Hoofdstuk 6 De EUR - Bedrijfsvoering

In de transitie van de EUR naar een door impact gedreven universiteit is het belangrijk om het huidige systeem voor het erkennen en waarderen van wetenschappelijk personeel te moderniseren.

Er zijn al veel mooie stappen gezet op EUR-niveau. Ze tonen aan dat de cultuurverandering rondom Erkennen & Waarderen steeds meer voelbaar en zichtbaar wordt. Het programmateam zette een brede cultuurverandering in gang, waarbij er via diverse activiteiten wordt gewerkt aan bewustwording, het op gang brengen van discussie , het samenbrengen van een top-down en bottom-up beweging en het aangaan van structurele samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. 

Er zijn diverse instrumenten ontwikkeld en ingevoerd en medewerkers merken steeds directer dat er ruimte komt voor alle activiteiten en talenten van academici. Voorbeeld van de ontwikkelde instrumenten zijn de gedifferentieerde loopbaanpaden op UD-, UHD- en hoogleraar-niveau. Die zijn binnen steeds meer faculteiten beschikbaar. Ze maken het mogelijk om in zowel een horizontaal als een verticaal loopbaanpad het accent te leggen op de domeinen onderwijs, onderzoek, impact/engagement, leiderschap/management en patiëntenzorg.

Op het niveau van de faculteiten krijgt Erkennen & Waarderen ook steeds meer vorm. Een aantal faculteiten heeft, met behulp van seed funding, iemand aangesteld die actief aan de slag gaat met het thema op facultair niveau. Daarnaast hebben verschillende faculteiten informatiesessies gehouden en wordt het gesprek gevoerd met zowel het managementteam als de medewerkers zelf.

De ontwikkelingen binnen de EUR zijn in lijn met wat er op nationaal en internationaal niveau gebeurt. Steeds meer kennisinstellingen zetten concrete stappen voor bijvoorbeeld het gebruik van narratieven en het creëren van ruimte voor gedifferentieerde loopbaanpaden. 

Het Learning & Career Centre (LCC) is het centrum binnen de dienst HR waarin de expertises op het gebied van recruitment, leren & ontwikkelen en mobiliteit samenkomen. De EUR gelooft in het belang van investeren in de groei van duurzaam inzetbare medewerkers die voorbereid zijn op interne en externe veranderingen – nu en in de toekomst.

Het recruitmentteam van de EUR  zet zich in voor een prettig, inclusief en snel selectieproces voor alle interne betrokkenen en alle kandidaten. Het team ondersteunde bij de invulling van meer dan honderd vacatures. Inmiddels werkt de hele EUR met een applicant tracking system, waardoor veel administratief werk is geautomatiseerd en er voor selectiecommissies meer structuur geboden wordt. Bij Employer Branding staan de verhalen van onze medewerkers centraal in verschillende video’s en testimonials.

Medewerkerswelzijn

Uit de E&E scan blijkt dat medewerkers de werkdruk negatief (5,5) en de werk-privé balans als matig voldoende ervoeren (6,2). Wetenschappelijk personeel en managers scoorden significant lager op werkdruk (respectievelijk 4,9 en 4,7) in vergelijking tot overige respondenten. De lage scores op werkdruk en werk-privé balans hadden echter geen negatieve impact op de engagement en het werkplezier van de medewerkers. 

Beide onderwerpen blijven daarentegen wel een punt van aandacht in relatie tot medewerkerswelzijn. Ook het afgelopen jaar was er een groot aantal vormen van mentale ondersteuning beschikbaar. Zo kon iedere medewerker online consulten plannen met een gekwalificeerde psycholoog. Ook was (preventieve) ondersteuning vanuit de bedrijfsartsen en bedrijfsmaatschappelijk werk kosteloos voor alle medewerkers beschikbaar. 

Medewerkers konden tegen gereduceerd tarief een abonnement bij Erasmus Sport afsluiten ter bevordering van hun fysieke en mentale welzijn. Verder zijn er in samenwerking met Erasmus Sport zeven vegan kookworkshops georganiseerd bij het Erasmus Food Lab. 

Maandelijks publiceert HR nieuwsbrieven voor alle medewerkers. Hierin wordt onder meer informatie gegeven over de beschikbare ondersteuning rond het welzijn van medewerkers. De Gezond & Veilig werken-pagina op MyEUR is ruim 17.500 keer bezocht. De pagina’s met informatie over de griepvaccinatie en de procedures met betrekking tot verzuim werden het meest bekeken.

Sociale veiligheid

Sociale veiligheid is een basisvoorwaarde om te kunnen werken, leren, een bijdrage te leveren en je te ontwikkelen. Voor een goede beoefening van wetenschap is het noodzakelijk dat er een cultuur is met een vrije uitwisseling van ideeën. 

De resultaten van het medewerkersonderzoek gaven weer dat 16% (n = 250) van de medewerkers soms of vaak te maken had met ongewenst gedrag op de werkvloer en dat 26% niet wist waar men terecht kon als ze een sociaal onveilige situatie tegenkwamen. De afgelopen jaren is intensief gewerkt aan een breed netwerk van supportfunctionarissen voor zowel studenten als medewerkers. Er zijn regelingen opgesteld, zoals de ‘klachtenregeling ongewenst gedrag’ en is er gewerkt aan het laagdrempelig kunnen melden van incidenten voor zowel studenten, medewerkers als bezoekers. De resultaten van het medewerkersonderzoek in 2023 tonen aan dat deze inzet blijvende aandacht verdiend, met name om de bekendheid en toegankelijkheid van het ontwikkelde aanbod verder te versterken. 

Handreiking Sociale Veiligheid

In 2023 is gestart met het opstellen van een EUR Handreiking Sociale Veiligheid. Deze handreiking biedt handvatten voor leidinggevenden, adviseurs, beleidsmakers en bestuurders om te werken aan de sociale veiligheid binnen ieders organisatieonderdeel. Het is tot stand gekomen op initiatief van HR-afdeling Health, Safety & Wellbeing en opgesteld in samenwerking met de dienst Education & Student Affairs (E&S). Daarnaast bevat de handreiking aanvullingen door de teams IDEA Center en Integrale Veiligheid. Er is gekozen voor deze integrale benadering omdat sociale veiligheid rol en positie overstijgend werkt. Zo kunnen maatregelen die gericht zijn op het beïnvloeden van gedrag van medewerkers, direct effect hebben op de ervaren sociale veiligheid van studenten, en vice versa. Aan bod komen de visie van de EUR op sociale veiligheid, het huidige support- en beleidsaanbod op basis van drie factoren (de structuren van de organisatie, de cultuur op de werkvloer en het systeem voor melding en bijsturing) en aanbevelingen voor het inzetten van huidig en aanvullend aanbod.

Ombudsfunctionaris

Sinds 1 januari 2023 is Wico Verbaan de nieuwe ombudsfunctionaris. Zowel studenten als medewerkers kunnen bij de ombudsfunctionaris terecht met integriteit vraagstukken op het gebied van studeren of werken bij de EUR. De ombudsfunctionaris biedt ondersteuning bij vragen, dilemma’s of conflicten op de werkvloer of binnen een opleiding. Deze ondersteuning kan bestaan uit bijvoorbeeld een verdiepend gesprek, advisering, verwijzing naar en afstemming met interne of externe functionarissen, bemiddeling of het instellen van een onafhankelijk onderzoek.

Safe@EUR

Safe@EUR is gelanceerd: een EUR-breed meld- en informatiepunt waar studenten, medewerkers en bezoekers terecht kunnen met meldingen en vragen over zorgwekkend en ongewenst gedrag. Dit initiatief komt voort uit een samenwerking tussen HR, E&S, IDEA Center en het team Integrale Veiligheid. Safe@EUR is een laagdrempelig doorverwijspunt voor mensen met een hulpvraag, zodat zij sneller en effectiever geholpen worden door de meest passende verantwoordelijke of expert. Registratie en trendanalyse moeten signalen van onveiligheid binnen de organisatie sneller in beeld brengen, zodat de EUR daar passende maatregelen op kan nemen.

Mindlab

De theatervoorstelling Mindlab werd veertien keer opgevoerd in het Erasmus Paviljoen. Doel was het gesprek tussen collega’s te stimuleren over wat een prettig en (sociaal) veilig werkklimaat is en hoe we dit samen kunnen bereiken. Een klimaat waarin iedere medewerker tot zijn recht komt en erkenning en waardering krijgt en waar sociale en wetenschappelijke integriteit boven alles gaat. Het draaide daarbij om vragen als ‘Hoe doen we onderzoek, hoe geven we onderwijs?; Hoe geven we leiding?; En hoe bieden we hierbij goede ondersteuning?’ Het Mindlab bood een mooie kans om (in teamverband) aan de slag te gaan met de resultaten van het medewerkersonderzoek. Direct na iedere voorstelling kregen medewerkers de gelegenheid om na te praten, indien gewenst in besloten teamverband en onder begeleiding van een gespreksleider. Ongeveer 1.200 medewerkers uit vrijwel alle faculteiten en diensten van de EUR bezochten Mindlab. 

Verzuim

Het totale verzuimpercentage en de meldingsfrequentie stegen in het afgelopen jaar. Dat komt door de toenemende druk op de arbeidsmarkt, de nawerking van Corona en de maatschappelijke crises. In vergelijking met het landelijk gemiddelde is de stijging bij de EUR gering.

Door aflopende contracten en het professionaliseren van de dienstverlening rond verzuim was 2023 een jaar met veel aanbestedingen: casemanagement eigenrisico-dragerschap ziektewet (ERD ZW), eigenrisico-dragerschap Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (ERD WGA) en een nieuwe arbodienst. 

De uitvoering van het ERD ZW neemt Equivalence vanaf 1 januari 2024 op zich. Deze organisatie ondersteunt EUR bij de uitvoering van de wettelijke verplichtingen. Voor de ERD WGA is besloten om het risico per 1 januari 2024 niet meer te verzekeren, maar de uitvoering in eigen beheer te nemen met ondersteuning van Robidus. Per 1 maart 2024 start de in 2023 aanbesteedde arbodienstverlener Salude. 

Arbo & RI&E

Als vervolg op het Masterplan Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) uit 2022 is een overkoepelende RI&E uitgevoerd op arbo-beleidsonderwerpen. Hiernaast is het aangekochte RI&E-systeem in gebruik genomen, waarin de preventiemedewerkers de operationele en locatie gebonden risico’s inventariseren. 

Preventiemedewerker-netwerk

Er is, na eerdere training en begeleiding, een verdere professionaliseringsslag gemaakt met het ‘decentrale preventiemedewerker netwerk’. Dat gebeurde met het opstellen van een preventiemedewerker-overeenkomst, waarin zowel de taken en verantwoordelijkheden van de preventiemedewerker als van de beheerder zijn vastgelegd.

IDEA staat voor ‘Inclusion, Diversity, Equity & Access’ en omvat een integrale en holistische benadering van inclusie van medewerkers bij de EUR. Het richt zich op zowel de individuele als de systemische aspecten om door beleidsadvies, activiteiten en evenementen een cultuur en omgeving te bevorderen waarin mensen zich thuis voelen en alle facetten van hun identiteit op authentieke wijze tot uitdrukking kunnen brengen. Een link naar het eigen jaarverslag van IDEA staat hier. 

Ondersteuning werknemersnetwerken

Er zijn verschillende EUR-werknemersnetwerken die het IDEA Center actief ondersteunt. Dat zijn bijvoorbeeld FAME (Females in Academia Moving towards Equity) en QuEUR voor LGBTQIA+ medewerkers en hun bondgenoten. In 2023 organiseerde FAME een bijeenkomst om de behoeften van de gemeenschap te bespreken en coördineerde de FAME Athena Award. Deze werd uitgereikt aan Maria Carmen Punzi, promovenda bij RSM, voor haar bijdrage aan het stimuleren van een gesprek over menstruele gezondheid.

QuEUR is uitgegroeid tot een grote community en heeft, soms met anderen, vier evenementen georganiseerd. De thema’s waren zowel sociaal als inhoudelijk, bijvoorbeeld over de aanpak van microagressies. Het netwerk droeg bij aan het opzetten van het LDE (Leiden-Delft-Erasmus) Pride netwerk, dat op 30 augustus werd gelanceerd tijdens de Leiden Pride week. LDE Pride organiseerde op 14 november haar eerste evenement in het Erasmus MC over LGBTQIA+ activiteiten en de vraag of deze bijdragen aan inclusie of juist een bedreiging vormen voor neutraliteit.

De EUR kent een werknemerscontactgroep Young@EUR, die medewerkers tot 36 jaar uit zowel de academische als de professionele dienstverlening de mogelijkheid biedt hun vaardigheden te ontwikkelen, hun kennis te verbreden en collega's te ontmoeten. In 2023 zijn één tot twee bijeenkomsten per maand georganiseerd over professionele en persoonlijke ontwikkeling, maatschappelijke (sociale) activiteiten en EUR-bewustzijn.

Kennis delen en advisering in interne en externe netwerken

IDEA was betrokken bij veel grote projecten en leverde input en advies op het gebied van inclusie in relatie tot het leiderschapsprogramma Erkennen & Waarderen, sociale veiligheid, PhD-beleid en werving en selectie.

Kennisdeling kreeg ook gestalte door trainingen, workshops en lezingen voor studenten, academici en medewerkers in de professionele dienstverlening.

Extern bracht de EUR kennis van IDEA in via panels en externe presentaties binnen en buiten Nederland. Dat gebeurde bijvoorbeeld tijdens een LANDO-bijeenkomst, als spreker en panellid tijdens het LNVH-voorjaarssymposium, met een sessie tijdens de IDEA Kennisweek en diverse andere presentaties.

Boekpresentatie

In oktober presenteerde het IDEA Center het boek ‘Van woorden naar daden - een gids voor een inclusieve organisatie’ . De presentatie was een onderdeel van het officiële lustrumprogramma van de EUR. Met het boek willen de auteurs, tevens teamleden van het IDEA Center, werkgevers, werknemers en organisaties inspireren om een diverse en gastvrije werkplek te creëren. Op een begrijpelijke manier biedt het boek praktische handvatten voor het ontwerpen, implementeren en evalueren van interventies en het maken van beleid op het gebied van inclusie, diversiteit, gelijkheid en toegang.

Internationale kennisweek

Het IDEA Center hield in mei een internationale kennisweek over inclusie, diversiteit, gelijkheid en toegang aan onze universiteit met 175 deelnemers uit twaalf verschillende landen. Er waren zes plenaire sessies en twintig parallelle sessies gericht op een integrale aanpak, die kan helpen om een organisatie te veranderen in een meer diverse, rechtvaardige, inclusieve, toegankelijke en uiteindelijk voor iedereen aangenamere werkplek.

Gedurende de week deelden verschillende nationale en internationale sprekers, waaronder Alfred Herrera (University of California, Los Angeles) en Prof. Eveline Crone (EUR), samen met studenten en deelnemers praktische inzichten en kennis over onderwerpen als outreach, studentbetrokkenheid, inclusief onderwijs, inclusief HR, inclusieve communicatie en monitoring en onderzoek.

Tijdens de week werd ook een theatervoorstelling gepresenteerd: 'Conventies & Interventies #SocialeVeiligheid'. Het Acteursgenootschap speelde scènes over discriminatie, ongewenst gedrag van een leidinggevende en ervaringen van nieuwe studenten op universiteiten. Na de scènes sprak moderator dr. Vidhi Chaudhri met het publiek over sociale veiligheid, conventies en mogelijke interventies.

Beyond 25/25

De EUR streeft naar gelijke kansen voor al haar medewerkers. Interne cijfers en resultaten van de cultuurbarometer laten zien dat er meer diversiteit is op het gebied van geslacht en migratieachtergrond in lagere academische functies, maar dat dit afneemt met elke volgende stap in de hiërarchie. De EUR startte de tweede ronde van de beleidsmaatregel (Beyond) 25/25, waaraan 63 universitair hoofddocenten van de campussen Den Haag en Woudestein meedoen. Naast de startbijeenkomst over het creëren van veilige en moedige ruimtes, organiseerde de EUR workshops over mentorschap en het ontdekken van de rode draad in het academische verhaal. Deelnemers kozen een mentor en werken daarmee samen voor de duur van de maatregel. De EUR verzamelde facultaire criteria voor promotie, nodig voor de onafhankelijke commissie, zodat zij vertrouwelijke feedback kan geven op de portfolio's van de deelnemers.

Meer genderevenwicht hoogleraren

De EUR werkt al jaren actief aan een beter evenwicht tussen mannelijke en vrouwelijke hoogleraren. Het oorspronkelijke doel van ten minste 25% vrouwelijke hoogleraren is bereikt. Alle faculteiten hebben ingestemd met de nieuwe, faculteit specifieke doelstellingen voor genderdiversiteit. De haalbaarheid hiervan is besproken met alle decanen en is gebaseerd op berekeningen van het huidige personeelsbestand en de voorspelde uitstroom (pensionering). De EUR committeert zich aan het doel van minimaal 35% vrouwelijke hoogleraren in 2025. Eind 2023 lag dit cijfer op 27,2%. 

Wet banenafspraak

In 2015 is de Wet banenafspraak en het quotum arbeidsbeperkten ingevoerd. Doel is zo veel mogelijk mensen met een arbeidsbeperking aan het werk te helpen bij reguliere werkgevers. De EUR had voor 2023 een quotum van 120,9 banen (van elk 25,5 uur). Er is hard gewerkt om vanuit een realistisch groeipad de taakstelling in te vullen en mensen met een arbeidsbeperking aan het werk te helpen binnen de mogelijkheden van faculteiten of diensten.

Uiteindelijk zijn er 73 banen ingevuld door mensen uit de doelgroep Banenafspraak. Dit is 60,38% van de taakstelling. Hoewel de doelstelling dus niet is behaald, is de EUR positief over de instroom: er zijn elf nieuwe banen bijgekomen ten opzichte van 2022. Vergelijkbaar met voorgaande jaren is ingezet op individuele plaatsingen binnen de organisatieonderdelen, in afstemming met de samenwerkingspartners die de kandidaten aandragen en coachen. Een aantal diensten en faculteiten heeft inmiddels meerjarige ervaring in het aannemen van kandidaten met een arbeidsbeperking. Deze positieve en duurzame plaatsingen bieden inspiratie voor de organisatieonderdelen die nog achterlopen. Andere activiteiten om de doelstelling te bereiken waren gericht op het informeren, adviseren en stimuleren van faculteiten en diensten. Dat leidde tot nieuwe baankansen juist bij de faculteiten waar het realiseren moeilijker leek. Daarnaast zijn in samenwerking met inkoop verdere stappen gezet in ‘social return’: een aanpak om arbeidsparticipatie voor onder andere de doelgroep Banenafspraak te stimuleren door sociale voorwaarden op te nemen in aanbestedingen of inkoopopdrachten. Tot slot zijn concrete stappen gezet in een samenwerking met de gemeente Rotterdam om statushouders voor te dragen en te laten starten. Ze stromen via de praktijkroute in. 

Trainingen

Net als in 2022 zijn er ook in 2023 ‘Ik ben Harrie’-trainingen aangeboden ter ondersteuning van begeleiders en leidinggevenden van medewerkers met een arbeidsbeperking. Hierin worden theorieën, praktijkvoorbeelden en tools aangereikt om (nieuwe) medewerkers vanuit de Banenafspraak goed te begeleiden. Inmiddels zijn er 61 certificaten uitgereikt en zijn deze collega’s niet alleen begeleiders, maar ook ambassadeurs voor de Banenafspraak binnen de EUR.

Internationale medewerkers

Voor het behoud van de hoge kwaliteit van onderwijs en onderzoek richt de EUR zich op het aantrekken van academisch talent wereldwijd. Dit is een trend die zich ook in 2023 voortzette. 

De succesvolle verlenging van de HR Excellence in Research Award van de Europese Commissie bevestigt de aantrekkelijkheid van de EUR als werkgever. Een centraal aandachtspunt blijft de ondersteuning van internationaal personeel, inclusief diegenen die structureel vanuit het buitenland werken. 

In 2023 kwam een belangrijke ontwikkeling op het gebied van internationaal personeel met het Wetsvoorstel Internationalisering in Balans, gericht op het verminderen van het aantal internationale studenten in Nederland. De definitieve vorm van deze wet en de implementatie ervan bij de EUR kan gevolgen hebben voor zowel het huidige internationale personeel als voor de aantrekkelijkheid van de EUR als werkgever voor nieuw internationaal talent. De exacte impact wordt in 2024 duidelijk.

Aantal internationale medewerkers

Het aantal internationale stafmedewerkers groeide in gelijke tred met voorgaande jaren van 825 naar 923. Van het totale aantal medewerkers met een dienstverband heeft 26% een niet-Nederlandse nationaliteit, student-assistenten buiten beschouwing gelaten.

Het aantal internationale medewerkers is met name hoog onder promovendi (53%) en wetenschappelijke staf (36%). Tussen faculteiten zijn er grote verschillen in het percentage internationale medewerkers. Dat blijkt uit onderstaande tabel over het aandeel internationale wetenschappelijke staf ten opzichte van de totale wetenschappelijke staf per faculteit.

Zachte landing en warm welkom

In 2023 is veel aandacht besteed aan het faciliteren van een comfortabele start voor internationale medewerkers. In aanvulling op de online informatievoorziening en ondersteuning via e-mail is het onboarding programma structureel uitgebreid met een dag gericht op internationaal personeel. Gedurende het jaar zijn er 24 activiteiten georganiseerd, variërend van informatiesessies over belastingen, pensioenen en loonstroken tot sociale activiteiten. 

Cruciaal voor het thuis voelen in een ander land is het begrijpen van de taal. De EUR moedigt internationaal personeel actief aan om de Nederlandse taal te leren. Naast cursussen bij het EUR Language & Training Centre organiseert de universiteit Dutch Conversation Sessions. Dit laagdrempelige initiatief, waarvan de vier cycli van tien weken goed zijn bezocht, biedt internationale stafleden de kans om actief de Nederlandse spreekvaardigheid te oefenen.

Werken vanuit het buitenland

Door de coronacrisis en digitalisering is thuiswerken steeds gebruikelijker geworden. Als medewerkers vanuit het buitenland werken, kunnen er echter aanzienlijke gevolgen zijn op het gebied van sociale zekerheid, arbeidsrecht en fiscaal recht. De ondersteuning van deze complexe processen is verder geprofessionaliseerd. Momenteel ondersteunt de EUR 75 ‘grenswerkers’, die verspreid over vier landen wonen.

In 2023 is hard gewerkt aan het herzien van het duurzame mobiliteitsbeleid. Er zijn voorstellen gemaakt om op korte termijn bewustwording voor duurzame mobiliteit te vergroten en zo verder bij te dragen aan CO2-reductie.

Omdat het mobiliteitsbeleid veelomvattend is, is in eerste instantie gekeken naar de aanpassingen van bestaande regelingen en naar wat er op korte termijn mogelijk was. Uitgangspunten daarbij waren geleidelijke verandering en aandacht voor stimuleringsmaatregelen.

Parkeertarieven

Er is uitvoerig gesproken over de hoogte van het parkeertarief. Om het reisgedrag te veranderen zou het parkeertarief aanzienlijk moeten stijgen, maar de EUR wil dat medewerkers ook graag naar de campus komen. Niet iedereen woont op fietsafstand of heeft de mogelijkheid om met openbaar vervoer te reizen. Zo speelden overwegingen rond inclusie, betrokkenheid, samenwerking, bewustwording over type vervoer en parkeerkosten een rol bij de gemaakte keuze. Het parkeertarief voor medewerkers is verhoogd naar € 3,- per dag en de gratis parkeerdagen zijn afgeschaft.

Voordelen voor medewerkers

Duurzamere opties zijn aantrekkelijker gemaakt door verruiming van de fiets- en de OV-regeling. De fietsregeling kent een ruimere vergoeding voor bijvoorbeeld een vouwfiets en ook medewerkers met een tijdelijk contract kunnen nu direct gebruikmaken van de fietsregeling. Voorheen kon dat pas na een jaar. In de OV-regeling is het maximum van € 250 per maand voor reizen met de NS Business Card afgeschaft en kan nu een OV-fiets voor zakelijk verkeer worden gebruikt.

Het investeringsprogramma Campus in Ontwikkeling (CiO) ging van start in 2010 en heeft geleid tot drie bestuurlijk vastgestelde fases van uitwerking. Begin 2023 is een verkenning naar de vierde fase van CiO aan het College van Bestuur voorgelegd. Daarbij is gekozen om naast de recent opgeleverde nieuwbouw van Langeveld Building en Sports Building en met het vooruitzicht van de renovatie van Tinbergen, te kiezen voor efficiënter gebruik van de bestaande faciliteiten en niet voor aanvullende nieuwbouw. Dit scenario is verder verkend, waarbij onder meer een pilot bij de faculteit ESE is uitgewerkt, gericht op een vernieuwend concept voor de kantooromgeving. Een gedeelde werkplek is hierbij uitgangspunt. De noodzakelijke aanpassingen zijn voor het merendeel in 2023 uitgevoerd, zodat de pilot begin 2024 kan worden gestart. De ervaringen worden betrokken bij de definitieve inrichting van Tinbergen.

Future campus

Door de afdeling RE&F is onder de noemer Tomorrow’s Campus verder gewerkt aan het strategisch huisvestingsbeleid waarin zowel een kwantitatief als kwalitatief kader wordt geschetst voor de midden- en lange termijn. De ontwikkelingen rond Cultuur&Campus (waarvoor een pilot aan de Putselaan wordt geïnitieerd) en de huisvesting van ISS aan de Kortenaerkade in Den Haag worden daarbij betrokken. Een eerste verkenning is eind 2023 aan het College van Bestuur voorgelegd. In 2024 wordt dit de basis voor een herijking van de financiële kaders voor de lange termijn voor huisvesting en facilitaire diensten die RE&F ten behoeve van de EUR levert.

Studentenhuisvesting

De rolverdeling tussen de EUR en de gemeente Rotterdam bij de ontwikkeling van de locatie voor Studentenhuisvesting aan de Abram van Rijckevoorselweg is herzien. De gemeente neemt het voortouw in de locatieontwikkeling en de selectie van een partij voor de realisatie van het programma. Dat past bij de expertise en ervaring met dergelijke processen van de gemeente. De ambitie is om tot start van de realisatie te komen in het vierde kwartaal van 2025. Er wordt een overeenkomst opgesteld waarin de afspraken tussen EUR en de gemeente worden vastgelegd.

Inrichting randweg

Bij de randweg zijn drie grondeigenaren betrokken: de EUR, de Hogeschool Rotterdam (HRO) en de gemeente Rotterdam. De gemeente draagt haar grondeigendom ten behoeve van de randweg om niet over aan de EUR en dat maakt de afspraken eenvoudiger. Beheer en onderhoud van de randweg worden wel de verantwoordelijkheid van de EUR. De voorbereiding van de gefaseerde realisatie is uitgewerkt, zodat de aanbesteding in 2024 kan worden gedaan.

Toegankelijkheid campus

Medio 2022 is een plan van aanpak vastgesteld voor de verbetering van de fysieke toegankelijkheid van de campus. Dit maakt onderdeel uit van een totaalplan van aanpak dat onder regie van de dienst Education & Student Services (E&S) wordt uitgevoerd. Hiervoor zijn verschillende bewustwordingssessies georganiseerd, waarmee meer inzicht is ontstaan bij de afdelingen van Real Estate & Facilities (RE&F) en bij collega’s van andere diensten in de beperkingen die mensen kunnen ervaren op de campus. In 2023 is begonnen met het oplossen van actuele knelpunten en is binnen RE&F een uitvoeringsplan voor de fysieke toegankelijkheid van de Campus vastgesteld. De vaststelling van dit plan omvat ook de richtlijnen en uitgangpunten voor fysieke toegankelijkheid binnen RE&F. Dit zorgt voor kwaliteitsborging binnen de afdelingen van RE&F. Toekomstige gebouwen en terreinaanpassingen worden daarmee beter toegankelijk. 

De afdeling Inkoop en Contractmanagement van de EUR werkte, waar passend en mogelijk, samen met andere inkopende organisaties. Dat gebeurde in het kader van efficiëntie en effectiviteit. Zo is de EUR aangesloten bij SURF, de coöperatieve vereniging van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen die samen digitale diensten inkopen of ontwikkelen. Ook delen ze kennis om zo steeds te blijven innoveren. De EUR nam deel aan meerdere, door SURF georganiseerde, aanbestedingen.

Daarnaast is de EUR ook betrokken binnen het Universitair Platform Inkoop (UPI). Binnen het UPI worden kennis en ervaringen binnen de deelnemende universiteiten gedeeld. In 2023 was het hoofd Inkoop en Contractmanagement van de EUR voorzitter van het UPI. 

Indien mogelijk worden ook aanbestedingen gezamenlijk uitgevoerd, om zo te kunnen profiteren van elkaars kennis en kunde en de aanbesteding op een efficiënte wijze te kunnen vormgeven. De EUR nam binnen het UPI deel aan één aanbesteding. 

Duurzaam Inkopen

In de strategie van de EUR staat het maken van een positieve impact op de samenleving centraal. Een onderdeel van deze positieve impact is het creëren van een duurzame wereld. Dit is daarom ook onderdeel van het duurzaamheidsprogramma van de EUR. Eén van de initiatieven is Duurzaam Inkopen. Dat heeft betrekking op de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken van de EUR.

Voor het Duurzaam Inkopen zet de EUR in op zes thema’s en dat is in overeenstemming met het bloembladmodel van de Rijksoverheid uit het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). De zes thema’s zijn: klimaat, circulair, ketenverantwoordelijkheid, diversiteit en inclusie, social return, en milieu en biodiversiteit. De thema’s sluiten aan bij de strategie van de EUR en zijn gekoppeld aan de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties.

De zes thema’s zijn vertaald naar een zogeheten ambitieweb. In 2023 zijn voor meerdere aanbestedingen binnen de EUR-ambitiesessies georganiseerd, waarbij de afdeling Inkoop en Contractmanagement het aanbestedingsteam ondersteunde in het adresseren van Duurzaam Inkopen en het in kaart brengen van de kansen op dit vlak. In deze ambitiesessies wordt per aanbesteding het ambitieweb opgesteld om de prioritering tussen de zes thema’s aan te duiden, inclusief doelstellingen per thema. Met deze doelstellingen wordt in een aanbesteding richting gegeven aan een ambitie binnen het betreffende thema. 

Het terugdringen van de ‘environmental footprint’ van de EUR heeft blijvende aandacht, zowel in concrete maatregelen als in het overleg met de gebruikers van de campus. Eind 2022 is besloten om de temperatuur in alle EUR-gebouwen naar 19 graden te brengen. In het verslagjaar volgde de beperking van de openingstijden van de faciliteiten op de campus. Deze maatregelen hebben een directe en significante impact op het energieverbruik. Verdere analyses van deze impact en evaluaties van de inzet van deze maatregelen vinden plaats in 2024.

In verschillende duurzaamheidsdialogen zijn medewerkers van diensten en faculteiten gevraagd mee te denken over hoe duurzaamheid op de campus verbeterd kan worden.

Gebouwde omgeving 

Het College van Bestuur stelde in 2022 de Portefeuilleroutekaart Energietransitie Gebouwen (PEG) vast. Er is ongeveer € 20 miljoen vrijgemaakt om aanvullende maatregelen te treffen om de bestaande voorraad gebouwen beter te isoleren en om tot een slimmere energiehuishouding te komen. Vanuit dit programma is onder meer voorzien in ledverlichting in Bayle en de aansluiting van Bayle op de Warmte Koude Opslag (WKO).

Het inregelen en koppelen van de WKO-bronnen aan de installaties van Theil, Sports en Langeveld vergde veel aandacht vanwege de gecompliceerde installatie-, meet-, en regeltechnieken. In 2024 wordt dit proces afgerond en is naar verwachting de inzet van WKO op het energieverbruik van de betrokken gebouwen effectief.

Voor het Langeveld Building is een BREEAM Outstanding certificaat toegekend. De Europese Aanbesteding voor de renovatie van Tinbergen is gestart, waarbij eveneens een BREEAM Outstanding Accreditatie wordt nagestreefd.

Energielevering

In samenwerking met een consortium (waar Erasmus MC, Universiteit Leiden en LUMC bij horen) is de Europese Aanbesteding voor de levering van energie afgerond en is de onboarding van de nieuwe leverancier (AXPO) bij de EUR succesvol tot stand gebracht. De EUR koopt in het nieuwe energiecontract opnieuw stroom groen in.

Afvalmanagement

Er is een pilotproject in het Langeveld Building uitgevoerd waarbij met metingen op de afvalstromen ook recycling stuurbaar kan worden. De ambitie is om naar zero waste te gaan.

Voedsel en catering

In het kader van de doelstelling om het voedselaanbod op de campus in 2030 volledig vegan te maken, is van september tot december samen met VITAM een succesvolle pilot voor de stimulering van het gebruik van vegan maaltijden uitgevoerd. Op basis van onder meer de ervaringen in deze pilot zal in 2024 een roadmap Vegan Campus 2030 worden ontwikkeld.

Groene Campus

In 2023 is een inspirerende toolkit biodiversiteit opgeleverd. Die is toegepast bij de renovatie van de vijver, met inbegrip van een biodiversiteit stimulerend ontwerp voor de oever- en plas-dras beplanting en het gebied rond de vijver. Ook het definitief ontwerp voor de inrichting van het zuidelijk deel van de campus is met deze toolkit verder verfijnd. De uitvoering krijgt medio 2024 gefaseerd zijn beslag.

De EUR-community is, naast een fysieke gemeenschap, vooral ook een digitale community. Studeren, onderzoek, bedrijfsvoering en samenwerken zijn vrijwel ondenkbaar geworden zonder ondersteuning door digitale middelen. Een betrouwbare, veilige en altijd toegankelijke informatievoorziening is daarom essentieel voor het functioneren van de EUR.

De digitale wereld is continu in beweging en ontwikkeling. Vernieuwingen in onderwijs en onderzoek vragen om eveneens nieuwe manieren van toegang tot en omgaan met data. Op ICT-gebied komen steeds weer nieuwe technieken op de markt die vertaald moeten worden naar het ICT-landschap van de EUR. De wens om snel het nieuwste van het nieuwste te mogen en kunnen gebruiken, samen met het streven vanuit de onderzoekswereld naar ‘open data’ en ‘open science’ wordt vaak gefrustreerd door de toename van cyberdreiging en cybercriminaliteit. Het is de taak van EDIS om samen met de faculteiten en de andere diensten hier een goede balans in te vinden.

Artificial Intelligence (AI)

Het tempo van de ontwikkelingen in de markt voor informatiseringsoplossingen ligt hoog en de verwachtingen vanuit de gebruikersorganisatie van de EUR houden daarmee gelijke tred. Zo werd met de introductie van ChatGPT eind 2022 de toepassing van Artificial Intelligence (AI) plots een hot-topic. Velen binnen de EUR gaan er graag snel mee aan de slag. Vanuit het belang van (data-)veiligheid is het echter onwenselijk dat medewerkers van de EUR massaal gebruik maken van de verschillende, voor het publiek beschikbaar gestelde ‘gratis’ versies van Large Language Models. Gratis software en oplossingen bestaan immers niet, meestal wordt er in de vorm van data betaald. Ook de abonnementsversies bieden onvoldoende dataveiligheid en -eigendom. Daarom is een start gemaakt met een pilot met een door de leverancier specifiek voor de EUR ingerichte versie van ChatGPT. In 2024 wordt hiermee, eerst binnen onderwijs en vervolgens ook binnen onderzoek en bedrijfsvoering, ervaring opgedaan.

Security

De dreiging van grote cyberincidenten binnen het Nederlandse onderwijs en onderzoek neemt jaarlijks toe. De EUR schroeft daarom de beveiligingsmaatregelen op om de weerbaarheid van onze organisatie te vergroten. In 2023 resulteerde dit in het succesvol doorgevoerde programma Erasmus Volwassenheidsniveau 3 (EV3). Aan de hand van het SURF Audit Toetsingskader is gekeken of centrale en decentrale beheerprocessen op het gebied van informatievoorziening en voor tien kernsystemen voldoen aan de eis voor volwassenheidsniveau-3: ‘Beheersmaatregelen zijn gedocumenteerd en worden op een gestructureerde en formele manier uitgevoerd. Uitvoering van de maatregelen is aantoonbaar, getest en effectief’. Met een gemiddelde score van 3.1 – op een schaal van 5 - blijkt de EUR één van de best-presterende universiteiten. In 2024 krijgt het programma een vervolg met EV’24, waarbij het doel is om te consolideren en te verbreden.

Onderwijs

Digitalisering en de doorontwikkeling daarvan zijn niet meer weg te denken als belangrijke elementen in het onderwijs. In 2023 is er door EDIS in samenwerking met E&S en de faculteiten gewerkt aan meerdere trajecten die het leven van de student aanzienlijk makkelijker moeten maken.

Erasmus without Paper

Erasmus+ is het EU-programma ter ondersteuning van onder andere onderwijs en opleiding in Europa. Het programma is bedoeld om nauwere samenwerking tussen universiteiten en instellingen voor hoger onderwijs in heel Europa te bevorderen. Het ondersteunen van mobiliteit van studenten in het kader van Erasmus+ is een omslachtig en complex proces voor instellingen in het hoger onderwijs. Erasmus Without Paper (EWP) zorgt ervoor dat dit veel efficiënter wordt doordat er snel en veilig informatie uitgewisseld kan worden over de mobiliteit van studenten. Het online uitwisselingsnetwerk maakt papieren uitwisseling hierbij overbodig. De EUR is aangesloten op dit Europese netwerk: contracten met universiteiten in andere landen, learning agreements van studenten, alles verloopt automatisch. De EUR is klaar voor de volgende stap, partnerinstellingen helaas nog niet.

EduXchange

Sinds afgelopen jaar wordt het aanbod van minors van de Universiteit Leiden, de TU Delft en de EUR samengebracht op eduXchange.nl. Eén van de doelstellingen is dat studenten eenvoudig een minor bij een van de aangesloten universiteiten kunnen volgen. Naast het samenbrengen van het aanbod is ook de inschrijving op de minors geharmoniseerd. Studenten maken hiervoor gebruik van hun eduID. De student hoeft zich nog maar via één instelling in te schrijven. Het inschrijven bij de andere instellingen gebeurt automatisch.

Onderzoek

Big Data, Open Science en Fair Science hebben grote gevolgen voor de onderzoekspraktijk. Ze stellen ook nieuwe en hogere eisen aan de (digitale) ondersteuning van de onderzoeksgemeenschap. EDIS levert de technische capaciteiten in dit transformatieproces, waarbij intensief wordt samengewerkt met Erasmus Research Services en de Universiteitsbibliotheek.

In 2023 zijn de nodige voorbereidingen getroffen om in 2024 samen met deze diensten een EUR Digital Competence Centre (EUR DCC) op te richten. Het wordt een centrum waarin bestaande diensten geïntegreerd en geharmoniseerd worden als basis voor de vereiste doorontwikkeling van de dienstverlening aan de EUR-onderzoeksgemeenschap. Met dit doel voor ogen heeft EDIS in 2023 onder meer bijgedragen aan de volgende projecten:

• Het Research Data Management programma van de EUR;
• Het Yoda-project, waarin, samen met SURF en tien zusterinstellingen, een adequate en FAIR-proef databeheer- en publicatie-omgeving werd gecreëerd;
• Het Up-to-Standard project, waarin de organisatorische voorwaarden voor de hiervoor bedoelde integratie- en harmonisatie van de digitale dienstverlening aan onderzoekers uitgewerkt werden. Het is de grondslag voor het EUR DCC i.o.;
• De systeemverwerving voor het Project Portfolio Management project dat onder meer een verbeterde ondersteuning van extern gefinancierde onderzoeksprogramma’s mogelijk moet gaan maken;
• De vaststelling van een handelingsstrategie met betrekking tot Virtual Research Environments (VRE) voor de EUR-onderzoekers en onderzoeksgroepen.

Bedrijfsvoering en generieke IT

In 2023 is het cloud-beleid van de EUR vastgesteld. De EUR streeft ernaar om in 2027 al haar applicaties en dataopslag ondergebracht te hebben in de (public) cloud op basis van marktconforme standaarden en technieken. Hiermee worden de volgende voordelen behaald:

• Verlagen (veiligheids-) risico’s door standaardisatie (marktconformiteit); 
• Verhogen wendbaarheid; 
• Verhogen schaalbaarheid; 
• Betere cost control in overeenstemming met activiteiten; 
• Betere integratie met partners;
• Duurzaamheidswinst door lager energie- en grondstoffen verbruik.

In 2023 is begonnen met de uitvoering. Driekwart van de faculteiten en diensten is voor wat betreft hun reguliere ‘actieve’ dataopslag^[1] gemigreerd naar de Sharepoint omgeving van de EUR. Deze migratie wordt afgerond in 2024. De ‘passieve’ data zijn overgebracht naar de public-cloud van de EUR en ook de back-up voorziening is daarheen gemigreerd. Verder zijn de examenomgeving van de EUR en de remote desktop oplossing overgezet naar een moderne, op Azure Virtual Desktop gebaseerde, omgeving.

I-governance en samenwerking

In 2023 zijn belangrijke stappen gezet in het verder verdiepen van de samenwerking met faculteiten en diensten. Het projectportfolio proces is, in navolging van eerdere stappen in 2022, structureel verbeterd. Ook zijn bijna alle vacatures van informatiemanagers bij de faculteiten en diensten ingevuld. Dat helpt bij het door ontwikkelen en uitvoeren van de I-Strategie van de EUR.

Ook het Agile werken kreeg meer vorm. Steeds meer processen en systemen worden in nauwe samenwerking met de ‘business’ ondersteund vanuit zogenaamde Multidisciplinaire Teams (MDT’s). In deze teams zijn ‘business’ vertegenwoordigers naast medewerkers van EDIS aanwezig om wensen op de backlog van het team te beoordelen en te prioriteren. Samen met de informatiemanagers is gestart met het driemaandelijkse Big-Room overleg. Hier wordt telkens voor een periode van drie tot zes maanden vooruitgekeken welke veranderingen er op het gebied van digitalisering ondersteund moeten gaan worden. De ‘business’ zit hiermee steeds meer en beter ‘zelf aan het stuur’.

Beleid en kaders

Naast het eerdergenoemde cloud-beleid zijn onder meer het Documentair Informatie Huishouding Beleid, het Business Continuity Management Beleid en het Privacy Beleid vastgesteld. Die beleidsstukken worden vanaf 2024 verder vertaald naar actieplannen.

^[1] Naast ‘reguliere’ dataopslag beschikt de EUR ook over specifieke dataopslag voor onderzoeksdata.