Hoofdstuk 6 De EUR - veelzijdige community met een verbindende missie

Met meer dan 650 vacatures in 2022 heeft Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) een groot aantal nieuwe collega’s mogen verwelkomen in de EUR-community. Ze werden welkom geheten via het centrale onboarding programma. Dankzij verschillende activiteiten bij de organisatieonderdelen kunnen zij hun collega’s snel leren kennen. Met een uitstekend aanbod aan faciliteiten op de campus, waaronder het nieuwe sportcentrum, de kinderopvang, en ons Food Plaza, biedt EUR niet enkel een professionele, maar ook een erg prettige werkomgeving en stimuleren we een gezonde work-life balance.

Met Employer Branding zetten we de EUR als werkgever in het spotlicht. We zetten de verhalen van medewerkers centraal in een serie pakkende video’s en testimonials waarin onze Erasmians de kijker meenemen in het werken bij de EUR. 

Op het gebied van werving en selectie zijn er daarnaast verschillende ontwikkelingen doorgevoerd om medewerkers optimaal te ondersteunen. Met de introductie van een applicant tracking system voor EUR zijn veel administratieve handelingen geautomatiseerd en kunnen selectiecommissies eenvoudig structuur creëren. De intern ontwikkelde Recruitment & Selection 101 training helpt de vacaturehouders en selectiecommissieleden bij het inclusief werven en selecteren en biedt daar concrete tools voor. De nieuwe recruiters ontzorgen en ondersteunen verschillende leidinggevenden bij hun wervingsuitdagingen. Met de invoering van het nieuwe werving- en selectiebeleid creëert EUR daarnaast niet alleen een ‘great place to work’ voor huidige medewerkers, maar zet ook in op een uitstekende ervaring voor de duizenden sollicitanten die EUR ieder jaar mag ontvangen. 

Om de ambitie van de EUR met betrekking tot ‘Creating Positive Societal Impact’ een succes te maken, is het van belang om het huidige systeem voor het erkennen en waarderen van wetenschappelijk personeel te moderniseren. In het systeem moet ruimte komen voor de grote diversiteit aan kwaliteiten en activiteiten van academische staf op het vlak van onderwijs, onderzoek, impact, leiderschap/management en patiëntenzorg.

Sinds de publicatie van het position paper ‘Ruimte voor ieders talent: naar een nieuwe balans in het erkennen en waarderen van wetenschappers’ zet de EUR in op het verbeteren van de academische omgeving door het creëren van een inclusieve, open en transparante cultuur en systemen voor het erkennen, waarderen en belonen van diverse aspecten van academisch werk. 

Vanaf mei 2020 is op centraal niveau een programmateam actief dat samen met de faculteiten en diensten zoals Human Resource (HR), Erasmus Research Services (ERS) en Academische Zaken (AZ) stappen zet om Erkennen & Waarderen te ontwikkelen en te implementeren. In 2021 heeft dit onder andere geleid tot de vorming en formalisering van het EUR Framework voor Erkennen & Waarderen. Aan de hand van de belangrijkste thema’s in dit raamwerk (het creëren van positieve maatschappelijke impact, het inzetten op gedifferentieerde loopbaanpaden en team science en het versterken van academisch leiderschap) zetten verschillende faculteiten en diensten in 2022 verdere stappen.

Zo ontwikkelden, formaliseerden en implementeerden twee faculteiten inmiddels gedifferentieerde loopbaanpaden, waarbij academische staf op UD- en UHD-niveau kunnen aangeven of zij graag een accent leggen op onderwijs, onderzoek, impact of leiderschap/management. Eén van de faculteiten heeft ook de stap gezet naar een sterkere focus op team/wetenschap. Daarnaast wordt er in twee faculteiten op een andere wijze vormgegeven aan de jaarlijkse Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken (R&O).

Het is goed te zien dat het EUR Framework ruimte biedt voor de faculteiten om het gedachtengoed van Erkennen & Waarderen te vormen naar hun eigen cultuur en discipline: één van de faculteiten vraagt de academische staf om een narratief te schrijven waarin zij niet alleen weergeven wat ze hebben gedaan, maar vooral ook waaróm ze dat hebben gedaan, wat hun bijdrage daaraan is geweest en wat het hen en de omgeving heeft opgeleverd. De andere faculteit stapte over op waarderingsgesprekken waarbij de medewerker meer ruimte heeft om de frequentie en inhoud van de gesprekken te bepalen. Ook binnen de andere faculteiten ontstaat steeds meer beweging met betrekking tot Erkennen & Waarderen: promotiecriteria worden herzien, er wordt steeds vaker een narratief gebruikt bij verzoeken tot promotie, pilots met betrekking tot team science worden opgezet (ARIA pilot), er wordt nagedacht over het door ontwikkelen van het Hoogleraren- en PhD-beleid en strategische personeelsplanning wordt ontwikkeld.

Ook binnen de diensten worden diverse stappen gezet met betrekking tot Erkennen & Waarderen. Bij HR is onder andere een projectleider leiderschap en een projectleider R&O gestart. Zij zetten actief in op het ontwikkelen en implementeren van nieuwe leiderschapstrajecten en het vernieuwen van het EUR-brede R&O beleid. In beide projecten zal het gedachtengoed van Erkennen & Waarderen sterk worden verweven. Ook in relatie tot AZ en ERS wordt sterk ingezet op het verweven van Erkennen & Waarderen in de lopende ontwikkelingen, bijvoorbeeld met betrekking tot de sectorplannen en de starters- en stimuleringsbeurzen. Daarnaast heeft de EUR, net als veel andere universiteiten, de ‘Agreement on Reforming Research Assessment’ ondertekend, waarmee zij zich committeert aan het anders evalueren en beoordelen van onderzoeksactiviteiten en -resultaten.

Het belang van Erkennen & Waarderen wordt door de EUR extra benadrukt door meer middelen vrij te maken voor de verdere ontwikkeling en implementatie. Waar het programmateam op centraal niveau eerst vrij klein was, staat er nu een stevig team dat actief het contact zoekt met de faculteiten om hen te inspireren, adviseren en te ondersteunen. Dit betreft niet alleen beleids- en projectmedewerkers, maar ook twee mid-career academici die Erkennen & Waarderen verder willen brengen. Daarnaast wordt sinds eind 2022 ingezet op een bottom-up beweging om de bredere EUR-community bekend te maken met Erkennen & Waarderen. Het gaat tenslotte om hun loopbaan en carrière en het is belangrijk om hen actief bij deze complexe cultuurverandering te betrekken.

Diversiteit en inclusie (D&I) zijn goed ingebed in de huidige strategie van de EUR om positieve maatschappelijke effecten te creëren. Bij de EUR wordt onder 'diversiteit' zowel zichtbare (bijvoorbeeld geslacht, leeftijd, ras) als onzichtbare (bijvoorbeeld seksuele geaardheid, functiebeperking, academisch profiel) diversiteitskenmerken verstaan en staat inclusie voor het zich volledig kunnen uiten en tegelijkertijd het gevoel hebben deel uit te maken van het team. Als de EUR inclusiever wordt, wordt ze ook diverser. In het werk is er oog voor en wordt er gewerkt aan de hele cyclus van HR-processen, inclusief aantrekken, behouden, bevorderen en verlaten, gericht op systeemveranderingen als belangrijkste motor voorverandering – ook in relatie tot Erkennen & Waarderen en Leiderschapsontwikkeling.

Het werk in 2022 kan worden samengevat in drie onderdelen:

1. Evenementen en beleid ter ondersteuning van D&I onder werknemers

Tijdens de Dag van de Professionele Dienstverlening werd het evenement 'Library of People' gehouden door de universiteitsbibliotheek, het bureau voor diversiteit en inclusie en HR. Tijdens deze dag konden medewerkers een persoon met een uniek verhaal 'lenen'. Het doel van de ontmoeting was een open dialoog tussen medewerkers en inzicht in elkaars ervaringen en opvattingen.

Om het bewustzijn van pluraliteit van genders te vergroten, worden medewerkers sinds 2022 ondersteund bij het kenbaar maken van hun geslacht in hun e-mail Outlook-handtekening.

De EUR blijft medewerkers ondersteunen om werk en gezin optimaal te combineren. Dat gebeurt onder meer door vrijstelling van onderwijs of onderzoek na zwangerschap, 100% van het salaris betalen tijdens verlengd geboorteverlof voor partners (UWV dekt 70% van het salaris en EUR compenseert de overige 30%) en het bekendmaken van faciliteiten en rechten voor mantelzorgers in een gezinsvriendelijke brochure (over bijvoorbeeld de work-life-balance coaches).

2. Kennis delen en advies geven in interne en externe netwerken

De EUR vindt het erg belangrijk om ervaringen en kennis te delen met externe partijen. Dat gebeurt door deel te nemen aan bijvoorbeeld bijeenkomsten van het Landelijke Netwerk Vrouwelijke Hoogleraren (LNVH) waar HR-beleidsadviseurs van alle andere Nederlandse universiteiten en UMC's aanwezig zijn. Ook is EUR aangesloten bij het Women INC incubators netwerk, een netwerk voorlopers op het gebied van diversiteit en inclusie. In 2022 werd EUR ook lid van Workplace Pride, een stichting die zich inzet voor de verbetering van het leven van lesbische, homoseksuele, biseksuele, transgender, intersekse en queer-personen in organisaties. EUR-medewerkers namen samen met de studentenorganisatie Erasmus Pride en andere bondgenoten deel aan Rotterdam Pride Pink Saturday. Er werden verder een rondetafelgesprek en twee evenementen georganiseerd voor LGBTQI+ medewerkers en bondgenoten. Daarnaast werd QuEUR opgericht, het medewerkersnetwerk voor LGBTQI+ medewerkers en bondgenoten.

EUR neemt deel aan nationale symposia (bijvoorbeeld de ECHO-top over kansen voor inclusiever hoger onderwijs, waar input werd gedeeld over een integrale aanpak van D&I, bestaande uit onder meer outreach, inclusief onderzoek en HR) en evenementen en wisselt kennis uit met andere Nederlandse universiteiten en andere organisaties. Op deze manier deelt de EUR haar goede praktijkvoorbeelden met externe partijen en ontvangt ze feedback en inzichten. Intern wordt bij HR-gerelateerde ontwikkelingen, zoals leiderschap, erkenning en beloning, prestaties en ontwikkeling, rekening gehouden met D&I.

Het Diversity and Inclusion Office ontving een Erasmus+ financiering van de EU voor het nieuwe netwerk Inclusion, Diversity, Equity, Access (IDEA) van Oost Europese universiteiten. Het doel is om ervaringen en expertise op het gebied van diversiteit en inclusie uit te wisselen, om te leren, te groeien en op elkaars ervaringen voort te bouwen.

3. Monitoring

De EUR heeft in 2025 minstens 25% vrouwelijke hoogleraren, zo is met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) overeengekomen. Dit doel is in 2022 bereikt. Voor 2025 is het streefcijfers van 35% vastgesteld. Gezien de samenstelling van de medewerkers zijn er faculteit- specifieke doelen vastgesteld. De genderdiversiteit in de hogere echelons van de organisatie is gevolgd. 

Ook de samenstelling van de benoemingsadviescommissies (BAC) is onderzocht, evenals de benoemde hoogleraren van de jaren 2017 tot en met 2021. Enkele van de belangrijkste bevindingen zijn dat de verhouding man-vrouw onder benoemde hoogleraren evenwichtiger is geworden, terwijl leerstoelen met bijzondere aanstelling een curvi lineaire trend vertonen; hoogleraren zijn van vergelijkbare leeftijd op het moment van benoeming en hebben een vergelijkbare contractomvang. De overgrote meerderheid van de benoemingen gebeurde via een gesloten procedure (77% voor hoogleraren en 87% voor leerstoelen met bijzondere benoeming). De laatste jaren is er meer genderdiversiteit binnen de BAC's, hoewel de commissievoorzitters overwegend mannen zijn (79%).

De EUR is een aantrekkelijke werkgever voor internationaal academisch talent. Ruim een kwart van het personeel heeft de niet-Nederlandse nationaliteit en het aantal blijft gestaag groeien.

Voor wat betreft de processen is er in voorgaande jaren een stevige basis gelegd, waarop is voortgebouwd. Zo was er in 2022 de ruimte om in te zetten op verbeterde informatievoorziening aan internationale medewerkers. De activiteiten voor een zachte landing en warm welkom zijn ook in 2022 voortvarend aangeboden, waarbij een vermelding van het succesvolle dual career programma op haar plaats is met een 100% succesratio.

Aantal internationale medewerkers

De groei van het aantal internationale stafmedewerkers houdt gelijke tred met voorgaande jaren: van 785 naar 825 medewerkers, dat is 23% van de totale aantal mensen met een dienstverband. 

Voor het beeld is het belangrijk om ook de medewerkers mee te tellen die aan de EUR verbonden zijn zonder dienstverband. Ze doen hun werk op basis van een beurs, uitwisseling, uitzendbureau of detachering. Van deze groep heeft 35% (1034 personen) een niet-Nederlandse nationaliteit. Het aantal internationale medewerkers met een dienstverband binnen het wetenschappelijk personeel is bij een aantal faculteiten aanzienlijk.

De informatievoorziening is volledig herzien en geactualiseerd. Nieuwe internationale medewerkers kunnen nu op een webpagina terecht met algemene informatie over werken bij de EUR. Bij een aanbiedingsbrief wordt een uitgebreide brochure gevoegd waarin het proces in meer detail wordt toegelicht, inclusief aandachtspunten voor de medewerker en hoe de EUR kan ondersteunen. Eenmaal aangenomen, biedt de vernieuwde intranetpagina antwoord op allerhande vragen. Ook wordt er aan nieuwe medewerkers, in het kader van het proces van onboarding, een informatiedag aangeboden, waarin ruimte is voor allerlei praktische vragen. De bestaande manieren om persoonlijke vragen te stellen, blijven overigens beschikbaar.

Zachte landing en warm welkom

Ook in 2022 is veel energie gestoken in het thuis laten voelen van internationale medewerkers. 263 personen hebben deelgenomen aan een of meerdere sociale activiteiten die voor alle internationale staf zijn georganiseerd. In totaal zijn er 21 activiteiten georganiseerd, waaronder een bezoek aan de Biesbosch, de Keukenhof, het Klimbos en de Kunsthal.

Belangrijk bij een goede start in een nieuw land is ook dat een meereizende partner het naar de zin heeft. De EUR biedt een succesvol dual career programma aan en doet dat samen met TU Delft en Universiteit Leiden. Er deden dertien partners mee aan dat programma, ze vonden allemaal binnen de daarvoor gestelde periode van twaalf maanden een baan.   

In het kader van de Participatiewet zijn in 2022 ruim 70,15 banen ingevuld van ieder 25,5 uur door mensen uit de doelgroep Banenafspraak. Dit is 61,22% van de afgesproken 114,6 banen. De doelstelling voor 2022, het creëren van 114,6 banen, is helaas niet gehaald, omdat contracten niet altijd werden verlengd door uitlopende redenen. Ook is het aanbod van kandidaten verminderd en sloten vraag- en aanbod niet altijd op elkaar aan. Toch zijn er ten opzichte van vorig jaar 13,1 banen bij gekomen voor mensen met een arbeidsbeperking binnen de EUR. In het jaar ervoor waren er negen banen bijgekomen. Concluderend betekent dit dat er in 2022 meer banen voor deze doelgroep zijn gecreëerd dan in 2021.

Dat is gelukt door in te zetten op individuele plaatsingen binnen de organisatieonderdelen. Daarnaast is de focus verbreed, door plaatsingen via collectieve baanrealisatie en door een verdere samenwerking wat betreft de baanrealisatie via inkoop en Social Return. Die banen tellen vooralsnog echter niet mee voor de quotumheffing. Ook is er sprake van een verbreding van de doelgroep: statushouders die via de praktijkroute instromen, tellen ook mee. Ambassadeurs binnen verschillende organisatieonderdelen onderzoeken of er plekken zijn waar iemand uit de Participatiewet kan beginnen.

Net als in 2021 zijn er trainingen aangeboden ter ondersteuning van begeleiders en leidinggevenden van medewerkers met een arbeidsbeperking. Tijdens deze training worden onder meer theorieën, praktijkvoorbeelden en hulpmiddelen aangeboden om (nieuwe) medewerkers vanuit de banenafspraak goed te kunnen begeleiden in hun baan. Zeventien deelnemers behaalden het certificaat van de training. 

Training- en OntwikkelPlatform (TOP)

Het Training- en OntwikkelPlatform (TOP) organiseerde veertig trainingen, variërend van loopbaantrainingen tot en met leiderschapsprogramma’s. Deze trainingen zijn in totaal door 307 deelnemers bezocht. Daarnaast bood TOP de onlinetrainingen van GoodHabitz aan. In 2021 hebben 292 deelnemers gebruik gemaakt van de onlinetrainingen. Er zijn 99 certificaten behaald. De meeste studietijd werd besteed aan de trainingen Lean, Excel en Informatiebeveiliging

Leiderschapsontwikkeling

In de huidige strategische periode is leiderschapsontwikkeling bij EUR een continu proces. Er waren diverse ontwikkelingen, waaronder de voortzetting van de Executive Management Meetings en de heidagen voor directeuren bedrijfsvoering. Leidinggevenden blijven zich ontwikkelen door het volgen van verschillende trainingen uit het TOP-opleidingsaanbod, waaronder:

• Persoonlijk Leiderschap;
• Leidinggeven aan professionals;
• Leadership in Academia;
• Senior Leadership in Academia.

In augustus 2022 is de programmamanager leiderschapsontwikkeling gestart. Na uitgebreid onderzoek naar wat nodig is voor het bevorderen van leiderschapsontwikkeling is een programmaplan opgesteld. Het Erasmiaans Leiderschapsprofiel is verder ontwikkeld en een stuurgroep en commissie zijn ingesteld om het programma uit te voeren. Drie werkstromen zijn gevormd:

1. visie, beleid en leiderschapsprofiel ontwikkeling;

2. uitbreiding van het opleidingsportfolio voor leiderschap bij de EUR (leerlijnen);

3. op opzet van communities of practice voor het leiderschap bij de EUR.

De samenwerking met het programma Erkennen & Waarderen bij de EUR en met de Universiteiten van Nederland (UNL), die ook een specifieke leiderschapscommissie kent, kreeg verder vorm.

Academisch Leiderschap

In co-creatie met de faculteiten is een vernieuwd leiderschapsprogramma ontwikkeld met de naam ‘Leadership in Academia’. Dit programma begon in het najaar met negentien universitair docenten en hoofddocenten. Het is een intensief en inspirerend programma waarin leiderschapsvaardigheden verder ontwikkeld worden.

Ook het programma Senior Leadership in Academia had twee keer plaats, eveneens met negentien deelnemers. Het is een leiderschapsprogramma op maat voor hoogleraren die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van een afdeling, sectie of team.

Share Your Knowledge week

Begin april organiseerde het Learning & Career Centre binnen HR samen met TOP de jaarlijkse Share Your Knowledge Week. Collega’s gaven korte informele workshops voor elkaar en deelden zo kennis en ervaring. De collega’s ontmoetten elkaar hierdoor in een andere setting dan gebruikelijk, breidden hun netwerk uit en leerden van elkaar.

In 2022 werden er in de Share Your Knowledge Week 25 workshops gehouden. Het aanbod was divers, variërend van ‘Academic writing in English’ via ‘How to pitch an idea’ tot ‘Een introductie in mindfulness’. 375 medewerkers schreven zich in.

LDE traineeship

Het LDE traineeship is een tweejarig traineeship, van de Universiteit Leiden, de Technische Universiteit Delft en de EUR. In september 2022 ging de negende lichting met zes eerstejaars trainees van start met een opdracht binnen de EUR. Daarnaast startten er vier tweedejaars trainees bij de EUR. Ze rouleerden vanuit een opdracht binnen Leiden of Delft. De werving en selectie is verzorgd met behulp van het externe bureau BMC en het opleidingsprogramma werd onder andere verzorgd door De Baak.

Loopbaanbegeleiding

De medewerkers van de EUR schakelden in 2022 regelmatig de (kosteloze) begeleiding in van loopbaanprofessionals. Dat deden ze om een volgende stap in hun loopbaan te zetten, om meer helderheid over een keuze te krijgen of om ondersteund te worden bij persoonlijke groei en ontwikkeling.

Medewerkers kunnen hiervoor terecht bij twee interne Career Coaches. Deze coaches zijn Register Loopbaanprofessionals (Noloc gecertificeerd). Naast individuele coaching, geven zij workshops en trainingen. In 2022 droegen de Career Coaches ook bij aan onder meer de verbetering van coachprocessen, professionalisering van loopbaaninstrumenten, verbetering van de inkoopstrategie voor coaching en monitoring van coachtrajecten, ten behoeve van managementinformatie en beleidsontwikkeling.

Het doel van de loopbaanbegeleiding die de EUR biedt is bijdragen aan Duurzame Inzetbaarheid en medewerkers ‘Fit for the Future’ te maken en houden en hen met werkplezier, bevlogenheid en vitaliteit hun functie kunnen laten uitoefenen. Onderdeel daarvan is dat de juiste persoon op de juiste plek zit en dat onnodige uitval of vroegtijdig vertrek wordt voorkomen of beperkt.

De Career Coaches rondden 98 trajecten met succes af. Dit vertaalt zich in bijvoorbeeld een andere baan binnen of buiten de EUR. Medewerkers geven aan dat ze concrete acties ondernemen ten gunste van hun loopbaan, zoals het uitbreiden en inzetten van hun netwerk. Een ander positief resultaat is dat de medewerkers meer zelfvertrouwen ervaren dankzij de coaching (bron: Qualtrics). Zowel wetenschappelijk personeel (51,5%) als professional services staff (48,5%) maakten gebruik van de diensten van de Career Coaches.

Career Week

De Career Week is een jaarlijks terugkerend evenement. Een week lang worden er workshops, trainingen en activiteiten gehouden die in het teken staan van loopbaanontwikkeling. In 2022 bestond het programma uit 22 activiteiten, waaronder career coaching, een netwerkevenement en diverse workshops zoals Playful Work Design, De kracht van 50+, Staff Exchange en Onderhandelen. In totaal bezochten 371 collega’s de Career Week. Ze beoordeelden de week met rapportcijfer 8,2.

Als onderdeel van de Career Week is een carrièredag gehouden voor promovendi, de PhD Career Day. Deze dag bestond uit een plenaire opening en vier workshops: Building a Career Outside Academia, Building an Academic CV, Career Planning en Developing Your Online Identity. De PhD Career Day werd bezocht door 112 promovendi.

Job2job

Als goed werkgever biedt de Erasmus Universiteit ondersteuning gedurende de volledige employee journey. De afdeling Job2job sluit hierop aan in de rol van katalysator van hun loopbaandoorstart.

De afdeling Job2Job ondersteunt en begeleidt medewerkers naar nieuw werk als een contract binnen zes maanden afloopt (van werk naar werk, VWNW). De afdeling is er verder voor ex-medewerkers vanuit WW re-integratie en medewerkers die vanuit verzuim hun werk niet meer kunnen uitoefenen. De casemanagers van Job2Job bieden de kandidaten een traject op maat. Zij coachen op individuele basis en bemiddelen de kandidaten bij het vinden van werk binnen en buiten de universiteit. Jaarlijks ontvangt de afdeling Job2Job ongeveer 130 aanmeldingen.

In 2022 waren er 121 actieve trajecten met medewerkers van de EUR. Daarvan hadden er negentig een werkeloosheidsuitkering, 21 waren lid van de ‘Van werk naar werk-pool’ en tien volgden een zogeheten verzuimtraject.

Het recht op werkeloosheidsuitkering loopt voor oud-medewerkers maximaal twee jaar door. Wanneer oud-medewerkers een baan vinden door de hulp van Job2job, stopt de betreffende uitkering, waardoor er minder kosten zijn op dit gebied. In 2022 is zo € 330.336,55 minder uitgegeven aan werkloosheidsuitkeringen. 

Faciliteiten en voorzieningen

De informatie over gezond en veilig werken is op het intranet, MyEUR, geplaatst. Maandelijks publiceert HR nieuwsbrieven voor alle medewerkers, inclusief leidinggevenden. Hierin wordt informatie gegeven over hybride werken en beschikbare faciliteiten ter bevordering van de gezondheid van medewerkers. In 2022 zijn er door HR tien nieuwsbrieven gepubliceerd.

In 2022 is er 131.223 keer een HR-pagina op het intranet bezocht. Dat is 9.8% minder dan in 2021. Gedurende de laatste coronalockdown begin 2022 was het aantal bezoeken het hoogst.

De in 2021 door de cao-partijen afgesproken tegemoetkoming voor het thuiswerken bleef ook in 2022 van kracht: € 2,- per thuiswerkdag en € 25,- per maand internetvergoeding pro rato naar dienstverband.

De eerder geregelde mentale ondersteuningsbronnen bleven in 2022 beschikbaar. Zo kan iedere medewerker en iedere gastmedewerker bijvoorbeeld zo vaak als nodig consulten inplannen met een gekwalificeerde psycholoog van OpenUp. Daarnaast kunnen alle medewerkers zonder tussenkomst van leidinggevende een afspraak maken met een aantal geselecteerde work-life balance coaches om te werken aan een betere werk-privé balans. Ook is (preventieve) ondersteuning vanuit de bedrijfsartsen en bedrijfsmaatschappelijk werk kosteloos voor alle medewerkers beschikbaar.

Sociale veiligheid

Sociale veiligheid is een basisvoorwaarde voor mensen om te kunnen werken, te kunnen leren, een bijdrage te leveren en zich te ontwikkelen. Zonder sociale veiligheid kan de EUR haar ambitie om positieve sociale impact te creëren niet waarmaken. Hier is de afgelopen jaren dan ook intensief op ingezet. Naast de ontwikkeling van de integriteitscode, die gaat over het beoogde gedrag van medewerkers en studenten, is er een breed stelsel aan maatregelen om een veilig werk- en leerklimaat te waarborgen. De integriteitscode bevat regelingen op het gebied van organisatie en van wetenschappelijke en intermenselijke contacten. In dit stelsel zijn diverse functionarissen werkzaam die zich voor student en medewerker inzetten. Dat zijn bijvoorbeeld vertrouwenspersonen, bedrijfsmaatschappelijk werkers, studieadviseurs, bedrijfsartsen, diversity-officers, studentendecanen, HR-businesspartners, HR -adviseurs, psychologen en een ombudsfunctionaris. Binnen dit stelsel zijn ook procedures en regelingen opgesteld, waaronder de klachtenregeling ongewenst gedrag, en wordt er gewerkt aan verbeteringen om het melden van incidenten zo toegankelijk en laagdrempelig mogelijk te maken.

Het onderwerp sociale veiligheid is onderdeel van ontwikkeltrajecten voor leiderschap en teams en wordt via de Erasmian Values verder uitgewerkt.

Klachtbehandeling

Iedereen kan een klacht indienen over gedragingen op de universiteit. Veel klachten kunnen in onderling overleg worden opgelost. Het College van Bestuur (CvB) nodigt iedereen van de universitaire gemeenschap uit ontevredenheid bespreekbaar te maken. Wanneer dit niet leidt tot een oplossing of wanneer het moeilijk is een klacht bespreekbaar te maken, kan een beroep gedaan worden op een vertrouwenspersoon van de universiteit.

Een vertrouwenspersoon luistert naar de klacht en geeft informatie over mogelijke vervolgstappen. Een vertrouwenspersoon heeft een specifieke taak als het gaat om ongewenst gedrag en biedt begeleiding bij het vinden van een oplossing. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de EUR: https://www.eur.nl/onderwijs/praktische-zaken/begeleiding-advies/vertrouwenspersoon.

Als een klacht niet in overleg kan worden opgelost, kan die worden onderzocht door een van de klachtadviescommissies van de universiteit. De universiteit heeft, afhankelijk van het onderwerp van de klacht, verschillende klachtadviescommissies die klachten onderzoeken, partijen horen en het College van Bestuur adviseren.  Een klachtadviescommissie is samengesteld uit overwegend externe voorzitters en leden.

Uiteindelijk neemt het CvB een beslissing over de klacht. Het college doet dat met in achtneming van de verslagen van de hoorzittingen en het advies van de klachtadviescommissie. Meer informatie over de rechtsbeschermingscommissies is te vinden op de website van de EUR: https://www.eur.nl/over-de-eur/organisatie-en-bestuur/juridische-zaken/legal-protection#overzicht-rechtsbeschermingscommissies-en-colleges.

Ombudsfunctionaris en Netwerk Vertrouwenspersonen

Een extern bureau voerde eind 2021 een evaluatie uit naar de pilots Ombudsfunctionaris en Netwerk Vertrouwenspersonen. Dit rapport is in 2022 gedeeld en besproken met de organisatie. Samen met de publicatie van het KNAW-rapport ‘Sociale Veiligheid in de Nederlandse Wetenschap’ is dit de input voor een integraal plan op Sociale Veiligheid, waar de EUR de komende jaren aan zal werken.

In 2019 werd de rol van ombudsfunctionaris bij de EUR voor het eerst ingevuld. Na het vertrek van de zittende ombudsfunctionaris in maart 2022 kon er niet direct een opvolger gevonden worden en werd de ombudsfunctionaris van het Erasmus MC, tijdelijk ook beschikbaar voor EUR-medewerkers en studenten. In 2022 is een nieuwe ombudsfunctionaris geworven; de functie is per 1 januari 2023 weer ingevuld.

Safe@EUR

Safe@EUR wordt een meld- en informatiepunt waar studenten, medewerkers en bezoekers terecht kunnen met meldingen en vragen met betrekking tot zorgwekkend en ongewenst gedrag. De eerste stappen om tot Safe@EUR te komen, zijn in 2022 gezet. Safe@EUR gaat zich inzetten voor een veilige en gastvrije universiteit. Het laagdrempelig meldpunt wil zich vooral richten op preventie en bewustwording. Het beoogde resultaat is een goed ingericht communicatieplatform, registratiesysteem en ketenproces om signalen van grensoverschrijdend gedrag op een effectieve wijze te kunnen beoordelen en laten opvolgen door de betreffende verantwoordelijken en experts. De planning is dat Safe@EUR medio 2023 start.

ARBO & RI&E

De aanpak voor de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie is in het verslagjaar vastgelegd in het Masterplan RI&E. Ook is begonnen met centrale en decentrale uitvoering. Een extern bureau voerde de inventarisatie en evaluatie uit op de arbo-thema’s. Verder is een systeem aangeschaft voor ‘RI & E’. Dat systeem helpt preventie-medewerkers om operationele en locatie gebonden risico’s te inventariseren. De arbocoördinator instrueerde die preventiemedewerkers om met het systeem te werken.

Preventiemedewerker netwerk

De arbocoördinator is tevens centrale preventiemedewerker. Hij wordt ondersteund door decentrale preventiemedewerkers. Voor die functie is een omschrijving vastgesteld. Ook is er een netwerk opgericht voor de preventiemedewerkers. Zij kregen eveneens trainingen. Eind van het jaar waren er al dertig medewerkers in het netwerk. Nog slechts één onderdeel van de EUR moet het zonder preventiemedewerker stellen.

Blended Working

De werkgroep Operationalisering Blended Working rondde de laatste delen van haar opdrachten af. Het betreft het opstellen van een Q&A Blended Working, een EUR-breed beleid voor thuiswerkfaciliteiten, het opstellen en implementeren van de overgangsregeling voor de aanschaf van die faciliteiten en de voorbereiding van een aanbesteding daarvoor. Na afronding van deze opdrachten is de werkgroep opgeheven.

Verzuim

Het verzuim en de meldingen daarvan namen toe in 2022. Oorzaak is vooral de versoepeling van de coronamaatregelen, in combinatie met de veel besmettelijkere Omikron-variant van het Covid 19-virus. Gedurende het jaar waren er doorlopend Covid 19 golven. Het leidde tot een toename van het aantal kortere verzuimmeldingen (één tot zes weken verzuim), wat ook blijkt uit de verdubbelde meldingsfrequentie in 2022.

Het stijgende verzuim van medewerkers met mentale klachten was een punt van zorg, al wijkt het niet af van de landelijke trend. Als oorzaak hiervoor wordt de impact van de pandemie op de veerkracht van mensen genoemd.

Het investeringsprogramma Campus in Ontwikkeling (CiO) beleefde haar twaalfde jaar en stond in het teken van de oplevering van twee nieuwbouwprojecten: het energieneutrale Sports Building en het duurzaam en energiepositieve onderwijsgebouw Langeveld Building. Besloten is de gebouwenportefeuille te verduurzamen met de Portefeuilleroutekaart Energietransitie Gebouwen (PEG). Zie ook: Gebouwde omgeving.

Future campus

Naast de oplevering van de beschreven gebouwen is gestart met een inhaalslag op het gebied van de verbetering van de fysieke toegankelijkheid (zie: Toegankelijkheid campus). Het regenboogpad is op ‘Coming Out Day’ officieel in gebruik genomen. Het symboliseert dat iedereen welkom is op onze universiteit. Vanuit de afdeling Real Estate & Facilities (RE&F) wordt gewerkt aan strategisch huisvestingsbeleid waarin zowel een kwantitatief als kwalitatief kader wordt geschetst voor de midden- en lange termijn. Het strategische voorstel voorziet in een doelmatige aanpak van de kantooromgeving, geeft een doorvertaling voor ‘future proof learning’ en schetst duurzame oplossingen voor afvalinzameling en mobiliteitsvraagstukken bij toekomstige groei. Over de opties en kosten worden in 2023 besluiten genomen.

Voor de korte termijn is gestart met vernieuwende concepten voor de kantooromgeving (pilots bij de faculteiten RSM en ESE) waarbij een gedeelde werkplek het uitgangspunt is. De opgedane ervaringen worden gebruikt voor renovatieplannen van het Tinbergen gebouw. Het streven is dat in 2023 wordt gestart met de uitvoering.

Langeveld Building en Sport Building

Het multifunctioneel onderwijsgebouw Langeveld Building, op 10 november 2022 officieel in gebruik genomen, draagt bij aan de onderwijs- en onderzoeksdoelstellingen en is CO2 positief. Er kan gestudeerd worden in een groene en gezonde omgeving. De duurzaamheidsambities van de EUR zijn duidelijk herkenbaar in dit gebouw. Maar ook het nieuwe energieneutrale Sport Building is een inspirerende plek waar topfaciliteiten te vinden zijn. Met de keuze voor een extra grote zaal is ook deze voorziening toekomstbestendig. Sport Building is op 29 september 2022 officieel geopend.

Tinbergen Building: alternatieven na sluiting

Met de sluiting van Tinbergen Building in 2021 is een tekort ontstaan in het aantal studieplekken en kantoorruimten. Een deel van de vervallen kantoorwerkplekken van Tinbergen teruggeplaatst in het Sandersgebouw. Hiermee is verdergaande werkplekdeling tot stand gekomen in een solidaire omgeving.

Studentenhuisvesting

Met de gemeente Rotterdam is gewerkt aan uitgangpunten die zijn verwerkt in een concept afsprakenbrief. Hierin spreken de partijen de wens uit om gezamenlijk studentenhuisvesting te realiseren en samen volgens EU-richtlijnen een tender te doorlopen. Het doel is het realiseren van reguliere studentenhuisvesting op de locatie ten zuiden van het Van der Goot Gebouw.

Inrichting Randweg

Bij de inrichting van Randweg zijn drie grondeigenaren betrokken: EUR, Hogeschool Rotterdam (HRO) en Gemeente Rotterdam. In 2022 is het definitieve ontwerp door de gemeente vastgesteld. De drie partijen stelden vervolgens de beheer- en onderhoudsafspraken vast. De EUR is al begonnen met de realisatievoorbereiding en de aanbesteding. Die wordt naar verwachting in 2023 afgerond. 

Toegankelijkheid campus

Medio 2022 is een plan van aanpak vastgesteld voor de verbetering van de fysieke toegankelijkheid van de campus. Dit maakt deel uit van een plan van aanpak dat onder regie van de dienst Education & Student Services (E&S) wordt uitgevoerd. Hiervoor zijn verschillende bewustwordingssessies georganiseerd. Bij de afdelingen van RE&F en collega’s van andere diensten groeide het inzicht in de beperkingen die mensen kunnen ervaren op de campus. Een projectleider werkt een knelpuntenlijst op dat gebied af. De focus ligt daarbij op de (incidentele) verbetering van knelpunten in de toegankelijkheid van het terrein, bibliotheek en toiletten voor mindervaliden. Voor 2023 is een adviseur aangesteld die het kennisniveau op het gebied van toegankelijkheid vergroot en de knelpunten van de campusgebouwen inzichtelijk maakt. Hieraan wordt een uitvoeringsaanpak voor de structurele verbetering gekoppeld. Met de vaststelling van dit plan van aanpak worden ook de richtlijnen en uitgangpunten voor fysieke toegankelijkheid binnen RE&F vastgesteld. Dit zorgt voor kwaliteitsborging binnen de afdelingen van RE&F. Toekomstige gebouwen en terreinaanpassingen worden daarmee beter toegankelijk. 

In 2022 lag, naast de aanbestedingsprocedures, de focus op het verder ontwikkelen van de inkoopfunctie en het verankeren van het inkoopbeleid in de organisatie. Hierin staan de samenwerking, het ondersteunen van de leadbuyers van de EUR, doelmatigheid en duurzaamheid centraal. De voortgang van de Roadmap Inkoop en Contractmanagement 2021-2024 ligt op schema. Negen van de vijftien actieplannen die bijdragen aan het creëren van ‘positieve maatschappelijke impact […] door rechtmatig, doelmatig en duurzaam inkopen’ zijn inmiddels gerealiseerd.

Doelmatigheid

De EUR heeft Europese- en meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures voorbereid en doorlopen waarna vervolgens overeenkomsten zijn afgesloten met ondernemers. Daarnaast is waar mogelijk samengewerkt met SURF. Naast de aanbestedingen zijn ook inkooppakketstrategieën opgesteld.

In het kader van zichtbaarheid en informatievoorziening is de intranetpagina van de afdeling Inkoop en Contractmanagement herzien. Onder begeleiding van een communicatieadviseur is nieuwe informatie opgesteld en zijn de pagina’s heringericht op basis van de principes van de customerjourney.

De accountgesprekken met de dienstdirecteuren sluiten aan bij de P&C cyclus, zowel inhoudelijk als qua planning.

De EUR heeft een Tenderboard. Die vergaderde twaalf keer, waaronder één extra themabijeenkomst over het EUR-Reglement Tenderboard. Er is een functionaris geworven die toetst of wordt voldaan aan de invulling van en de bijdrage aan de EUR-strategie.

Duurzaamheid

Voor de monitoring van de duurzaamheidsprincipes van het Inkoopbeleid 2021-2024 is aansluiting gevonden bij de zes thema’s van het bloembladmodel van de Rijksoverheid uit het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Inkoop en Contractmanagement worden ondersteund door een externe partij in de route naar een praktisch, gedragen en uitvoerbare opzet van duurzaam inkopen in lijn met de ambitie van de EUR. Daarnaast heeft een stagiaire Supply Chain Management vanuit de faculteit RSM, een tool ontwikkeld om een duurzaamheidsscore per leverancier te verkrijgen tijdens het aanbestedingsproces.

Rechtmatigheid

Na signaleringen van aflopende overeenkomsten en de door leadbuyers aangemelde aanbestedingen is nadrukkelijk gestuurd op de jaarplanning van de gehele EUR. Deze jaarplanning is zoveel als mogelijk gevolgd om de leadbuyers te ondersteunen bij het tijdig starten van de inkoop en de haalbaarheid van één of meerdere aanbestedingen in het betreffende jaar. Anderzijds gebeurt dat om de capaciteit van de afdeling Inkoop en Contractmanagement EUR-breed te plannen. Het maken van keuzes, de beschikbaarheid en prioriteiten van de betrokkenen bij de aanbesteding zijn hierin de uitdagingen.

Er zijn meerdere formele juridische adviezen verstrekt. Naast de juridische advisering, worden doorlopend adviezen verstrekt in de vorm van e-mails en gesprekken over de toepassing van het Inkoopbeleid.

De aanbesteding ‘End the Tailspend’ ging van start. Het gaat hierbij om zowel een doel- als rechtmatigheidsslag in de gehele procesketen bij het aanschaffen van bloemen, cadeautjes, relatiegeschenken en andere relatief kleine bestellingen. In het tweede kwartaal van 2023 is de E-catalogus voor dit inkooppakket waarschijnlijk geïmplementeerd.

De openstelling van de campus in september 2022 maakt dit tot een bijzonder jaar. Door de gedeeltelijke sluiting van de campus is er een tijd lang minder energie gebruikt. De EUR is zich echter ten volle bewust van de noodzaak om, nu de campus ‘gewoon’ weer open is, te zorgen voor een blijvend lager energiegebruik en het terugdringen van de ‘environmental footprint’ van de universiteit in het algemeen. Dit vragen ook onze medewerkers en studenten van ons en hierover gaan we de komende jaren dan ook graag de dialoog aan.

Om te zorgen dat de EUR blijvend minder energie gebruikt en ook minder CO2uitstoot, is er in 2022 gewerkt aan het implementatieplan van de routekaart Sustainable Campus. Op het gebied van duurzaamheid is voortgang geboekt met betrekking tot gebouwen, afval, voedsel/catering en inkoop.

Gebouwen 

Het CvB stelde de Portefeuilleroutekaart Energietransitie Gebouwen (PEG) vast. Hiermee is ongeveer € 20 miljoen vrijgemaakt om de bestaande voorraad gebouwen beter te isoleren en om tot een slimmere energiehuishouding te komen. Hiermee bespaart de EUR nog meer energie.

Zoals eerder in het jaarverslag gemeld zijn ook de nieuwe energieneutrale Sports Building en het zeer duurzame en circulaire multifunctioneel onderwijsgebouw Langeveld Building opgeleverd. In het Theil gebouw is een eigen duurzaam warmte/koude-opslagsysteem aangelegd. Het systeem wordt in 2023 in gebruik genomen.

Afvalmanagement

We verbeterden de afvalstromen door metingen verder te verfijnen. Het verminderen van afval is een continu proces bij de EUR. Zo maken datering- en horecadiensten op de campus bij wijze van proef gebruik van herbruikbare bekers.

Met cateraars zorgen we ook voor een gevarieerder en gezonder aanbod, meer lokale- en seizoensgebonden producten en minder verspilling. De maatregelen resulteren in een duurzamere keten en een lagere CO2-uitstoot. Cateraar Vitam en EUR zorgen ook voor meer vegetarische en veganistische producten.

Duurzame inkoop

De afdeling Inkoop zette na de oriëntatiefase in 2021 het afgelopen jaar concrete stappen met betrekking tot duurzaamheidskaders die gebruikt kunnen worden in het inkoopproces.

Mobiliteit

In 2022 is een aanzet gegeven voor een nieuw Mobiliteitsplan dat zal gaan leiden tot meer duurzame reisbewegingen door medewerkers

Groene Campus

Een terreinplan met groenvoorzieningen is opgeleverd, inclusief een voorstel om de vijverrand te voorzien van een groene zijde waarmee de biodiversiteit wordt versterkt.

Meer dan ooit is de EUR-community een digitale community. Samenwerken, studeren, onderzoek en het werk van de ondersteunende diensten vinden vaker plaats vanachter een scherm. Betrouwbare en veilige informatievoorziening is essentieel. De digitale wereld is daarnaast ook nog continue in beweging en ontwikkeling. Vernieuwingen in onderwijs en onderzoek vragen om nieuwe manieren van toegang tot en omgaan met data. Tegelijkertijd komen er op ICT-gebied telkens nieuwe technieken die vertaald moeten worden naar en binnen het ICT-landschap van de EUR.

Security

Met de steeds verder toenemende afhankelijkheid van digitale middelen nemen de risico’s en daarmee het belang van informatiebeveiliging toe. Voor de EUR staan op dit gebied drie zaken centraal:

1. Een robuuste beveiliging binnen het netwerk en de applicaties zelf. Security is één van de centrale ontwerp- en inrichtingsprincipes bij veranderingen van en de implementatie van nieuwe systemen. Dit wordt ook wel ‘security by design’ genoemd. Hierbij speelt ook privacy een belangrijke rol.

2.Voorkomen dat de medewerker of student de ‘zwakste schakel’ in de beveiliging is. Hoe beter mensen bewust zijn van de mogelijke gevaren van het eigen handelen en hoe makkelijker we het hen maken zichzelf goed te beveiligen, des te kleiner is de kans dat via die gebruikers de universiteit gevaar loopt. Vandaar de voorlichtingscampagne ‘Watch your Data’ met informatie over onder meer het beter beschermen van de eigen hardware.

3. Na een cyberaanval wordt het herstel van organisatieprocessen en -systemen zo snel mogelijk uitgevoerd. In dit kader is door EDIS een vernieuwd Disaster Recovery Plan opgesteld.

Om de kwaliteit en effectiviteit van de beveiligingsmaatregelen aan de EUR te meten is een beveiligingsaudit volgens de SURF Auditmethodiek uitgevoerd. Voor het eerst zijn daarbij, naast de maatregelen binnen EDIS, ook die van de faculteiten, de andere diensten van Professional Services en de Universiteitsbibliotheek betrokken. De resultaten worden in 2023 gebruikt om het bestaande beleid en de risicobereidheid van de EUR als geheel opnieuw te beoordelen. Binnen de sector en ook binnen de EUR is afgesproken om te streven naar volwassenheidsniveau 3 op een schaal van 5. Dat moet eind 2023 zijn bereikt.

Onderwijs

Digitale middelen zijn inmiddels niet meer weg te denken uit het onderwijs. Afgelopen jaar kwamen er met hulp van EDIS belangrijke nieuwe applicaties. Ze dragen bij aan de verbetering en vernieuwing van het onderwijs. Onder meer:

• Het door EDIS in samenwerking met de faculteiten ontwikkelde nieuwe Thesis Management System (TMS). De basisfunctionaliteiten zijn opgeleverd, waarmee de faculteiten de werkstroom van het scriptieproces zelf kunnen bouwen, beheren en gebruiken. Dit zogenaamde minimal viable product (MVP) wordt inmiddels grondig getest binnen enkele faculteiten. De externe partij die onafhankelijk de beveiliging van deze nieuwe applicatie heeft getest gaf daarbij een mooie ‘pluim’ cadeau aan de ontwikkelaars.
• De door SURF ontwikkelde Open Onderwijs API (OO-API) is gekoppeld aan Osiris. Dit helpt de EUR bij future-oriented education. In eerste instantie gebeurde dit voor EduXchange, zodat studenten van andere universiteiten makkelijk onderwijs bij de EUR kunnen volgen. Maar het maakt voor de toekomst vele toepassingen mogelijk zoals SURFeduhub, ofwel RIO.
• EDIS gaat steeds meer bedrijfsfuncties als losse modules aanbieden. Het streven is meer snelheid en wendbaarheid. Internationaal ICT-onderzoek- en adviesbureau Gartner noemt dat ‘Composable Company’. Een voorbeeld is de webservice voor scannen op plagiaat door ‘Turn It In’, die het TMS en Erasmus School of Law gaan gebruiken.

Onderzoek

Met de snelle ontwikkelingen op het vlak van technologie veranderen ook de opvattingen in onze samenleving over hoe goed en verantwoord onderzoek georganiseerd hoort te worden. Om adequaat op deze ontwikkelingen te anticiperen heeft EDIS in 2022 substantieel geïnvesteerd in de (technische) ondersteuning van onderzoek. Daarbij wordt intensief samengewerkt met de andere diensten die actief zijn in de dienstverlening aan Erasmus Research Service, de universiteitsbibliotheek en de faculteiten. De samenwerkingsorganisatie van deze services wordt aangeduid als het Digital Competence Centre (DCC). Het DCC droeg bij aan:

Het Research Data Management programma, dat Findable, Accessible, Interoperable and Reusable en Open Science verder mogelijk maakt en zich richt op de verdere vorming van een EUR-DCC.

• Het project Yoda dat, in samenwerking met SURF en zeven universiteiten, gericht is op het creëren van een veilige en verantwoorde omgeving voor samenwerking met partners, databeheer en publicatie. Yoda stelt onderzoekers in staat om data tijdens alle fasen van onderzoek veilig te bewaren, gecontroleerd te delen met derden en te voorzien van metadata waardoor onderzoekers beter in staat worden gesteld hun data FAIR te maken.
• Het project Up-to-Standard, dat gericht is op de (verdere) verbetering en doorontwikkeling van de infrastructuur van onderzoek voor de EUR-onderzoekers.
• Het project ‘Research Project Portfolio Management’ dat onder meer de adequate ondersteuning van extern gefinancierde onderzoeksprogramma’s mogelijk gaat maken.

Noemenswaardig in dit kader is dat de Dilemma Game App van de EUR een prijs won van de Council of Europe als Best Practice voor het promoten van wetenschappelijke integriteit. Jarenlang is de Dilemma Game gespeeld als kaartspel, in 2020 is het gedigitaliseerd. Daarmee is een groter publiek buiten de EUR bereikt: de app is al meer dan 10.000 keer gedownload in allerlei landen.

Bedrijfsvoering en generieke IT

De zogeheten ‘generieke ICT’, de apparatuur en het netwerk waarop alle applicaties van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering fysiek of in de cloud draaien, is de basis van alle technologische doorontwikkeling en beveiligingsmaatregelen.

Behalve dat deze ‘generieke ICT’ die studenten en medewerkers het studeren en werken mogelijk maakt, heeft zij ook impact gehad op het gebied van duurzaamheid. Dataverkeer en -opslag gaan gepaard met een groot stroomverbruik en alle betrokken apparatuur gebruikt grondstoffen. In het kader van de duurzaamheidsdoelstelling van de EUR werkt EDIS er daarom actief aan om dit stroom- en grondstoffengebruik te reduceren.

Enkele belangrijke projecten die in 2022 op het gebied van ‘generieke ICT’ door EDIS zijn uitgevoerd zijn:

• De beide on-premises datacenters van de EUR (Rotterdam en Delft) zijn volledig voorzien van nieuwe apparatuur. Deze migratie verliep voor de gebruikers geruisloos. Ook is er een eigen EUR Azure Landing Zone ingericht zodat faculteiten, diensten en EDIS ook zelf applicaties in een door de EUR beheerde en beveiligde Public Cloud-omgeving kunnen hosten. De verwachting is dat de EUR op termijn geen eigen on-premises datacenter meer nodig heeft, maar dat alle diensten en applicaties volledig in deze Public Cloud draaien. De nieuwe apparatuur in de on-premises datacenters is veel energiezuiniger dan de oude. De migratie naar de Public Cloud levert ook energiebesparing op. Een conservatieve schatting leidt tot een energiebesparing van 30%.
• Eind 2022 voerde de EUR Teams Calling in. Naast dat dit voor de gebruikers een ‘natuurlijke’ samenvoeging is van communiceren en samenwerken in één omgeving, te weten Teams, levert het ook een grote energie- en materiaalbesparing op. Ruim 2300 ‘oude’ telefoontoestellen voerden we af. Samen gebruikten deze toestellen per jaar ongeveer evenveel energie als 190 huishoudens.

In de nieuwe gebouwen op de campus zorgde EDIS voor de ICT-infrastructuur, waaronder wifivoorzieningen de AV-middelen zoals de schermen en de opnameapparatuur voor colleges.

Ook op het gebied van de ondersteuning van de bedrijfsvoering behaalde EDIS belangrijke mijlpalen. Zo is de vervanging van het CRM-systeem van de EUR volledig afgerond. Hetzelfde geldt voor de nieuwe roosterapplicatie. Ook de ondersteuning van HR-processen in SAP is verder verbeterd en uitgebreid en is voor een aantal kernsystemen van de EUR overgegaan op een zogenaamde Software as a Service oplossing. Ze ‘draaien’ niet meer in het eigen datacenter.

Beleid en kaders

In 2021 is de ‘Staat der Digitalisering’ (SdD) opgeleverd. Deze omvat een inventarisatie van wereldwijde (digitale) trends voor zowel onderwijs, onderzoek als bedrijfsvoering. In 2022 is de strategische dialoog gevoerd met bestuurders, decanen en leden van de I-community van de EUR waarbij de verbinding is gezocht tussen de mogelijkheden van de EUR en de wensen en behoeften die uit de SdD naar voren komen.

In 2022 is, in het kader van de nationale Erfgoedinspectie, onder regie van de afdeling Documentair Informatie Management (DIM) gewerkt aan het opleveren van de Monitor Overheidsinformatie voor de EUR. De EUR scoorde weer beter dan voorheen op de kwaliteit van het informatiebeheer, bijvoorbeeld als het gaat om het toepassen van instrumenten voor selectie en vernietiging van overheidsinformatie of om de correcte toepassing van metadata.

Het projectportfolio-proces dat in 2020 is geïntroduceerd, is verder ontwikkeld. Eind 2021 is er een volwassenheidsmeting uitgevoerd. Het leidde tot veertig aanbevelingen. De helft van deze aanbevelingen is in 2022 opgepakt. De andere helft staat voor 2023 op de rol. Het streven is zo om eind 2023 volwassenheidsniveau 3 (op een schaal van 5) te behalen.