Hoofdstuk 6 De EUR - Bedrijfsvoering

Parallel aan het vergroten van engagement en enablement, werkt de EUR aan het versterken van Erkennen & Waarderen (E&W). Met het oog op het transitiejaar 2025 heeft de EUR zich in 2024 gericht op het ontwikkelen van instrumenten die faculteiten en diensten in staat stellen om elementen van Erkennen & Waarderen (E&W) zelfstandig toe te passen en te implementeren. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de workshop 'Unlock your Team Potential'. Daarmee ervaren teams en teamleiders hoe diversiteit van talenten bijdraagt aan collectieve prestaties. Daarnaast is de procesbeschrijving 'Academic Career Paths: A Journey from Planning to Evaluation' ontwikkeld. Die geeft richting aan het proces van creëren van gedifferentieerde loopbaanpaden. Tot slot zijn er webinars, workshops en handleidingen ontwikkeld voor het schrijven van narratieven. Die zijn relevant, want EUR vraagt medewerkers om narratieven in de ontwikkelcyclus en in promotietrajecten.

E&W is steeds beter verankerd in HR-beleid en -processen. Dat gebeurt bijvoorbeeld door de integratie van het Erasmiaanse Leiderschapsprofiel in loopbaanpaden en promotiecriteria. Een ander voorbeeld is het nieuwe beleidskader voor diverse loopbaanpaden op het niveau van de hoogleraar.

De EUR heeft in 2024 haar positie binnen het landelijke E&W-netwerk verder versterkt, onder meer door middel van vertegenwoordiging in het landelijke programmateam, het geven van workshops op landelijke evenementen en deelname aan de Nationale Cultuurbarometer.

De EUR gelooft in het belang van investeren in de groei van duurzaam inzetbare medewerkers die voorbereid zijn op interne en externe veranderingen, nu en in de toekomst. Het Learning & Career Centre (LCC) speelt hierin een centrale rol. Met een breed aanbod aan diensten op het gebied van recruitment, leren & ontwikkelen, leiderschap en mobiliteit – in samenwerking met onder andere Gezond & Veilig Werken en het team Erkennen & Waarderen – ondersteunt het LCC medewerkers om ‘fit for the future’ te zijn en te blijven.

Recruitment

Net als in voorgaande jaren zetten de recruiters zich in 2024 voor een prettig, inclusief en snel selectieproces. De krapte op de arbeidsmarkt heeft zich in 2024 voortgezet en de verwachting is dat deze trend aanhoudt. Mede vanwege de politieke ontwikkelingen en de bezuinigingen in de sector blijft het werven van geschikte medewerkers een grote uitdaging. Desondanks zijn er veel nieuwe collega’s geworven.

Naast ontwikkelingen met betrekking tot vaste functies is er ook volop beweging in de markt voor flexibele arbeid. Het opheffen van het handhavingsmoratorium per 1 januari 2025 draagt bij aan een bewuste en beperktere inzet van zzp’ers en dat is onder andere opgevangen door meer reguliere aanstellingen en de inzet van andere vormen van inhuur. De verwachting is dat de impact van de DBA-handhaving in 2025 duidelijker zal worden.  

Er zijn ook positieve ontwikkelingen: de succesvolle verlenging van de HR Excellence in Research Award voor de EUR is er zo een. Ook in moeilijkere tijden committeert de EUR zich aan de principes van de European Charter for Researchers; de verlenging van de Award is daar een mooie blijk van.

In oktober 2024 werd het tienjarig bestaan van het LDE traineeship gevierd, waarbij LDE staat voor Universiteit Leiden, TU Delft en EUR. De elfde lichting trainees ging in september 2024 van start met het traineeprogramma. Het werving- en selectieproces voor deze nieuwe lichting is, in tegenstelling tot voorgaande jaren, uit kostenoverwegingen niet uitbesteed maar zelf door de recruiters en HR-medewerkers van de drie universiteiten uitgevoerd.

Ontwikkelcyclus

De EUR hecht zeer aan het stimuleren van medewerkers in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. In 2024 zijn de eerste acht organisatieonderdelen overgestapt van de cyclus van Resultaat & Ontwikkeling naar de Ontwikkelcyclus. Het doel van de ontwikkelcyclus is om laagdrempelig en structureel een gezamenlijke focus bij leidinggevenden en medewerkers te creëren, die is gericht op groei, ontwikkeling, welzijn en kwaliteiten.

Samen met het E&W-team en het leiderschapsontwikkelingsteam zijn de betrokken organisatieonderdelen voorbereid op een nieuwe manier van werken. Door middel van webinars, fysieke trainingen en online informatiesessies zijn leidinggevenden en medewerkers getraind en geïnformeerd over hun rol en verantwoordelijkheden in het nieuwe proces.

Naar aanleiding van de eerste implementatie waren er meerdere evaluaties in de vorm va surveys, interviews en MT-evaluaties. De uitkomsten leidden tot een verbeterslag en die gold als voorbereiding op de tweede implementatie in 2025.

Leiderschapsontwikkeling

Leiderschap is een strategisch speerpunt binnen de EUR en vormt een kernonderdeel van de nieuwe strategie 2025-2030. 

In 2024 zijn het EUR-breed gedragen Erasmiaanse Leiderschapsprofiel en – beleid verder uitgerold in de faculteiten en diensten. Nieuwe initiatieven, zoals een onboardingtraining voor leidinggevenden, een leiderschapscoachpool met intervisie en community evenementen ondersteunden leidinggevenden in hun ontwikkeling. Aan deze activiteiten namen 180 leidinggevenden deel. Ze waren aanwezig bij lunch & leadership sessies en leiderschapsdagen, waar thema’s als ‘Appreciative Inquiry’, ‘Deep Democracy’, ‘Non-violant communication’, ‘Destructief leiderschap’ en ‘De rol van leidinggevende bij de E&E scan’ behandeld werden.

Ook was er een succesvolle pilot van een 360-graden feedback-tool voor leidinggevenden die in 2025 wordt opgenomen in de ontwikkelcyclus. Hiernaast werden vier inspiratiepaletten gemaakt op basis van de vier hoofdprincipes uit het EUR-leiderschapsprofiel. Deze inspiratiepaletten bevatten verschillende tools, bronnen en inspiratie voor het verder ontwikkelen van de verschillende sub-competenties uit het profiel.

Het blijft een uitdaging om leidinggevenden deel te laten nemen aan de community activiteiten voor leidinggevenden. De activiteiten zijn niet verplicht en door de hoge werkdruk komt slechts ongeveer 60% van de leidinggevenden naar de evenementen. Leidinggevenden van het Wetenschappelijk Personeel blijven achter ten opzichte van leidinggevenden van Professional Services.

Training- en OntwikkelPlatform (TOP)

Het Training- en OntwikkelPlatform (TOP) organiseerde vijftig trainingen, variërend van loopbaantrainingen tot leiderschapsprogramma’s. Deze trainingen werden door 424 deelnemers bezocht en kregen een gemiddelde beoordeling van 8,5. In de aanloop naar nieuwe trainingen hield TOP ook proefcolleges. Tijdens deze korte, informatieve sessies kregen deelnemers een preview van de nieuwe trainingen. De proefcolleges werden zeer goed bezocht en gemiddeld met een 9 beoordeeld. Naast de reguliere trainingen bood TOP ook online trainingen aan van GoodHabitz.

TOP breidde haar rol in 2024 verder uit met advies en ondersteuning bij maatwerkvragen en -projecten waarin leren en ontwikkelen centraal staan. Dit resulteerde in de co-creatie van dertig maatwerktrajecten en een leerlijn voor onder meer Sociale Veiligheid en voor PhD’s.

Loopbaanontwikkeling en mobiliteit

De EUR zet in op een brede benadering van loopbaanontwikkeling, waarbij medewerkers op verschillende manieren worden ondersteund om regie te nemen over hun groei, welzijn en inzetbaarheid. In 2024 organiseerde het Learning & Career Centre (LCC) meerdere initiatieven die bijdragen aan kennisdeling, zelfinzicht en mobiliteit.

Tijdens de Share Your Knowledge Week gaven collega’s korte informele workshops aan andere collega’s en deelden zo kennis en ervaring. De collega’s ontmoetten elkaar hierdoor in een andere setting dan gebruikelijk, breidden hun netwerk uit en leerden van elkaar. Het aanbod van de 32 workshops was divers, en varieerde van ‘Priorities: Making it easier to say no’ via ‘An introduction to OpenAl’ tot ‘Doelen stellen voor succes’.

In 2024 is de Career Week hernoemd in Career & Wellbeing Week. De balans tussen werk en welzijn wordt immers steeds belangrijker, zoals ook blijkt ook uit de uitkomsten van de E&E scan. Het programma bestond uit 46 activiteiten die in het teken stonden van professionele en persoonlijke ontwikkeling en welzijn. Voorbeelden zijn de aandacht voor neurodiversiteit in de Masterclass Neurodiversiteit ‘Als alle breinen werken’ en workshops zoals ‘Vermoeidheid te lijf’, ‘Bokscoaching’ en ‘Veerkracht booster’. In totaal bezochten ongeveer 800 collega’s de Career & Wellbeing Week.

Een onderdeel van de week was de PhD Career Day, een carrièredag voor promovendi. Die dag bestond uit een plenaire opening en daarna de workshops: ‘Personal branding & Networking’ en ‘Personal Leadership in how you experience work’. 

Ook internationaal leren werd gestimuleerd. Via ErasmusPlus kregen medewerkers de mogelijkheid om via staff exchanges werkervaring op te doen bij Europese partnerorganisaties. Om hier beter gebruik van te kunnen maken, is de bekendheid en het proces rond deze ‘staff exchange’ de afgelopen drie jaar structureel vergroot. Met 177 deelnemers in 2,5 jaar is de doelstelling glansrijk behaald.

Naast collectieve evenementen biedt de EUR ook individuele loopbaanbegeleiding. Zowel Wetenschappelijk Personeel (WP, 40%) als Professional Services Staff (PSS, 60%) maakten in 2024 gebruik van de diensten van de loopbaancoaches. Coachvragen van medewerkers hadden betrekking op onder andere het zetten van een volgende stap in de carrière of ondersteuning bij persoonlijke groei en ontwikkeling. Een nieuw element in de loopbaanbegeleiding in 2024 was de inzet van de Talenten Motivatie Analyse, een online assessment die duidelijkheid biedt over drijfveren, talenten en ontwikkelmogelijkheden van medewerkers.

Voor medewerkers die geconfronteerd worden met (dreigende) werkloosheid, bieden de casemanagers van Job2Job ondersteuning bij het vinden van een nieuwe functie – binnen of buiten de organisatie. De EUR is eigenrisicodrager voor de WW en de WIA. Dit betekent dat, hoewel de uitkering door de voormalige medewerker wordt ontvangen van de uitkeringsinstantie UWV, deze betaald wordt door de EUR.

Jaarlijks ondersteunt Job2Job ongeveer 140 medewerkers, waarvan 60% WP en 40% PSS. Mede door de financiële ontwikkelingen, waardoor tijdelijke contracten minder vaak worden omgezet in vaste aanstellingen, is dit aantal in 2024 toegenomen tot 200. 

Bij de verdere ontwikkeling van de EUR-strategie komt ‘de mensgerichte organisatie’, met aandacht voor het welzijn van medewerkers, steeds meer centraal te staan. In Nederland heeft één op de vijf werkenden last van burn-out achtige klachten. Daarnaast is er sprake van een toename in verzuim en dat is ook het geval bij de EUR. Deze maatschappelijke ontwikkelingen vergroten samen met bezuinigingen en andere sectorspecifieke trends het belang en urgentie van gezondheid, veiligheid en welzijn. De EUR moet als werkgever de komende jaren extra investeren in het behoud van kwalitatief sterk personeel en doet dat door te boeien en te binden en bovenal met de juiste voorwaarden voor een fijne werkomgeving. HR draagt bij aan deze zaken door samen met de organisatie werkdruk en ongewenst gedrag aan te pakken en te fungeren als sparringpartner op het gebied van (mensgericht) leiderschap.

In 2024 namen we gezondheid, veiligheid en welzijn opnieuw onder de loep. Wat hielp zijn belangrijke inzichten uit de E&E scan met de verzuimcijfers en het rapport van de Nederlandse Arbeidsinspectie. De E&E scan van 2024 onderscheidde werkdruk en werkstress en dat is anders dan in 2023, toen enkel werkdruk is onderzocht. Werkdruk scoorde gemiddeld een 5,7 (2023: 5,5) en werkstress een 5,2. Medewerkers gaven hun work-life balance gemiddeld een 5,6 (2023: 6,2 ). Wetenschappelijk personeel scoorde wederom significant lager op deze thema’s dan medewerkers van Professional Services. Uit de resultaten blijkt dat 19% van de EUR-medewerkers in 2024 soms of vaak te maken had met ongewenst gedrag op de werkvloer (2023: 16%), 21% van de respondenten gaf aan niet te weten waar zij terecht kunnen voor ondersteuning bij een sociaal onveilige situatie (2023: 26%). 

Verzuim

In vergelijking met cijfers van het CBS voor de onderwijssector (5,6% in 2023, van 2024 is nog geen score bekend) heeft de EUR een laag verzuimpercentage. Wel zijn er grote verschillen te zien per faculteit en dienst.

Ten opzichte van 2023 is het verzuimpercentage licht gedaald, maar de meldingsfrequentie steeg verder. Die ligt op het niveau van het landelijk gemiddelde, namelijk rond 1,0. Dit houdt in dat medewerkers zich gemiddeld 1x per jaar ziekmelden.

Ontwikkelingen gezondheid, veiligheid en welzijn

In 2024 waren er ook diverse ontwikkelingen op het gebied van gezondheid, veiligheid en welzijn. Zo startte in maart de samenwerking met de arbodienst Salude). Het nieuwe contract maakt het voor medewerkers mogelijk om sneller met een arts te spreken, zowel preventief als bij verzuim. De dienstverlening voor psychologische ondersteuning is opnieuw aanbesteed; gekozen is voor het bedrijf OpenUp. Verder startte een pilot voor ondersteuning aan medewerkers met mantelzorgtaken door de onderneming Zorggenoot. Ook vond er een aanbestedingstraject plaats voor een nieuw verzuimvolgsysteem om de verzuimbegeleiding verder te optimaliseren. De keuze viel op XpertSuite en de implementatie hiervan wordt in 2025 afgerond.

De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) publiceerde in mei haar onderzoeksrapport over psychosociale arbeidsbelasting (PSA) op Nederlandse universiteiten. Dit rapport beschrijft in hoeverre universiteiten sinds 2021 verbeteringen doorvoerden met betrekking tot werkdruk en ongewenst gedrag en met welk effect. Op basis van de bevindingen is door de EUR een actieplan opgeleverd wat in 2025 wordt uitgevoerd. Een verdiepende risico-inventarisatie en -evaluatie op het gebied van PSA is onderdeel van dit actieplan. In het actieplan is nadrukkelijk aandacht voor verbetering en borging door middel van de PDCA-cyclus. In 2025 voert de NLA een herinspectie uit bij de EUR. Om het aanbod en beleid voor sociale veiligheid zowel richting de organisatie als ten aanzien van de NLA inzichtelijk te maken is in 2024 door HR de Inventarisatie & Advies Sociale Veiligheid opgeleverd. Dat gebeurde in samenwerking met Education & Student Affairs (E&S) en het IDEA Center. 

Een engaged universiteit moet ingebed zijn in een ondersteunende cultuur met toegewijd en inclusief leiderschap. Diverse perspectieven, ervaringen en kennis zijn nodig om ons doel van echte betrokkenheid te bereiken. Dit betekent ook dat we een toegankelijke universiteit zijn voor onze studenten en medewerkers en dat we samen bouwen aan een rechtvaardige en inclusieve organisatie waarin de mens centraal staat. In 2024 werkten HR en IDEA Center intensief samen aan het versterken van bewustzijn en beleid op het gebied van inclusie en diversiteit.

De basis voor inclusie ligt bij eerlijke werving en selectie. HR en IDEA Center creëerden bewustzijn rond inclusieve werving en selectie door feedback te geven op vacatureteksten en door trainingen te organiseren. Deze samenwerking draagt bij aan een bredere en meer diverse instroom van talent. Juist in tijden van financiële onzekerheid en maatschappelijke druk blijft het versterken van verbinding en inclusiviteit binnen teams van groot belang.

Beyond 25/25

Met het Beyond 25/25-programma streeft de EUR naar een gelijk speelveld voor academische medewerkers, met name voor vrouwen en medewerkers met een migratieachtergrond. Van hen is bekend dat ze meer belemmeringen ondervinden bij promotie naar hogere echelons. In deze ronde van het programma verwelkomden we 66 deelnemers van alle faculteiten. Mentoring was een onderdeel van het programma. Er werd een aantal workshops georganiseerd over onderwerpen zoals: 'Safe and brave spaces’, de ‘rode draad in hun academische verhaal vinden’, ‘narratief schrijven’, ‘intervisie’ en ‘het ontwerpen van proactieve loopbaanstrategieën’. Uiteindelijk legden 39 deelnemers hun portfolio voor aan de onafhankelijke commissie voor feedback en 25 medewerkers vroegen financiering aan om te werken aan het versterken van hun portfolio. Tijdens het programma kregen sommige deelnemers een promotie, terwijl anderen de universiteit verlieten. Het delen van informatie en kennis en het gemeenschapsgevoel werden zeer gewaardeerd door de deelnemers. 

Uitvoering Wet Banenafspraak

Ook binnen het kader van de Participatiewet blijft de EUR zich inzetten voor inclusief werkgeverschap. In 2024 resulteerde dat in twaalf nieuwe collega’s. In totaal zijn er in 2024 86,7 banen ingevuld door medewerkers uit de doelgroep Banenafspraak, waarbij 25,5 uur geldt als 1 fte. Dit komt neer op 69,5% van de taakstelling van 124,7 banen. Het wettelijke quotum van 2024 is dus niet behaald en dat komt door het te beperkte aanbod van beschikbare kandidaten. Desondanks zetten we ons met volle overtuiging in om in 2025 vooruitgang te boeken.

Om de begeleiding van medewerkers binnen de Banenafspraak te versterken, zijn in 2024 twee keer Harrie-trainingen aangeboden aan begeleiders en leidinggevenden. Hierin worden theorieën, praktijkvoorbeelden en tools aangereikt om (nieuwe) medewerkers vanuit de Banenafspraak te begeleiden. In totaal behaalden zeventien medewerkers het aan de training verbonden certificaat.

Ondersteuning van internationale medewerkers

Om een aantrekkelijke werkgever te zijn voor internationaal personeel en een plek te creëren waar zij zich thuis voelen, is aandacht voor het welzijn van internationaal personeel van groot belang. Het aandeel internationale collega’s is gelijk aan dat van 2023 (26%). Ondanks de aankomende bezuinigingen en de politieke wens om het onderwijs meer te richten op Nederlandstalig onderwijs, blijft het essentieel om internationaal talent te blijven ondersteunen.

Bij het aantrekken en laten instromen van internationaal talent wordt veel zorg besteed aan tijdig informeren, ondersteunen en administratieve zaken waar mogelijk uit handen nemen. Zo is er voor meereizende partners een dual career programma en zijn met de Gemeente Rotterdam afspraken gemaakt over de toegang tot de woningmarkt.

Voor het behoud van een internationale staf is het cruciaal dat buitenlandse stafleden zich thuis voelen. Sociale connecties en kennis van de nieuwe omgeving en taal spelen hierin een belangrijke rol. De EUR biedt hiervoor activiteiten aan. Naast cursussen bij het EUR Language & Training Centre organiseert de universiteit ook Dutch Conversation Sessions om de Nederlandse spreekvaardigheid te oefenen.

Met de toename van het online werken neemt ook het aantal medewerkers toe dat vanuit het buitenland voor de EUR werkt. Hierdoor zijn er ook nieuwe en complexe vraagstukken ontstaan waarin de EUR ondersteuning moet bieden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat iemand dan niet langer onder de Nederlandse sociale zekerheid valt. De EUR helpt bij deze complexe processen, zodat het mogelijk is om in de buurlanden te wonen en werken voor de EUR. Voor medewerkers die tijdelijk in het buitenland gaan werken is er begeleiding.

Ondersteuning medewerkersnetwerken

Medewerkersnetwerken vormen een belangrijke pijler van de inclusieve organisatiecultuur. Het IDEA Center ondersteunt onder meer ‘Females in Academia Moving towards Equity’(FAME), QuEUR (voor LGBTQIA+ medewerkers en hun bondgenoten) en Young@EUR, een contactgroep voor werknemers tot 36 jaar.

EUR ontving in 2024 twee prijzen van Workplace Pride: de prijs voor het beste rolmodel (Prof. Annelien Bredenoord, voorzitter van het College van Bestuur) en de prijs voor het beste medewerkersnetwerk: QuEUR. De EUR was tevens genomineerd in twee andere categorieën (game changer: Idea.net-project; en bondgenoot van het jaar: Katarina Putnik). Verder nam EUR deel aan de Workplace pride-benchmark, waar we een goede score van 54,6% behaalden, fors boven de gemiddelde score van 37,1%.

FAME organiseerde workshops over onderhandelingsvaardigheden en de menopauze. De FAME Athena Award werd dit jaar tijdens Dies Natalis uitgereikt aan Prof. Pilar Garcia-Gomez.

Young@EUR biedt jonge medewerkers van zowel wetenschappelijk personeel als professional services staff de mogelijkheid om hun vaardigheden te ontwikkelen, kennis te verbreden en collega's te ontmoeten tijdens verschillende activiteiten en borrels. Daarnaast is er een nieuwe samenwerking aangegaan met Rot.Jong, een netwerk van organisaties in Rotterdam dat evenementen organiseert voor jonge professionals.

Beleid en monitoring

Goed beleid vraagt om data en transparantie. De EUR huurde een extern bureau in om een uitgebreide loonkloofanalyse uit te voeren, gericht op verschillen op basis van geslacht en nationaliteit bij zowel academisch- als Professional Services-personeel. De resultaten zijn hier beschikbaar. Vanaf 2026 moeten organisaties van onze omvang jaarlijkse analyses van beloningsverschillen uitvoeren.Verder is gewerkt aan inclusieve vragenlijsten, een inclusieve taalgids en het breder delen van kennis en expertise over IDEA-onderwerpen. Dat gebeurde met in- en externe workshops, trainingen en lezingen voor studenten en medewerkers.

De fysieke en digitale werkplek speelt een belangrijke rol in de mogelijkheden voor medewerkers en studenten om zich te kunnen ontplooien in hun werk of studie. Het beleid en de bedrijfsvoering rondom de werkplek bepaalt ook de maatschappelijke impact van de EUR. Denk daarbij aan vraagstukken op het gebied van duurzaamheid of toegankelijkheid.

Studeren, onderzoek, bedrijfsvoering en samenwerken zijn vrijwel ondenkbaar zonder ondersteuning door digitale middelen. Een betrouwbare, veilige en altijd toegankelijke informatievoorziening is daarom essentieel.

De digitale wereld is continu in beweging en ontwikkeling. Vernieuwingen in onderwijs en onderzoek vragen eveneens om steeds nieuwe manieren van toegang tot en omgaan met data. Er komen steeds weer nieuwe ICT-technieken op de markt die vertaald moeten worden naar het ICT-landschap van de EUR. De wens om snel het nieuwste van het nieuwste te mogen en kunnen gebruiken en het streven van de onderzoekswereld naar ‘open data’ en ‘open science’ worden vaak gefrustreerd door de toename van cyberdreiging en cybercriminaliteit. Het is de taak van Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS) om samen met de faculteiten en de andere diensten hier een goede balans in te vinden.

Artificial Intelligence (AI)

Afgelopen jaren werd de toepassing van Artificial Intelligence (AI) plots een hot topic, ook binnen onderzoek en onderwijs. Vanuit het belang van (data-)veiligheid is het onwenselijk dat medewerkers van de EUR massaal gebruik maken van de verschillende, voor het publiek beschikbaar gestelde ‘gratis’ versies van Large Language Models (LLM). Gratis software en oplossingen bestaan immers niet, meestal wordt er in de vorm van data betaald. Ook de abonnementsversies bieden onvoldoende dataveiligheid en -eigendom. Daarom startte een pilot met een specifiek voor de EUR ingerichte versie van ChatGPT. In 2024 is er in verschillende pilots binnen het onderwijs ervaring opgedaan met Erudite, onze eigen, veilige versie van OpenAI’s ChatGPT. Op basis hiervan startte Npuls[1] met een landelijke oplossing. Daarmee kunnen we op een veilige, transparante manier gebruik maken van verschillende LLM’s. De EUR is nauw betrokken bij deze ontwikkeling. Erudite is overigens nog steeds beschikbaar.

Security

De dreiging van grote cyberincidenten binnen het Nederlandse onderwijs en onderzoek neemt jaarlijks toe. De EUR werkt daarom continue aan beveiligingsmaatregelen om de weerbaarheid van onze organisatie te vergroten. Zo richtte EDIS in 2024 een proces in om de belangrijkste cyberrisico’s in beeld te brengen en plannen te maken voor de beheersing van die risico’s. De geïdentificeerde risico’s zijn geëvalueerd, risico-eigenaren toegewezen en mitigerende maatregelen bepaald. Periodieke monitoring van de voortgang en effectiviteit van maatregelen hoort bij het proces.

Als opvolging van het EV3 programma uit 2023 voerden we in 2024 het EV24 programma succesvol uit. Een extern auditbureau beoordeelde of de centrale en decentrale beheerprocessen op het gebied van informatievoorziening en tien kernsystemen voldoen aan de landelijke eis van volwassenheidsniveau-3. Die luidt: ‘Beheersmaatregelen zijn gedocumenteerd en worden op een gestructureerde en formele manier uitgevoerd. Uitvoering van de maatregelen is aantoonbaar, getest en effectief’. Met de resultaten van het EV24 programma,  een gemiddelde score van 3.3 – op een schaal van 1 tot en met 5, hoort de EUR wederom tot de best presterende universiteiten in het land. Het aankomende EV25 programma staat in het teken van het horizontaal verbreden van de volwassenheid van de EUR op het gebied van cybersecurity, waarbij meer nieuwe applicaties worden opgenomen in het programma.

Onderwijs

Digitalisering en de doorontwikkeling daarvan zijn niet meer weg te denken als belangrijke elementen in het onderwijs. Zo is in 2024 gestart met het project Data Ondersteund Werken in het Onderwijs. Doel is om met gerichte data-analyses de volgende stap te zetten in het verbeteren van onderwijsondersteuning en -kwaliteit. Binnen een nieuw data expertise (project) team werken data-analisten in de faculteiten samen om behoeften in kaart te brengen en concrete dataproducten op te leveren. Daarbij kan worden gedacht aan analyses en dashboards met betrekking tot doorstroom, inschrijvingen en aanmeldingen, specialisaties en minors en masters.

[1] Npuls is een samenwerkingsprogramma van het (publieke) mbo-, hbo- en wo-onderwijs in Nederland, en de IT-coöperatie SURF.

Onderzoek

Erasmus Research Services (ERS), de Universiteitsbibliotheek (UB) en EDIS werken samen aan de inrichting van het EUR Digital Competence Centre (DCC). Op 1 september 2024 gingen de eerste twee multidisciplinaire Capability Teams in een pilot van start. Doel van de pilot is het vinden van een goede samenwerkingsvorm, het definiëren van de bestaande services en het bepalen van nog ontbrekende services. De pilot loopt tot april 2025. Daarna volgt een evaluatie en starten de overige twee geplande Capability Teams.

EDIS was ook betrokken bij het beschikbaar stellen aan onderzoekers van IT-infrastructuur en software. Dat gebeurde onder andere in het kader van de volgende trajecten:

• De doorontwikkeling en uitrol van Yoda, waarin samen met SURF en tien zusterinstellingen een adequate en FAIR-proef databeheer- en publicatie-omgeving wordt gecreëerd;
• De realisatie van een Project Portfolio Management systeem voor onderzoek;
• Doorontwikkeling van het NWO LDCC2 project, dat gericht is op een effectieve beschikbaarstelling van Virtual Research Environments (VRE) voor de EUR-onderzoekers en onderzoeksgroepen.

Bedrijfsvoering en generieke IT

In 2024 was de gunning van de Europese aanbesteding voor de vervanging van de centrale HR- en Finance bedrijfsvoering-systemen. De SAP-systemen worden vervangen door oplossingen van Oracle. Het implementatieproject VB26 is in september 2024 gestart, de oplevering is gepland voor januari 2026.

De gekozen oplossing voor de bedrijfsvoerings-systemen sluit aan op het in 2023 ingezette cloud-beleid van de EUR. Het streven is dat in 2027 alle applicaties en dataopslag ondergebracht zijn in de (public) cloud op basis van marktconforme standaarden en technieken. Hiermee worden de volgende voordelen behaald:

• Verlagen (veiligheids-) risico’s door standaardisatie (marktconformiteit); 
• Verhogen wendbaarheid; 
• Verhogen schaalbaarheid; 
• Betere cost control in overeenstemming met activiteiten; 
• Betere integratie met partners;
• Duurzaamheidswinst door lager energie- en grondstoffen verbruik.

De migratie van de reguliere ‘actieve’ dataopslag^[1]  van de faculteiten en diensten naar de public cloud omgeving van de EUR is in 2024 afgerond. Verder is dat jaar verder gewerkt aan het project Datacenter Migratie, dat tot doel heeft in 2027 vrijwel alle workloads uit het on-premis datacenter zijn verhuisd naar een SAAS-, IAAS- of PAAS-oplossing in de public cloud van de EUR.

Beleid en kaders

Er is een sterke behoefte om projecten (met een IV/IT component) in samenhang vanuit een meerjarenperspectief te kunnen beoordelen en te kunnen beschikken over meer mogelijkheden om prioriteiten en budgetten tussentijds meer flexibel te kunnen wijzigen. Daarom is er gewerkt aan de doorontwikkeling van het Portfolioboard-proces (PPB). Het in 2024 opgeleverde EUR-capability model, gebaseerd op het Higher Education Business Capability (HEBCM) model, zorgde ervoor dat er een veel scherper, gezamenlijk beeld is van de behoeften van de faculteiten en diensten en van de ontwikkelingen binnen de sector.

Op het gebied van data-gedreven werken is in 2024 de EUR Data Architectuur formeel vastgesteld. Die biedt een solide raamwerk voor het beheer en gebruik van data binnen de organisatie, waarbij de focus ligt op de analytische laag. Het expertiseteam Documentair Informatie Management (DIM) heeft Roadmap AW26 opgesteld. Die bestaat uit bestaande en nieuwe activiteiten en projecten die bijdragen aan, of gaan zorgen voor, een betere score voor de EUR op de tweejaarlijkse Monitor Overheidsinformatie en Erfgoed (MOE). Bij de toetsing in het studiejaar 2023-2024 door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed scoorde de EUR op enkele van de vijf aandachtsgebieden nog een onvoldoende. De verwachting is dat medio 2026 de nieuwe Archiefwet van kracht gaat, waarin is opgenomen dat er sancties in de vorm van bestuurlijke boetes opgelegd kunnen worden als aan de voorwaarden niet is voldaan.

[1] Naast ‘reguliere’ dataopslag beschikt de EUR ook over specifieke dataopslag voor onderzoeksdata.

In 2024 werkte de EUR bij de inkoop van middelen en diensten waar mogelijk samen met andere inkopende organisaties. Dat gebeurde om efficiëntie en effectiviteit te bevorderen. De EUR is aangesloten bij SURF, de coöperatieve vereniging van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen. Binnen SURF werken universiteiten, hogescholen, mbo-instellingen, UMC's en onderzoeksinstellingen samen om digitale diensten optimaal in te kopen of te ontwikkelen, om kennis te delen en om innovatie te stimuleren. In 2024 nam de EUR deel aan negen aanbestedingen die door SURF zijn georganiseerd.