

The workgroup sees immense potential in the Student Wellbeing project, in particular in LiveVersity and the career service. Therefore, the workgroup would like to suggest the Student Wellbeing program to explore a possible collaboration between the Living Room and LiveVersity (wellbeing courses) and career services (workshops). This will not only distinguish the Living Room from more general study spaces, but also increase visibility of the Personal Professional Development of Students projects

2.2 Impact at the Core

In the past two years, much has already been achieved in the Impact at the Core project. Educational innovations that fall under this project have been initiated in programs at almost all schools at EUR. These innovations cover a wide range of possible ways to implement the idea of having students work on actual challenging problems in modern society. Additionally, through workshops/meetings, the project team has reached out to members of the Erasmus community who are interested in the topic of creating impact. During these meetings participants were informed about innovations, but they were also asked for their own ideas, which stimulates involvement and enables the possibility of co-creation. Furthermore, important practical matters have been arranged to facilitate the involvement of external stakeholders, such as the contract with Riipen and cooperation with Erasmus Verbindt.

The University Council is satisfied with the way it has been involved in the project. The UC regularly received updates on various aspects of the project. Discussions have always been open with enough room for the Council to ask (critical) questions, express opinions and suggest ideas. In short, the UC is positive about the project so far. For the coming two years, the Council sees five main challenges related to the project. Firstly, the project has been successful in providing support to the schools through its learning innovators and project officers. While there is a growing demand for such support, the capacity for providing it is limited and not easily increased with the current labor market. This may threaten the number of educational innovations that can successfully be implemented. Secondly, a proper assessment for impact-related education is a challenge in itself, and it requires the development of tools and training for lecturers.

Thirdly, the UC is aware that the evaluation of the effectiveness of the various innovations still must take place. Yet, the Council is looking forward to the results of these evaluations and expect them to be based (among other things) on solid academic research. Fourthly, while almost all schools have educational innovations underway that fall under Impact at the Core, some schools are more involved than others. Ideally, all the schools would make a clear commitment and show willingness to exchange experiences and ideas. Only in this way, the projects can have an EUR-wide impact in the longer term. Lastly, the workshops/meetings appear to attract relatively few students and their perspective may be lacking during the development of innovations. More involvement of students could enhance the effectiveness of the whole project.

2.3 Erasmus X

Looking at EURx’ current progress through the light of the mission statement, vision and goals from the Transformation Map document, judging from the experiences and observations of the representatives, the outlook to meet the goals is rather positive. Given the limitations of possible ending of HoKa financing in the coming years, EURx is prepared to create long-lasting changes and value for the Erasmian community. Over the coming years, EURx is set to increase spending on developing university innovation culture and develop knowledge for the organization. Given the limitations, EURx is not set to start new projects, but develop ones that are already being developed or in the pipeline. Furthermore, UC representatives are positive about the prospects of the new location in the South of Rotterdam, as it has the potential to become a hub connecting Rotterdam youth and societal partners to create value for both Rotterdam and Erasmian communities in an engaging way. The location can be a valuable bridge between the university in the North of the city with the diverse and vibrant community in Rotterdam South.

The representatives of the HoKa Workgroup meet twice a month with EURx management team. The first sessions were aimed at presenting the representatives with the projects and progress of EURx. Over this period, members of the Council visited the Minecraft campus during a scavenger hunt and were present at the unofficial opening of the location of EURx in the Southern part of Rotterdam. The last meetings with EURx were centered on the budget, where the UC representatives had extensive time to ask questions and give feedback on their concerns about the budget and discuss it with the taskforce and the whole University Council. After their questions were answered, the UC members recommended to their colleagues the consent on the Budget of the project.

3. Experiences of other Participatory Bodies

The HoKa Workgroup has been in direct contact with various participatory bodies at the university to discuss the status of the HoKa funds. From the different discussions, the Workgroup can identify various points of concern coming from the decentralized representatives. Among them, it is possible to recognize some bureaucratic issues arising from the complicated institutional system behind HoKa; participatory bodies have trouble finding the correct channels to apply to innovation-related grants. Additionally, the participatory bodies explained that they perceive a lack of transparency when it comes to the overview of HoKa projects. Some faculties have experienced difficulties contacting their L&I representatives, as well as the CLI.

Furthermore, the setting in which HoKa is established hampers the continuity in the monitoring of the projects from participation, as council and program committee members change every one or two years. The COVIDpandemic has also set important challenges for the decentralized investments of HoKa. As plans were set in pre-pandemic time, their adaptation has been complex during the pandemic. In conclusion, although the HoKa funds have been able to provide a boost to some program-related initiatives, it is difficult to see the progress of the activities due to bureaucratic, practical, and pandemic-related reasons.

4. Recommendations

- The university should provide adequate & systematic training for new members of participatory bodies on HoKa.

- The university should plan discussion on what will happen when there are no more HoKa funds within all levels of the institution.

- EUR should aim for the embedment of different HoKa projects within the structural funds of the university due to the uncertainty over the continuity of HoKa.

- The different L&I representatives should facilitate flexibility in the adjustment of HoKa projects.

- The university should facilitate channels of discussion in order to boost exchange between different levels of management and participation, as well as cooperation between faculties.