Spring naar inhoud

Organisatie en Bedrijfsvoering

Inleiding

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) biedt hoogwaardige, proactieve en flexibele professional services als onmisbare kracht achter excellent onderwijs en onderzoek. De organisatie en bedrijfsvoering van de EUR is gestoeld op onderstaande uitgangspunten en thema’s.

Klantgericht werken

De staff is proactief en flexibel en transformeert van een vooral beroepsgedreven naar een klantgedreven manier van werken. Dit sluit aan bij internationale standaarden. De focus ligt op innovatie, optimalisatie en digitalisering. Dat gebeurt door ruimte voor verbetering te creëren en zo klanten binnen de universiteit effectiever te bedienen. Er wordt waar mogelijk een uniforme manier van werken gehanteerd. Dit verkleint de kans op fouten en verbetert de compliance.

Goede wisselwerking tussen diensten en processen
Professional Services zorgt voor effectieve afstemming met de primaire processen. De kennis van de collega’s met betrekking tot aanpak, doelen en behoeften die samenhangen met de kernactiviteiten van de EUR geeft een impuls aan de verbetering. Professional Services draagt proactief ideeën, mogelijkheden en oplossingen aan en werkt samen met de faculteiten om onderzoek, onderwijs en impact over de hele linie te verbeteren.

Doel: van klantgericht naar waardegedreven ‘Creating positive societal impact’
De kern van de Strategie24 is dat de EUR naast het geven van onderwijs en het uitvoeren van onderzoek ook toegevoegde waarde wil creëren in de wereld. De missie van Professional Services is studenten en medewerkers in staat te stellen om hun volledig potentieel te benutten om positieve maatschappelijke impact mogelijk te maken. Deze missie is het fundament waarop beslissingen worden genomen en waarmee diensten worden geoptimaliseerd. Dat gebeurt in een nauwe samenwerking met de Schools en anderen binnen onze universiteit.

Leiderschap: Goede wisselwerking tussen diensten en processen begint met leiderschap
Hoogwaardige, proactieve en flexibele dienstverlening vraagt een leiderschaps­stijl die deze kernkwaliteiten stimuleert. Onlangs is gezamenlijk met het topkader van de EUR een gedeeld leiderschapsprofiel opgesteld.  Dit vormt de basis voor ons handelen.

Aansluiten op de digitale maatschappij
Professional services ontwikkelt de dienstverlening in overeenstemming met de verwachtingen van studenten en medewerkers voor wat betreft de digitale maatschappij. Alle medewerkers beschouwen digitalisering als een belangrijke enabler voor vernieuwing.


Digitalisering verandert fundamenteel de manier waarop wetenschappelijke kennis wereldwijd wordt ontwikkeld, toegepast en uitgewisseld. In de bedrijfsvoering draagt digitalisering bij aan meer wendbaarheid, efficiëntie en effectiviteit. Op basis van een breed gedragen visie op digitalisering wordt bepaald wat de beste keuzes en prioriteiten zijn voor onderzoek, onderwijs en ondersteunende bedrijfsvoering.

Deze uitgangspunten en thema’s vormden in 2021 de basis voor veel activiteiten in de bedrijfsvoering. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de belangrijkste.

Campus in ontwikkeling

Het in 2010 gestarte investeringsprogramma Campus in Ontwikkeling (CiO) is nog altijd in beweging. In 2021 is het project voor de vervanging van het sleutelsysteem afgerond en zijn zonne-energiesystemen op het Erasmus Gebouw en diverse sedumdaken en de aanleg van de watertappunten op de campus afgerond. Ook zijn er flinke stappen gezet in de realisatie van de nieuwbouw van het sportgebouw en het multifunctioneel onderwijsgebouw. De sluiting van de Tinbergen Building, vanwege brandveiligheid, kwam onverwacht en leidde tot nieuwe prioriteitenstelling. 

Maatregelen Corona en leefbare campus

De COVID-maatregelen hadden ook in 2021 grote gevolgen voor de bedrijfsvoering met betrekking tot de gebouwen. Zowel op het gebied van onderwijszalen als kantoren zijn diverse aanpassingen verricht om verantwoord te kunnen leren en werken binnen de veilige anderhalve meter norm. Ondanks de continu veranderende eisen zijn de studieplekken in Polak en in het UB veelal opengebleven. Dat droeg bij aan het welbevinden van studenten. 

In uitvoering: Onderwijsgebouw MFO II en Nieuwbouw Sport

Nadat de uitwerking van het ontwerp door aannemers in 2020 ging de uitvoering van start. Ondanks de krapte op de markt aan grondstoffen en menskracht verliep de uitvoering volgens planning. In juli 2021 is het ontwerp van MFO II door een onafhankelijke BREEAM assessor beoordeeld en heeft het gebouw het ontwerpcertificaat ‘outstanding’ gekregen. Hiermee is MFO II het op één na duurzaamste onderwijsgebouw in Nederland en staat het in de top 5 van de duurzaamste nieuw gebouwde onderwijsgebouwen in Nederland. De geplande ingebruikname datum is september 2022, we verwachten dat het onderwijs in november 2022 kan starten. De ingebruikname van het nieuwe sportgebouw wordt in september 2022 verwacht. 

Tinbergen Building: Alternatieven na sluiting 

Door het uitstellen van de renovatie van Tinbergen Building is begin 2019 al besloten om het gebouw op een aantal plekken bouwtechnisch te verbeteren en studieplekken te realiseren. Dat ging niet door. De brandweer adviseerde het gebouw te sluiten omdat het niet voldoet aan de eisen met betrekking tot brandveiligheid. De renovatie is uitgesteld tot 2022. Studieplekken worden zoveel mogelijk gecreëerd op campus. Zowel in het verslagjaar als in 2022 is er echter sprake van een tekort ten opzichte van de EUR-norm. Vanaf 2022 worden extra studieplekken gerealiseerd in de gangen van Van der Goot, in Mandeville. Na de ingebruikname MFO2 worden de zalen op de derde verdieping van Polak ingezet als studieplek.

Tinbergen heroverweging project uitgangspunten 2018 

De project uitgangspunten uit 2018 zijn aan veranderende behoeften en eisen onderhevig. Daarom is er aantal afwegingen opgesteld in 2021 waarover in 2022 kwalitatieve, kwantitatieve en financiële besluiten worden genomen. 

Studentenhuisvesting

Er was veel aandacht voor de studentenhuisvesting achter Van der Goot Building, aan de kant van de Abram van Rijckevorselweg. Het woningbouwcomplex komt te staan op gedeeltelijk grondeigendom van de gemeente en de EUR. De Gemeente Rotterdam heeft de grondtaxatie verricht en de aanpassing in het bestemmingsplan vastgesteld. De universiteit onderhandelt sinds 2021 over de grondwaarde van het gedeelte onder het woningbouwcomplex dat in eigendom is van de gemeente. Tot op heden zijn de partijen nog niet uit de grondwaarde die past bij een maatschappelijke bestemming en betaalbare woningen. 

Inrichting van de randweg

Om de nieuwbouw van de Hogeschool Rotterdam en de nieuwbouw studentenhuisvesting achter Van der Goot te kunnen realiseren is samen met de gemeente gewerkt aan de inrichting van een randweg langs de zuidzijde van de Campus. In 2021 is het plan uitgewerkt tot aan het definitief ontwerp. Met de gefaseerde aanleg van de weg kan in 2022 worden gestart. 

Inkoop

Naast de reguliere aanbestedingsprocedures, lag in 2021 de focus op de start van de implementatie van het in maart 2021 door het College van Bestuur (CvB) vastgestelde Inkoopbeleid 2021-2024. Hierbij staan de samenwerking, het ondersteunen van de contracteigenaren van de EUR, doelmatigheid en duurzaamheid centraal. Die focus zorgt er naar verwachting voor dat de rechtmatigheid van inkopen en acties hieromtrent automatisch volgt.

In opdracht van het CvB is door een extern bureau een plan van aanpak met betrekking tot rechtmatigheid opgesteld. Het plan leidde onder andere tot de Roadmap Inkoop en Contractmanagement 2021-2024, waarin diverse actieplannen zijn geformuleerd om het gestelde doel (‘Positieve maatschappelijke impact creëren door rechtmatig, doelmatig en duurzaam inkopen’) te bereiken.

Doelmatigheid

In 2021 heeft de EUR vele Europese- en meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures uitgevoerd. Ook werden veel overeenkomsten afgesloten met ondernemers. De aanbestedingsprocedures zijn uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van verschillende contracteigenaren en met diverse multidisciplinaire aanbestedingsteams. Waar mogelijk is samengewerkt met SURF of (een samenwerking van) andere aanbestedende diensten, zoals het Consortium Leiden.

Zeven aanbestedingen en de toepassing van het dynamisch aankoopsysteem IT-personeel zijn geëvalueerd om te bezien of verbetering, bijvoorbeeld op het gebied van ondersteuning en professionalisering, mogelijk is. Het leidde tot de ontwikkeling van nieuwe hulpmiddelen waarmee de contracteigenaar en de leden van het aanbestedingsteam worden ondersteund in het ‘wat?’, ‘waarom?’ en ‘hoe?’ van het aanbesteden.

De Tenderboard vergaderde in 2021 zestien keer. Er waren acht reguliere vergaderingen, drie themasessies over risicomanagement en vijf themasessies over de doorontwikkeling van de Tenderboard. In de sessies over doorontwikkeling evalueerde de Tenderboard haar werkwijze en werd die vervolgens aangepast en geïmplementeerd. Ook is het EUR-Reglement Tenderboard opgesteld. In de acht reguliere vergaderingen besprak de Tenderboard elf Europese aanbestedingen. De Tenderboard trok daarbij drie conclusies: 1. Aangemelde aanbestedingen op de jaarplanning Tenderboard worden met enige regelmatig niet, te laat of incompleet aangeboden; 2. Een terugkerende behandeling van de aanbesteding in de Tenderboard komt veelvuldig voor; 3. De aanwezigheid van de betreffende (gedelegeerd) contracteigenaar is een vereiste. 

Duurzaamheid

In 2021 is geleidelijk meer werk gemaakt van het bijdragen aan duurzame ontwikkeling. Voor iedere (Europese) aanbesteding is door het betreffende aanbestedingsteam onderzocht of de algemene kaders toepasbaar zijn die eerder zijn vastgelegd in het inkoopbeleid. Ook, werd onderzocht of aanvullende duurzaamheidskaders of doelstellingen van toepassing waren. 

In vijf aanbestedingen is een bijdrage geleverd aan duurzaamheid. Voorbeelden zijn die van ‘schoonmaak en aanverwante dienstverlening’ en ‘technisch beheer en onderhoud’. Daarbij kwamen behalve een brede inzet op duurzame ontwikkeling ook de meetbaarheid tot uitdrukking. De verkenning in andere aanbestedingen leidde vaak tot de vaststelling dat de algemene of aanvullende kaders niet passend zijn. De redenen hiervoor verschillen per aanbesteding. Evident is dat de mogelijkheden voor het integreren van duurzaamheidsbijdragen in aanbestedingen van de EUR meer aandacht vraagt. Hier wordt op ingezet in de periode 2022-2024. 

Rechtmatigheid

Op basis van de spend -analyse is een aanbestedingskalender en analysedocument opgesteld voor de komende één tot drie jaar. Hierin is inzichtelijk gemaakt welke inhaalslag er bovenop de reguliere planning nodig is om de rechtmatigheid te verbeteren. In het vierde kwartaal van 2021 is gestart met de ondersteuning van en afstemming met contracteigenaren. Doel is om op basis van prioritering aan de hand van contractdatum, omvang en politieke gevoeligheid te werken aan een EUR-brede jaarplanning. Daarmee wordt de leadbuyer ook ondersteund in het op tijd starten met het inkopen en het bepalen van de haalbaarheid van één of meerdere aanbestedingen in het betreffende jaar. 

In het kader van de rechtmatigheid is de samenwerking met de afdeling Monitoring en Reporting geïntensiveerd. Afwijkingen op het Inkoopbeleid EUR zijn conform het comply-or-explain principe opgepakt. In 2021 is een begin gemaakt met een rapportagemethodiek en -tool om periodiek te rapporteren aan het College van Bestuur over specifieke afwijkingen, onrechtmatige bestedingen en algemene signaleringen over afwijkingen ten aanzien van het inkoopbeleid. De methodiek en tool worden in 2022 verder uitgewerkt en toegepast. 

Er zijn in 2021 25 formele juridische adviezen verstrekt. De afdeling Inkoop en Contractmanagement is verantwoordelijk voor de eerstelijnsadvisering over alle aspecten van het aanbestedingsrecht. In 2021 is viermaal een advocatenbureau ingeschakeld voor tweedelijns advisering en/of een second opinion. Naast de juridische advisering, worden doorlopend adviezen verstrekt, in de vorm van e-mails en gesprekken over de toepassing van het inkoopbeleid. 

Er zijn twee bijzondere procedures toegepast. Die hadden betrekking op post-, pakket- en koeriersdiensten en voor wetenschappelijke literatuur en abonnementen. COVID-19 maakte het soms nodig contracten te wijzigen of (financieel) tegemoetkomingen te realiseren. Het leidde drie keer tot een beroep op een wijzigingsgrond en die zijn conform voorschriften gepubliceerd.

Informatievoorziening

Binnen het project Purchase to Pay is ingezet op de uitrol van het Purchase-to-Pay systeem over de gehele breedte van bestelkanalen, leveranciers en organisatieonderdelen. Om de administratie maandelijks te sluiten (hard close) is begonnen met het aanleveren en registreren van alle contracten van de EUR, inclusief financiële verplichtingen. Er is hard gewerkt aan het invoeren en controleren van ingevoerde contracten, maar nog niet alle contracten zijn door de organisatieonderdelen aangeleverd. Onder meer hierdoor is de informatie uit Proactis nog beperkt en niet op het gewenste detailniveau om vanuit inkoopperspectief een juiste spend-analyse uit te kunnen voeren.

In 2021 is het systeem Proactis Workforce (urenregistratie en self-billing) ingericht, inclusief handleidingen op maat voor de registratie en goedkeuring van uren. De eerste overeenkomsten waarin Workforce verplicht is gesteld zijn aanbesteed en geïmplementeerd. Na afstemming en opstartperikelen, wordt inmiddels bij twee overeenkomsten efficiënt en naar tevredenheid gebruik gemaakt van Proactis Workforce. In 2022 wordt Proactis Workforce verder uitgerold binnen de EUR.

’End the tailspend’ is als voorstel ingediend bij StepUp call 2. Hiermee wordt zowel een doel- als rechtmatigheidsslag in de gehele procesketen gemaakt bij het aanschaffen van bloemen, cadeautjes, relatiegeschenken en andere relatief kleine bestellingen. Het voorstel is goedgekeurd en in 2022 wordt gestart met de voorbereidingen voor de aanbestedingsprocedure. Door (het aanbesteden van) EUR-brede overeenkomsten zoals ‘End the tailspend’ vermindert de EUR haar gecontracteerde leveranciers en worden de administratieve lasten binnen de EUR aanzienlijk verlaagd. 

Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS)

De informatievoorziening (ICT) van een organisatie wordt vaak gezien als ‘water uit de kraan’, het wordt vanzelfsprekend geacht dat het er is en dat het altijd van goede kwaliteit is. Verder dan die kraan waar het water uitkomt kijkt de gebruiker meestal niet. Maar achter die kraan schuilt een complex systeem van onder meer leidingen, een waterzuiveringsinstallatie en een organisatie voor watermanagement.

Achter de informatievoorziening van de EUR schuilen ook complexe systemen en processen en een organisatie die daar sturing op houdt: Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS). EDIS is de werkorganisatie waarin de daarvoor al steeds nauwer samenwerkende Dienst IT, de CIO Office en de van RE&F afkomstige afdeling Documentary Information Management (DIM) in september 2021 samengingen. EDIS voorziet de EUR van beleid en kaders ten aanzien van de informatiehuishouding, voert de regie en het beheer over de centrale informatiesystemen van de EUR en draagt bij aan projecten voor innovatie en vernieuwing van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering.

EDIS zorgt niet alleen dat de informatievoorziening van de EUR dagelijks als ‘water uit de kraan’ het functioneren van onze universiteit ondersteunt, maar ook dat toekomstgerichte digitaliseringstrajecten en -projecten in het kader van Strategie24, in samenwerking met de faculteiten en andere diensten, vorm en inhoud krijgen.

Security

Soms is het werk van de dienst EDIS heel zichtbaar, zoals dat bijvoorbeeld in 2021 het geval was bij de invoering van Multi Factor Authentication (MFA). In de huidige wereld is een beveiliging met alleen username en wachtwoord niet meer voldoende, vandaar dat ervoor gekozen is om naast deze twee zogeheten ‘factoren’ een derde stap bij de identificatie in te voeren met behulp van de Microsoft Authenticator op de telefoon. Eind 2021 moest verder een extra wachtwoord worden ‘opgehaald’ om gebruik te kunnen blijven maken van het WiFi-netwerk op de campus.

Soms is het werk van EDIS minder of zelfs helemaal onzichtbaar. De manier waarop de @wEURk laptop bijvoorbeeld op afstand verbinding maakt met het netwerk en de IT-diensten van de EUR ging volledig op de schop: Direct Access is vervangen door Forticlient. Dit zal de gewone gebruiker weinig zeggen, maar de veiligheid van het netwerk en de informatievoorziening van de EUR zijn er enorm door verbeterd. Een andere ‘onzichtbare’ maatregel is dat, in verband met de toenemende ransomeware-dreiging, de dagelijkse back-up van data voortaan ook ‘read-only’ wordt bewaard bij een externe aanbieder, zodat deze reservekopie niet kan worden versleuteld of vernietigd.

Onderwijs

Het onderwijs aan de EUR wordt ondersteund door een groot aantal applicaties die op hun beurt weer beheerd, ondersteund en verder ontwikkeld worden met en door de medewerkers van EDIS. Dat gebeurt, zeker sinds 2021, in nauwe samenwerking met specialisten van faculteiten en andere diensten in zogenaamde Multi-Disciplinaire-Teams (MDT). Door ‘kort op elkaar’ intensief en interactief samen te werken kunnen problemen en uitdagingen veel sneller en effectiever worden opgelost – het zogenaamde Agile werken.

Uitdagingen op het gebied van onderwijs waaraan EDIS in 2021 heeft mogen bijdragen zijn onder meer:

  • Uitbreiding van het aantal Chromebooks met meer dan 540 stuks voor digitaal toetsen in de M-hal. Ondanks een wereldwijd chiptekort is het gelukt om deze uitbreiding, tegen de verwachtingen in, toch aan het begin van het collegejaar 2021-2022 af te ronden.
  • Uitrol van de nieuwe software voor digitaal toetsen ANS.
  • Uitrol en ondersteuning van ProctorExam software voor online proctoring zodat de faculteiten de studenten in staat konden stellen vanuit huis examens af te leggen.
  • Het virtualiseren van de PC’s die door de UB werden en worden aangeboden aan studenten om databanken te kunnen bezoeken. Fysieke toegang werd ingewikkeld door COVID-19 en deze gevirtualiseerde PC’s kunnen vanuit huis worden gebruikt. Tegelijkertijd is het reserveringsproces voor toegang tot deze PC’s geautomatiseerd zodat de UB er minder werk aan heeft en de studenten snel en goed geholpen worden.
  • Voor de faculteiten is een nieuw Scriptie Management Systeem gebouwd door ontwikkelaars van EDIS. Gezien de eisen en wensen bleek in dit geval zelfbouw een betere optie dan een pakket kopen.
  • Start van Proof of Concept (PoC) met een aangepaste inrichting van de audiovisuele middelen in collegezalen voor het ondersteunen van hybride onderwijs.
  • Aanbesteding en selectie van en vervolgens ook de implementatie van een nieuwe rooster-applicatie. EDIS heeft hier een belangrijke bijdrage geleverd, onder meer waar het gaat om integratie met andere systemen.
  • Oplossen van de niet-optimale performance van de streaming van colleges.

Onderzoek

Met de vorming van de nieuwe IT-organisatie in 2020 is er een specifiek domeinteam Onderzoek ingericht om de ondersteuning van dat werkveld verder uit te breiden en te verbeteren. Dit domeinteam werkt in de dagelijkse praktijk nauw samen met de UB en de dienst ERS binnen de kaders van het RDM-programma dat tot doel heeft de research ondersteuning binnen de EUR drastisch te verbeteren.

In 2021 is met name ingezet op het definiëren van het programma, het maken van samenwerkingsafspraken en de opbouw en bemensing. Het RDM-programma kent een aantal pijlers, uiteenlopend van RDM-beleid tot opbouw van een research-infrastructuur. De bijdrage van EDIS aan het RDM-programma komt vooral in deze laatste pijler tot uiting.

Uitdagingen op het gebied van onderzoek waaraan EDIS in 2021 heeft mogen bijdragen zijn onder meer:

  • Implementatie van en migratie naar het pakket PURE als vervanging van het onderzoeksregistratiesysteem Metis. Een zeer complex project met uitdagingen variërend van het verbeteren van de datakwaliteit, de rationalisatie van processen tot en met het borgen dat aangesloten systemen als Repub, People-Pages en dergelijke wel blijven functioneren.
  • Implementatie van een nieuwe high-secure videodienst ten behoeve van onderzoekers (BEATS).
  • Opstart, in samenwerking met andere universiteiten in SURF verband, van POC’s met YODA/iRODS, een nieuwe integrale oplossing voor research datamanagement.

Bedrijfsvoering en generieke ICT

De ondersteuning, doorontwikkeling en het beheer van bedrijfsvoering applicaties zijn volop in beweging. Hetzelfde geldt voor de zogenaamde ‘generieke ICT’ – de apparatuur en het netwerk waarop alle applicaties van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering uiteindelijk draaien, of dat nu fysiek op de campus is of ergens in de cloud.

De reële toename van het dreigingsniveau (zoals met ransomware) was voor EDIS aanleiding om in 2021 meerdere, op de verdere verbetering van onze security gerichte, projecten uit te voeren en voor te bereiden. Daarbij horen de al beschreven invoering van Multi Factor Authentications (MFA) voor medewerkers, de vervanging van Direct Access door Forticlient, het extra wachtwoord voor toegang tot WiFi op de campus en back-up-maatregelen. Er zijn meer maatregelen genomen of in gang gezet. Zo vond er een zogeheten Red Team Assessment plaatsgevonden waarbij mogelijke verdere verbeterpunten in onze beveiliging zijn geïdentificeerd. Ook sloot de EUR zich aan bij een nieuwe dienst van SURF, het SURFsoc. Deze dienst monitort, onder andere via een SIEM-systeem, cyberdreigingen en mogelijke aanvallen op de instellings-infrastructuur. De kennis die binnen SURFsoc wordt opgedaan wordt gedeeld met de instellingen, waaronder de EUR.

Niet alleen gedreven vanuit motieven op het gebied van security, maar daar zeker aan bijdragend, is er in 2021, in nauwe samenwerking met HR en E&S, ook hard gewerkt aan de vervanging en functionele vernieuwing van de processen en het platform voor Identity and Access Management (IAM). Nadat een eerdere poging daartoe in 2018 strandde, werd dit zowel technisch als functioneel dringend noodzakelijk. Het project moet voor het nieuwe collegejaar 2022-2023 vrucht gaan dragen.

Aangejaagd door de COVID-19-pandemie en de daarmee verbonden noodzaak vanuit huis te werken zijn er meerdere projecten op het gebied van bedrijfsvoering door EDIS en ondersteund door EDIS uitgevoerd. Zo heeft het project Digital Signing het mogelijk gemaakt om met behulp van het product ValidSign contracten en documenten rechtsgeldig digitaal te ondertekenen. Ook zijn er door beheer bijvoorbeeld diverse wijzigingen binnen de SAP-omgeving van HR doorgevoerd die verdere digitalisering van het ziekteverzuimproces mogelijk maken. Ook zijn er meerdere functionaliteiten binnen de Microsoft365 omgeving beschikbaar gesteld die het werken en samenwerken vanuit huis makkelijker moeten maken.

Microsoft365 is een bibliotheek van producten en functionaliteiten en vraagt om multidisciplinaire samenwerking en afstemming en een Agile-aanpak. In navolging van het project uit 2020 waarmee Teams en Microsoft365 bij de EUR zijn ingevoerd is dan ook een zogeheten Multi Disciplinair Team (MDT) ingericht, waarin de EDIS teams Business Operations en IT Generic nauw samenwerken en afstemmen met Informatie en Demand-management uit de faculteiten en de andere diensten. Omdat de EUR grote wensen en ambities heeft op het gebied van Microsoft365 is voor 2022 een project voorbereid dat, samen met dit MDT, invulling moet gaan geven aan de verdere uitrol van Microsoft365.

Door het massale thuiswerken als gevolg van COVID-19 is de adaptatie en acceptatie van onder meer Teams versneld. Dat had een enorme impact hebben gehad is de aanbesteding van onze telefoniediensten. De voorbereiding van deze aanbesteding stond begin 2021 op het punt om afgerond te worden, maar werd deze door de nieuwe werkelijkheid ingehaald. Waar bellen via Teams voorheen nog een idee voor de toekomst leek, was het plotseling een reële en actuele wens van de faculteiten en diensten. De uitgangspunten en wensen van de aanbesteding werden opnieuw bekeken en overwogen. Het resultaat is een nieuwe aanbesteding, een die veel beter aansluit bij de eisen en wensen die als gevolg van de COVID-19-pandemie zo plotseling zijn ontstaan en zijn geaccepteerd, en die in de eerste helft van 2022 zal leiden tot de uitrol van moderne telefonie diensten binnen de EUR waarmee je onder meer vanuit Teams kan bellen en gebeld kan worden.

Iets wat mogelijk wel het minst zichtbare onderdeel is van de generieke ICT-dienstverlening van EDIS is de bijdrage aan de ver- en nieuwbouw van gebouwen op de campus. Dat is natuurlijk het werkgebied van RE&F maar EDIS, en dan vooral het team IT-Generic, speelt op de achtergrond een heel belangrijke rol. Elk gebouw zit tegenwoordig van onder tot boven vol met apparatuur en bekabeling die het de bewoners mogelijk moet maken om hun ICT diensten te gebruiken alsof het ‘water uit de kraan’ is. Bij alle ver- en nieuwbouw zoals MFO-2, het nieuwe sportgebouw en de verbouwing van het M-gebouw komt dus ook erg veel werk kijken voor de mensen van IT-Generic.

Onder aanvoering van de specialisten op het gebied van Documentary Information Management (DIM) is in 2021 uitvoering gegeven aan het Project Hotspot COVID-19. In opdracht van het CvB en in lijn met landelijk beleid was dit een project gericht op het verzamelen van COVID-19 gerelateerde informatie, die is gecreëerd en/of verspreid binnen de EUR, om deze permanent te bewaren in het kader van de unieke situatie (‘hotspot’) en de historische waarde hiervan.

Ook op het gebied van de eigen interne bedrijfsvoering van EDIS waren er in 2021 belangrijke ontwikkelingen. Zo is er vanuit de afdeling Management Services hard gewerkt aan het tot stand brengen van het IT-kostenmodel en het up-to-date brengen van de bijbehorende Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Hierdoor krijgen EDIS en haar afnemers een transparantie kijk op wat EDIS levert en tegen welke prijs. Om de rechtmatigheid van inkoop en inhuur verder te garanderen is EDIS ook overgegaan op een nieuw Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor de inhuur van extern IT-personeel.

Beleid en kaders

Digitaal inspireren van de medewerkers op de EUR stond in 2021 centraal. Het Masterplan Digitalisering 2024 is herijkt naar de ‘Staat der Digitalisering’. Deze zogenoemde ‘Staat’ omvat een inventarisatie van wereldwijde (digitale) trends voor zowel onderwijs, onderzoek als bedrijfsvoering. De aangebrachte relatie van deze trends met de business capabilities van de EUR leidt in 2022 tot een verdere invulling van de strategische dialoog met bestuurders, decanen, maar vooral ook de gehele I-community. Doel daarvan is deze digitale inspiratie om te zetten naar een herijkte digitale koers in de vorm van een richtinggevend fundament wordt voor de te ontwikkelen EUR-strategie 2025–2029.

De werking van het projectportfolio-proces dat in 2020 is geïntroduceerd, is in 2021 verder ontwikkeld. Het belangrijkste orgaan, het projectportfolioboard (PPB), adviseert het CvB over de prioritering van projecten die voortvloeien uit onder meer de digitaliseringsstrategie. In 2021 is een nulmeting uitgevoerd op basis waarvan nu een roadmap wordt opgesteld waarmee het proces naar een hoger volwassenheidsniveau kan worden gebracht in 2022.

Waar in 2021 ook belangrijke stappen zijn gezet als het gaat om beleidsontwikkeling is het aandachtsgebied van de sourcing-strategie voor de centrale IT-dienstverlening. Hiermee is inzichtelijk gemaakt op welke wijze de inzet van kennis, capaciteit en kwaliteit het best georganiseerd kan worden en hoe de kracht van marktpartijen, SURF en collega-onderwijsinstellingen effectiever benut kan worden om zo bij te dragen aan de strategische, organisatorische en digitaliseringsdoelstellingen van de EUR. In deze strategie zijn verschillende scenario’s uitgewerkt voor de centrale IT-dienstverlening die op basis van de sourcing doelstellingen (vergroten van de wendbaarheid, benutten van actuele marktkennis en -ervaring, verbeteren van de financiële beheersbaarheid en voorspelbaarheid, blijvend voldoen aan wet- en regelgeving en flexibilsering) kunnen leiden tot het beste leveringsmodel en een betere aansluiting bij de vraag van de business.

Ontwikkelingen op het gebied van security zijn eerder al benoemd. Vanuit beleidsoptiek geldt verder dat de SURF securityaudit en het eerder genoemde Red Team Assessment zijn gebruikt om verdere verbeterpunten te identificeren die moeten leiden tot een hoger niveau.

Voor de privacy-organisatie lag de focus in 2021 op het beantwoorden van vragen vanuit de faculteiten en diensten met betrekking tot de dynamische maatregelen van het kabinet. Ook zijn er vragen van media en zelfs de Tweede Kamer afgehandeld over online proctoring. Daarnaast is het privacy management systeem verder ingericht en in gebruik genomen en is de basis voor het convenant van de EUR-EUR holding en RSM BV gelegd. EUR breed is de AVG-audit uitgevoerd om te bepalen welk volwassenheidsniveau de EUR heeft. De aanbevelingen die hieruit volgen worden de komende tijd geïmplementeerd.

Duurzaamheid

COVID-19 maakte 2021 tot een bijzonder jaar. Door de gedeeltelijke sluiting van de campus is er fors minder energie gebruikt. Om te zorgen dat de EUR blijvend minder energie gebruikt en ook minder CO2 uitstoot is er verder gewerkt aan het implementatieplan van de in 2019 opgestelde routekaart Sustainable Campus. Doel is om de ecologische voetafdruk van de EUR te verkleinen en om uiteindelijk een CO2-neutrale campus te realiseren. De routekaart omvat zeven beleidsterreinen:

  • Gebouwde omgeving
  • Afvalmanagement
  • Voedsel en catering
  • Inkoop
  • Mobiliteit 
  • Groene campus
  • Participatie en communicatie

De EUR stimuleert en faciliteert de ondersteuning van een actieve en betrokken gemeenschap met zichtbare duurzaamheidsprojecten en -initiatieven. Daarom zijn er in 2021 meerdere duurzaamheidsprojecten gestart of voortgezet. Een greep:

  • Er is hard gebouwd aan het nieuwe energieneutrale sportgebouw en het zeer duurzame en circulaire multifunctioneel onderwijsgebouw. Daar wordt het zeer innovatieve concept Earth, Wind & Fire toegepast, een vorm van natuurlijke airconditioning. De principes van ‘biophilic design’ worden omarmt. Het betekent dat er veel natuurlijk groen in het gebouw komt en dat bij de bouw gebruik wordt gemaakt van natuurlijke materialen. De eerste boomstammen zijn geplaatst. Ook zijn bronnen geboord voor warmte/koudeopslag-systemen.
  • In het Theil gebouw is een eigen duurzaam warmte koude opslagsysteem aangelegd. Dit wordt in 2022 in gebruik genomen.
  • Drie daken van het Van der Goot gebouw zijn voorzien van sedum. Dat geldt ook voor het dak van het Erasmusgebouw. 
  • Samen met de cateraars werkt EUR continu aan het verbeteren en het stimuleren van een gevarieerder en gezonder voedselaanbod, het gebruik van lokale- en seizoensproducten en het tegengaan van voedselverspilling. De maatregelen resulteren in een duurzamere keten en een lagere CO22-uitstoot. Cateraar Vitam en EUR besteden veel aandacht besteed aan een gezond en duurzaam aanbod: er komen veel meer vegetarische en veganistische producten en het wordt gemakkelijker om hiervoor te kiezen. In februari 2022 is de Co-Ex-Challenge gestart. De drie grootste faculteiten van de universiteit proberen hun dagelijkse ecologische voetafdruk in de kantine te verlagen.
  • Tijdens een brainstormsessie zijn ideeën verzameld voor een groene campus met meer biodiversiteit. De uitwerking volgt in 2022. 
  • Er zijn drie nieuwe watertappunten op de campus geplaatst.
  • Er is begonnen met een Roadmap Energietransitie waarin wordt aangeven wat de EUR bespaart op energie kan bijdragen aan het Klimaatakkoord.
  • Een pilot voor herbruikbare verpakkingen is in voorbereiding: het gebruik van campus brede Single Use Plastics in de vorm van bakjes en bekers moet hiermee in de toekomst overgaan op een circulair alternatief. 

Great place to work

HR Strategie

De HR strategie heeft drie ambities:

  • Great Place to Work
  • Excellent HR Services
  • Catalyst for Improvement

De ambities vormden in 2021 de basis voor een herinrichting van de HR afdeling, zodat deze qua dienstverlening goed aansluit bij de doelstellingen. De afdeling bestaat uit de volgende teams:

  • HR Advice
  • HR Services
  • HR Learning & Career Centre
  • HR Health Safety & Inclusion
  • HR Strategy

Aantrekkelijk Werkgever

Erkennen en waarderen

De EUR heeft met haar strategie ’Creating Positive Societal Impact’ de ambitie om de komende jaren een impact gedreven universiteit te worden. Daarvoor is het belangrijk om het huidige systeem voor het erkennen en waarderen van wetenschappelijk personeel te moderniseren.

Sinds eind 2019 worden er binnen alle Nederlandse universiteiten en kennisinstellingen stappen gezet om gezamenlijk toe te werken naar een gemoderniseerd systeem waarin meer aandacht is voor gedifferentieerde loopbaanpaden, academisch leiderschap en impact/open science. Ook wordt een balans gezocht tussen het individu en het team. Tot slot dient er meer ruimte te komen voor kwalitatieve indicatoren naast de bestaande kwantitatieve indicatoren (zie ook position paper ‘Ruimte voor ieders talent: naar een nieuwe balans in het erkennen en waarderen van wetenschappers’). Om dit te bereiken is een cultuurverandering nodig waarin het huidige systeem voor het erkennen en waarderen van wetenschappelijk personeel wordt gemoderniseerd en die een blijvende mentaliteitsverandering teweeg brengt.

Bij de EUR is erkennen en waarderen opgenomen in de strategische pijler ‘Fostering Societal Impact’ van Strategie24. Vanaf mei 2020 is er een projectteam bestaande uit academic lead prof. dr. Victor Bekkers, projectmanager dr. Bianca Langhout en senior HR beleidsadviseur Christien Bakker, MSc. Het team maakte een plan van aanpak en heeft al flinke stappen gezet om de gewenste cultuurverandering te realiseren.

Zo is in juni 2021 het EUR Framework voor Erkennen & Waarderen bekrachtigd door het CvB. Dit framework kwam tot stand in nauwe samenwerking met alle faculteiten en een aantal diensten en schetst het kader voor verdere vormgeving en implementatie van erkennen en waarderen binnen de EUR. Daarbij wordt ingezet op drie hoofdlijnen, namelijk het creëren van positieve maatschappelijke impact, het inzetten op gedifferentieerde loopbaanpaden en teamscience en het versterken van academisch leiderschap. In het framework is tevens een roadmap opgenomen waarin de belangrijkste stappen zijn opgenomen op verschillende niveaus in de organisatie (centraal, faculteiten en diensten).

Parallel aan het afronden van het EUR Framework zijn er op centraal niveau en binnen de faculteiten en diensten stappen gezet om erkennen en waarderen verder vorm te geven en te implementeren. Door het kernteam worden er workshops en dialoogsessies georganiseerd, er zijn werkgroepen opgericht die werken aan templates voor het narratief CV en er worden plannen gemaakt voor evenementen en andere communicatiemiddelen. Binnen een van de faculteiten wordt er al gewerkt met focusprofielen voor wetenschappelijk personeel op UD- en UHD-niveau. Er zijn profielen beschikbaar voor onderzoek, onderwijs, impact en management. Ook andere faculteiten zetten stappen in deze richting. Daarnaast is een aantal faculteiten bezig met het opnieuw vormgeven van de vaste commissie loopbaan (VCL) en de promotiecriteria. Vanuit het gedachtegoed met betrekking tot erkennen en waarderen maken ze daarbij keuzes. De dienst HR heeft erkennen en waarderen als een van de speerpunten opgenomen in haar nieuwe strategie en zet de komende tijd in op het vernieuwen van de R&O-cyclus en het opnieuw inrichten van het leiderschapsprogramma.

Zo zet de EUR stappen die voor de gewenste cultuurverandering rondom erkennen en waarderen van belang zijn. Het is en blijft een complexe verandering met de nodige uitdagingen, obstakels en terechte discussies – tegelijkertijd is er sprake van een gezamenlijke inzet en vooruitgang.

D&I

Diversiteit en inclusie (D&I) zijn stevig verankerd in de huidige strategie van de EUR om een positieve maatschappelijke impact te creëren. Bij de EUR verstaan we onder 'diversiteit' zowel zichtbare (bv. geslacht, leeftijd, ras) als onzichtbare (bv. seksuele geaardheid, functiebeperking, academisch profiel) diversiteitskenmerken en staat inclusie voor jezelf volledig kunnen uiten en je tegelijkertijd deel voelen van het team. Door meer inclusief te worden, zullen we ook meer divers worden, is de visie. In het werk hebben we oog voor en werken we aan de hele cyclus van HR-processen, inclusief aantrekken, behouden, bevorderen en uitstromen. Daarbij richt HR zich op systemische veranderingen als de motor van de transformatie.

Het werk dat in 2021 op het gebied van D&I is verzet, kan worden ondergebracht in drie onderdelen.

1) Beleid ter ondersteuning van D&I onder werknemers

Werving en selectie (W&S) kreeg veel aandacht. Door het W&S-proces aan te passen en inclusiever te maken, ontstaat een meer diverse talentpool en daardoor wordt de valkuil vermeden om mensen te kiezen die lijken op die van het wervings- en selectieteam of op de persoon die de functie net heeft verlaten. HR ontwikkelde negen mini-e-learnings in diverse formats, die de meest essentiële inclusieve en ‘bias’-vrije W&S-principes belichten voor elke EUR-medewerker die bij het proces betrokken is. Denk daarbij aan checklists, animaties en infographics, met onderwerpen als samenstellen van een W&S team, inclusieve vacaturetekst tot de STARR methode. Naast de mini-e-learnings volgden alle HR-businesspartners en HR-adviseurs eind 2021 een training van een externe deskundige trainer over inclusieve werving. 

In 2021 is een nieuw document over het beleid en de procedures voor hoogleraren goedgekeurd. Naast een overzicht van de verschillende soorten hoogleraren biedt het beleid transparantie over de procedure voor interne bevordering tot het niveau van hoogleraar, besteedt het aanzienlijke aandacht aan het belang van diversiteit binnen het benoemingsadviescomité (BAC) en vereist het reflectie over diversiteit van de kandidaten door de BAC-leden.

De eerste ronde van de "25/25-beleidsmaatregel" is afgerond. De maatregel is ingevoerd om de doorstroming van vrouwen van assistent-hoogleraren naar universitair hoofddocenten en van universitair hoofddocenten naar hoogleraren te bevorderen. De beleidsmaatregel bestond uit workshops, begeleiding door mentoren en de mogelijkheid voor de deelnemers om hun portfolio te laten beoordelen door een onafhankelijke commissie op basis van facultaire criteria. Dit gaf hen onafhankelijk inzicht in de eigen loopbaan. Van de ongeveer honderd vrouwelijke deelnemers aan de beleidsmaatregel hebben er 33 hun portfolio ter beoordeling aan een onafhankelijke commissie voorgelegd. Uiteindelijk zijn negen personen die hun portfolio hebben ingediend bevorderd, en hebben vijf personen de universiteit verlaten voor hogere functies elders. Het projectteam heeft met de deelnemers gesprekken gevoerd over de uitkomst van het advies van de onafhankelijke commissie en de mogelijkheden voor volgende stappen besproken. In totaal maakten achttien deelnemers gebruik van financiële steun die beschikbaar was voor alle deelnemers die hun portfolio ter beoordeling voorlegden, behalve voor degenen die bevorderd werden. De geleerde lessen werden gedeeld met de HR-businesspartners en de decanen, waarbij ook van de gelegenheid gebruik is gemaakt om feedback te ontvangen. De inzichten op systeemniveau gaan over de behoefte aan transparantie en objectiviteit van de criteria, overzicht van het bevorderingsproces en de voorwaarden voor bevordering.

De EUR steunt eigen werknemers ook bij het vinden van een evenwicht tussen werk en privéleven als ze ouders zijn geworden. Zoals vermeld in het vorige jaarverslag, vult de EUR de 70% van het salaris aan voor partners die met verlengd geboorteverlof gaan, zodat zij tijdens hun verlof 100% van het salaris ontvangen. Van dit beleid is veel gebruik gemaakt: in het eerste jaar na de invoering van dit beleid (1 juli 2020-1 juli 2021) heeft meer dan 85% van de werknemers die recht hadden op verlengd geboorteverlof, er voor de volledige duur gebruik van gemaakt. Bovendien hebben vrouwelijke werknemers die met zwangerschapsverlof zijn geweest, het recht om na hun terugkeer vrijstelling van onderwijs of onderzoek aan te vragen. In 2021 hebben achttien vrouwen van die mogelijkheid gebruik gemaakt, het hoogste aantal tot nu toe (2020 tien vrouwen, 2019 vijftien).

2) Deelnemen aan interne en externe netwerken en advies verstrekken

EUR deelt graag kennis met externe partijen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan bijeenkomsten van het LNVH (Landelijk Netwerk Vrouwelijke Hoogleraren) waar HR-beleidsadviseurs van alle andere Nederlandse universiteiten en UMC's aanwezig zijn, en door deel uit te maken van het Women INC Incubators Netwerk. Die is een groep van organisaties die vooroplopen bij diversiteit en inclusie. EUR is geselecteerd als good practice-werkgever op het gebied van gezinsvriendelijke organisatie (https://www.womeninc.nl/actueel/werkgeversevent-2021-tussen-loon-en-luiers) en heeft in kennis gedeeld met andere organisaties over onderwerpen als werving en selectie.

EUR neemt deel aan nationale symposia (bijvoorbeeld de Nederlandse internistendag) en evenementen (Voorbeelden: Top X top, TOPX netwerkevenement, Fontys Hogeschool diversiteitsweek) en doet aan kennisuitwisseling met andere Nederlandse universiteiten en andere organisaties (zoals TNO, AFM, Deltaress, KNAW).

Om ervoor te zorgen dat HR D&I een integraal onderdeel is van andere HR-gerelateerde projecten en dat het ontwikkelde beleid en de instrumenten 'landen' in de organisatie, participeert HR D&I in diverse interne netwerken. Zo is er regelmatig contact met HR Business partners en adviseurs, HR-beleidsadviseurs, maar ook met facultaire diversity officers en het EUR-netwerk van medewerkers (bijvoorbeeld FAME). HR D&I levert ook input voor lopende projecten, om ervoor te zorgen dat HR D&I een integraal onderdeel is van andere belangrijke initiatieven (zoals erkennen en waarderen, werving en selectie, PhD-beleid, integriteitsbeleid en het UNIC-project). Net als in voorgaande jaren heeft HR een halve dag training over HR D&I gegeven als onderdeel van de cursus academisch leiderschap.

3) Monitoring

De EUR is met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap overeengekomen dat in 2025 ten minste 25% van de hoogleraren vrouw is. Deze doelstelling is eind 2021 bijna bereikt.

Behalve naar vrouwelijke hoogleraren wordt ook gekeken naar genderdiversiteit in de hogere echelons van de organisatie. 

tabel 5.1

Groep Aantal mannen (percentage) Aantal vrouwen (percentage)
Raad van Toezicht 3 (60%) 2 (40%)
College van Bestuur 1 (33%) 2 (67%)
Decanen 6 (67%) 3 (33%)
Onderzoeksdirecteuren 8 (89%) 1 (11%)
Onderwijsdirecteuren 5 (55%) 4 (45%)
Organisatiedirecteuren 6 (55%) 5 (45%)
Dienstdirecteuren 2 (29%) 5 (71%)

Uitvoering Wet Banenafspraak

In het kader van de Participatiewet zijn in 2021 ruim 57 banen ingevuld door mensen uit de doelgroep Banenafspraak. Dit is 53% ten opzichte van de doelstelling van 107,1 banen (van elk 25,5 uur). Om dit te bereiken is ingezet op individuele plaatsingen binnen de organisatieonderdelen. Daarnaast is de focus verbreed, door plaatsingen via collectieve baanrealisatie en door een eerste samenwerking wat betreft de baanrealisatie via inkoop en social return[1].

Net als in 2020 zijn er trainingen aangeboden ter ondersteuning van begeleiders en leidinggevenden van medewerkers met een arbeidsbeperking. Tijdens deze training worden onder andere theorieën, praktijkvoorbeelden en hulpmiddelen aangereikt om (nieuwe) medewerkers goed te kunnen begeleiden in hun baan. 26 werknemers van de EUR hebben deelgenomen waarvan 22 het certificaat ook daadwerkelijk behaalden.

De doelstelling voor 2021, het creëren van 107,1 banen, is helaas niet gehaald. Toch zijn er, ondanks de pandemie, ten opzichte van vorig jaar zes banen bijgekomen voor mensen met een arbeidsbeperking binnen EUR. In het jaar ervoor waren er 14 banen bijgekomen. Hieruit is te concluderen dat er in 2021 ten opzichte van vorig jaar minder banen zijn gerealiseerd dan in 2020 ten opzichte van 2019. De redenen hiervan zijn dat contracten niet werden verlengd door uiteenlopende redenen, maar ook de sluiting van de universiteit als gevolg van de Covid-19 pandemie zorgde voor een daling ten opzichte van 2020. Ambassadeurs binnen verschillende organisatieonderdelen onderzoeken of er plekken zijn waar iemand via de Participatiewet aan de slag kan.


[1] Social return houdt in dat er binnen inkoop- en aanbestedingstrajecten sociale voorwaarden worden gesteld. De opdrachtgever en opdrachtnemer spreken af dat een bepaald percentage van de opdracht moet worden besteed aan bijvoorbeeld het inzetten van mensen uit de doelgroep Banenafspraak.

Ontwikkeling en mobiliteit

Leiderschapsontwikkeling

De EUR ondersteunt leidinggevenden bij het ontwikkelen van goed presterende teams, bij het bevorderen van een gezonde en positieve werkomgeving, en het creëren van een sociale impact. Leiderschapsontwikkeling heeft in 2021 extra aandacht gekregen tijdens de Topkaderdagen (april en oktober) waaraan het CvB, de decanen, directeuren Onderzoek- & Onderwijs en directeuren Bedrijfsvoering (Faculteiten & Diensten) deelnamen. Ze bespraken welke karakteristieken een leider of leidinggevende nodig heeft om de ambities van de EUR te realiseren. Dit resulteerde onder meer in een ’core leadership profile’ dat als kapstok dient voor de verdere ontwikkeling van leiderschap binnen de EUR. Ook is het een basis voor de aankoop en inzet van aanverwante trainingen en ontwikkeltrajecten op het gebied van leiderschap die doorgaans via het interne Training- en OntwikkelPlatform (TOP) worden aangeboden. Een aantal voorbeelden van aanverwante trainingen en ontwikkeltrajecten in 2021 zijn:

  • Academisch leiderschap
  • Senior leadership in Academia
  • Leidinggeven aan professionals
  • Teambuilding-trajecten
  • Individuele executive coaching

Trainingen

TOP organiseerde vijftig trainingen. Variërend van loopbaantrainingen tot en met leiderschapsprogramma’s. Deze trainingen zijn in totaal door 350 deelnemers bezocht. Ook in 2021 was het een uitdaging om snel van online trainen naar fysiek trainen te schakelen en andersom, afhankelijk van de op dat moment geldende Covid19-maatregelen.

Er waren het afgelopen jaar ook nieuwe trainingen zoals bijvoorbeeld de training Workplace Mindfulness en Design Thinking Fundamentals. Daarnaast bood TOP ook in 2021 de online trainingen van GoodHabitz aan. In 2021 is er in totaal 1088 uur gestudeerd en zijn er 161 certificaten behaald. De meeste studietijd werd besteed aan de trainingen Lean, Powerpoint, Excel, Timemanagement en Mindfulness.

Academisch Leiderschap en Senior Leadership in Academia

In het kader van leiderschapsontwikkeling van academici organiseerde TOP ook in 2021 twee edities van de leergang Academisch Leiderschap. Daaraan deden veertig medewerkers mee. In 2021 is de, in co-creatie met de faculteiten ontwikkelde, leergang ‘Senior Leadership in Academia’ voor het eerst van start gegaan. Dit is een leiderschapsprogramma op maat gemaakt voor hoogleraren die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van een afdeling, sectie of team. De modules zijn gemiddeld met een 8,4 gewaardeerd door de deelnemers.

Share Your Knowledge Event

Tijdens de door TOP georganiseerde Share Your Knowledge week verzorgen collega's korte informele workshops voor elkaar en delen op deze manier kennis en ervaring. De collega’s ontmoeten elkaar hierdoor in een andere setting dan gebruikelijk, breiden hun netwerk uit en leren van elkaar. In 2021 bestond het jaarlijks evenement uit 25 workshops. een gevarieerd aanbod, variërend van ‘Hoe organiseer ik een evenement?’ via basistraining Theater tot workshops over ethiek en fondsenwerving voor onderzocht. 580 collega’s bezochten de workshops.

LDE traineeship

Het LDE traineeship is een tweejarig traineeship, van de Universiteit Leiden, de Technische Universiteit Delft en de EUR. De achtste lichting ging in 2021 van start. De groep van drie nieuwe LDE- trainees wisselde het cohort 2020-2022 van opdracht met vier trainees bij de EUR. De werving en selectie is verzorgd met behulp van het externe bureau BMC. Medewerkers van het team Mobiliteit organiseerden en ondersteunden bij het opleidingsprogramma en de begeleiding van de trainees.

Loopbaanbegeleiding

Ontwikkeling van talent speelt een sleutelrol bij de EUR. De universiteit heeft faciliteiten en mogelijkheden waarmee medewerkers zich kunnen ontwikkelen en nieuwe uitdagingen kunnen aangaan. Een greep:

• Persoonlijk carrière budget: medewerkers kunnen € 500 per jaar vrij besteden aan hun toekomstige ontwikkeling

• Workspot: een portaal waar medewerkers worden gekoppeld aan tijdelijk werk. Zo wordt interne mobiliteit vergroot. In 2021 is 50% van de aanvragen voorzien met een interne kandidaat.

• Mobility Manager en Career Coaches: in- en externe loopbaanbegeleiding

• Career in Progress: portaal met onder meer persoonlijkheids-, capaciteiten- en beroepentesten, testimonials en informatie over de mobiliteitsnetwerken waar de EUR bij is aangesloten. het is tevens een plattegrond van alle functies en bijbehorende capaciteiten binnen de EUR.

Mobiliteit Job2Job (Verplichte mobiliteit)

De afdeling Job2Job begeleidt medewerkers naar nieuw werk waarvan het contract binnen een periode van zes maanden afloopt, ex-medewerkers vanuit WW re-integratie en medewerkers die vanuit verzuim hun werk niet meer kunnen uitoefenen. De casemanagers van Job2Job bieden de kandidaten een traject op maat. Zij coachen op individuele basis en bemiddelen de kandidaten bij het vinden van werk binnen en buiten de universiteit. Jaarlijks ontvangt de afdeling Job2Job ongeveer 130 aanmeldingen.

  % aantallen
WW- re-integratie 57,8 74
Van Werk naar Werk trajecten 34,4 44
Verzuim 7,8 10
  % aantallen
Baan gevonden extern 46,6 55
Baan gevonden intern 6,8 8
Startersperiode zelfstandig ondernemer 4,2 5
Traject afgesloten 25,4 30
Lopende trajecten 16,9 20
  % aantallen
Baan gevonden extern 43,3 32
Lopende trajecten 21,6 16
Startersperiode zelfstandig ondernemer 6,6 5
Einde WW periode 28,4 21
  % aantallen
Baan gevonden extern 52,3 23
Baan gevonden intern 18,1 8
Einde traject 20,5 9
Lopende trajecten 9,1 4

Gezond en Veilig Werken

Faciliteiten & voorzieningen (i.h.k.v. Coronaperiode)

Vanaf zaterdag 23 januari 2021 gold in heel Nederland een avondklok. Dat betekende dat iedereen tussen 21.00 uur ’s avonds en 04.30 uur ’s ochtends binnen moest blijven. Het was verboden zonder geldige reden op straat te zijn. Wie voor het werk de deur uit moest, moest beschikken over een werkgeversverklaring en het formulier ‘Eigen verklaring avondklok’. De EUR heeft aan 78 medewerkers een werkgeversverklaring verstrekt in die periode.

De informatie over (gezond en veilig) thuiswerken is op het platform MyEUR geplaatst. Alle updates rond maatregelen vanuit het kabinet werden gecommuniceerd via mailing en geplaatst op de website van de EUR.

Maandelijks publiceerde HR nieuwsbrieven voor alle medewerkers, inclusief leidinggevenden. Hierin werd op maat informatie gegeven om het thuiswerken mogelijk te maken. In 2021 zijn er door HR elf nieuwsbrieven gepubliceerd.

In 2021 is er 145.482 keer een HR-pagina op het intranet bezocht. Dat is 7,4% meer dan in 2020. De best bezochte HR pagina’s zijn:

Om elke medewerker te ondersteunen in een verantwoorde inrichting van de thuiswerkplek zijn drie mogelijkheden aangeboden: 1. Ophalen van materialen van de campus; 2. Aanschaf van benodigde middelen via de eigen afdeling; 3. Benodigdheden voor een thuiswerkplek die arboproof is zelf kopen en tot € 500 declareren. Hiervoor is een tijdelijke regeling in het leven geroepen.

Daarnaast hebben Cao-partijen afspraken gemaakt over een tegemoetkoming voor het thuiswerken per 1 september 2021:

- € 2,- per thuiswerkdag
- € 25,- per maand internetvergoeding

De al in 2020 ingevoerde mentale ondersteuningsbronnen bleven in 2021 beschikbaar. Een voorbeeld is Open Up: een psycholoog voor iedereen en zonder wachttijden. Iedere medewerker en iedere gastmedewerker kan zo vaak als nodig consults inplannen met de gekwalificeerde psychologen van OpenUp.

Verzuimontwikkeling

Vanaf het vierde kwartaal van 2021 is een toename in het verzuim geconstateerd (4,21% in oktober 2021 versus 2,82% in oktober 2020). De belangrijkste oorzaak van het verzuim is een heftiger seizoenseffect (griep/verkoudheidsvirussen) en de opkomende Omikron-variant van COVID-19. Dit resulteerde met name in een grote groei van het percentage kortdurend verzuim. Daarnaast was het aantal mensen dat uitviel met mentale klachten door een combinatie van overbelasting in werk en privé ook een punt van zorg.


Welzijnsmonitor

HR mat eind 202 voor het eerst het welzijn van onze medewerkers. Dit onderzoek wordt in samenwerking met onze wetenschappers opgesteld en uitgevoerd. In 2021 zijn er nog een tweede en derde (laatste keer: december 2021) uitgevoerd. De uitkomsten zijn centraal en breed gedeeld en ook decentraal op veel plekken in de organisatie besproken. Belangrijke aandachtspunten in 2022 blijven de aanpak werkdruk en het faciliteren van hybride werkvormen. Tot slot leert de werkwijze van herhaald meten wat er nodig is om ook een andere meting in 2022 goed te kunnen uitvoeren, namelijk het Medewerkersonderzoek Nieuwe Stijl.

Evaluatie Ombudsfunctionaris (OF) & Vertrouwenspersoon (VP)

Zowel in het plan van aanpak van de pilot ombudsfunctionaris (gestart in 2019), als van de pilot netwerk vertrouwenspersonen (gestart in 2019), is bepaald dat er na twee jaar een eindevaluatie wordt uitgevoerd door een externe partij. Afgelopen zomer heeft een selectiecommissie (bestaande uit de ombudsfunctionaris, de coördinator netwerk vertrouwenspersonen en afvaardiging van leden van de UR en het EUROPA) gekozen voor het bureau Governance & Integrity. Het rapport van dat bureau schrijft: ‘Zowel de ombudsfunctie als het netwerk van vertrouwenspersonen zijn belangrijke en noodzakelijke bijdragen aan de zorgstructuur en daarmee aan het tot stand brengen van een veilige, gezonde en professionele werk- en studieomgeving’. Vervolgens worden er adviezen gegeven ter verbetering van beide functionarissen en een set algemene adviezen voor. de zorgstructuur. In 2022 worden die adviezen uitgevoerd.

Sociale veiligheid

In het project ‘sociale veiligheid’ is van het begin van het verslagjaar integraal gewerkt aan het terugdringen van ongewenst gedrag en onveiligheid. Dat doet HR in samenwerking met veel verschillende dienstverleners/actoren (o.a. vertrouwenspersonen, ombudsfunctionaris, bedrijfsmaatschappelijk werker, bedrijfsartsen) en met andere diensten (E&S, integrale veiligheidsmedewerkers, D&I). Leidinggevenden en medewerkers spelen vanzelfsprekend een rol bij het creëren van een veilige, inclusieve en gezonde werkomgeving. Het onderwerp is daarom ook onderdeel van de ontwikkeltrajecten voor leiderschap en teams. Het wordt via de Erasmian Values uitgewerkt en is in 2021 verder geïntegreerd in de herziene Integriteitscode (zie verder).

In 2021 is gepoogd duidelijkheid te krijgen en bieden over de rollen en verantwoordelijkheden van diverse actoren op het gebied van sociale veiligheid. Dit gebeurt door regelmatig actorenbijeenkomsten te houden. Ook is er een informatiekaart Gezond & Veilig ontwikkeld. Deze informatiekaart dient als basis om de informatievoorziening voor medewerkers te verbeteren en te garanderen dat de kortste weg in hulpverlening gevonden wordt. Tot slot is er in 2021 voor het eerst een ‘Sociaal Jaarverslag’ opgesteld, dat positief is ontvangen. HR is voornemens om jaarlijks dit verslag op te stellen, waarin de trends op het gebied van welzijn en sociale veiligheid worden geanalyseerd en toegelicht door middel van een overkoepelende analyse van de jaarverslagen.

ARBO & RI&E

In 2021 is de Arbo coördinator/ centrale preventiemedewerker aangesteld. Tevens is een masterplan opgesteld voor een EUR-brede en zowel centrale als decentrale aanpak van de verplichte Risico-Inventarisatie & Evaluatie. Dit plan is in november 2021 aangeboden aan het College van Bestuur.

Preventiemedewerker netwerk

Met de arbocoördinator/ centrale preventiemedewerker komt de EUR tegemoet aan wettelijke eisen op dat gebied. In 2020 is een functieprofiel opgesteld voor decentrale preventiemedewerkers die de centrale preventiemedewerker ondersteunen op alle organisatieonderdelen. In 2021 begon de arbocoördinator met een plan voor het opzetten van het preventiemedewerker netwerk. Het plan resulteerde in 25 preventiemedewerkers bij de verschillende faculteiten en diensten in december 2021.

Blended Working

De directeuren van HR, IT (EDIS) en RE&F richten in het verslagjaar de werkgroep Operationalisering Blended Working op. Deze werkgroep bood hulp bij vragen over veilig terugkeren naar kantoor in Corona tijd en adviseerde over thuiswerkfaciliteiten. Enkele resultaten:

  • Q&A Blended Working in het Nederlands en Engels op de intranetpagina MyEUR
  • Thuiswerk(plek)faciliteiten:
    • EUR-breed beleid m.b.t. thuiswerkfaciliteiten is vastgesteld;
    • Een aanbesteding wordt gestart door de diensten EDIS, HR en RE&F voor de thuiswerkplekfaciliteiten;
    • Voor de periode gedurende het aanbestedingstraject wordt een overgangsregeling ‘aanschaf thuiswerkfaciliteiten’ vastgesteld.
  • Overgangsregeling thuiswerkfaciliteiten 2021-2022.

Integriteit

De EUR lanceerde 7 december 2021 een nieuwe Integriteitscode over het beoogde gedrag van medewerkers en studenten. De Integriteitscode biedt een overzicht van de belangrijkste waarden en normen en daarmee een context voor de verdere dialoog over wat Erasmianen beweegt en bindt. Juist de open discussie en dialoog hierover is van belang, zodat alle betrokkenen met elkaar zorgen voor een integere en inspirerende werk- en studieomgeving. Zo worden misstanden voorkomen en wordt uitdrukking gegeven aan de Erasmiaanse waarden bij alles wat medewerkers en studenten doen. De code bevat regeling op het gebied van organisatie, wetenschappelijke en intermenselijke contacten. De integriteitscode is hier te downloaden.

Internationalisering

Het aantal internationale stafmedewerkers groeit. In 2021 was er extra aandacht voor hun welzijn en de zogeheten zachte landing.

Zachte landing

Voor veel internationale medewerkers was 2021 door Covid-19 zwaar. Velen konden niet terugvallen op stevige sociale netwerken in de omgeving. Juist daarom was er vanuit de EUR veel contact met hen. Zo zijn er door het hele jaar heen in totaal negentien activiteiten georganiseerd, zowel online als op locatie. Voorbeelden zijn bezoeken aan Kinderdijk, Royal Delft Museum en Mauritshuis in Den Haag, en activiteiten zoals kanoën, klimmen en bowlen. De Online Dutch Conversation Sessions, waar Nederlandse hosts in kleine groepen Internationale staf de kans geeft om hun Nederlandse spreekvaardigheden te oefenen waren erg in trek. De meereizende partners maken gebruik van het dual career programma, waarbij ze geholpen worden met het vinden van werk.

Klantenservice en samenwerking

Om de complexe administratieve processen voor internationale staf goed te laten lopen is in 2021 de samenwerking met de faculteiten en diensten versterkt. Voortaan wordt in het begin van de keten advies gegeven voordat er een beslissing is genomen. Dit leidt tot betere informatie-uitwisseling en soepelere processen. Ook zijn er uitgebreide brochures ontwikkeld voor nieuwe internationale gasten. Ze kunnen die lezen wanneer het hen schikt.  

Samenstelling internationale staf

De afgelopen jaren is een continue stijgende lijn te zien van het aandeel internationale medewerkers werkzaam bij de EUR. Van 21% in 2014 is het gegroeid naar 27% eind 2021. COVID-19 brak die trend niet: eind 2021 had de EUR 1672 medewerkers met een niet-Nederlandse nationaliteit.

De EUR heeft veel medewerkers zonder arbeidsovereenkomst. Ze werken op basis van een gastvrijheidsovereenkomst. Het zijn medewerkers die bijvoorbeeld via een uitzendbureau werken of die wetenschappelijk werk doen waarvoor ze een andere financieringsbron hebben. Denk daarbij aan buitenpromovendi (in dienst bij een andere werkgever en daarnaast promoverend) en promovendi met een beurs. Relatief gezien is het aandeel niet-Nederlanders met een GVO (33%) groter dan niet-Nederlanders met een dienstverband (22%).

In onderstaand tabel is per type medewerker, opgesplitst naar nationaliteit (Dutch / non-Dutch) aangegeven hoe groot het aandeel dienstverbanden is versus gastvrijheidsovereenkomsten. Opvallend: de EUR telt iets meer niet-Nederlandse promovendi dan Nederlandse. Onder de staf van Professional Services is het aandeel niet-Nederlanders juist laag.

EUR personeel, inclusief GVO, exclusief SA.(bron: SAP)

Volgend hoofdstuk: 6. Financiën

Logo Reporting
Versie:
v3.8.11
Leverancier:
iWink

Met Reporting maak je professionele online publicaties. Rapportages die je online, in print en als PDF-download kunt aanbieden.

En daarmee voldoe je direct aan de WCAG-wetgeving rond digitale toegankelijkheid.

Eenvoudig, veilig en efficiënt.

Meer over Reporting